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商混公司采购管理制度

总则

一、目的

为规范商混公司的采购行为，加强采购管理，确保采购物资的质量、价格合理，保障公司生产经营的顺利进行，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于商混公司所有采购活动，包括原材料、设备、办公用品、工程服务等各类物资的采购。

三、采购原则

1.公开、公平、公正原则：采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，杜绝暗箱操作和不正当竞争行为。

2.质量优先原则：在保证质量的前提下，选择价格合理的供应商，确保采购物资的质量符合公司要求。

3.成本控制原则：通过合理的采购策略和供应商管理，降低采购成本，提高公司的经济效益。

4.合规性原则：采购活动应遵守国家法律法规、公司规章制度和相关行业标准，确保采购行为的合法性和合规性。

四、采购组织与职责

1.采购部门

（1）负责公司采购计划的制定、采购活动的组织实施、供应商的管理与评估等工作。

（2）根据公司生产经营需求，编制采购计划，报相关部门审批后执行。

（3）负责对供应商进行考察、评估和选择，建立供应商档案，与供应商签订采购合同。

（4）负责对采购物资的质量、价格、交货期等进行监督和管理，及时处理采购过程中的问题。

2.需求部门

（1）根据公司生产经营需求，提出物资采购申请，填写《采购申请单》，经部门负责人审批后提交采购部门。

（2）参与供应商的考察、评估和选择工作，提供物资需求的相关信息和技术要求。

（3）负责对采购物资的验收工作，确保采购物资的质量符合要求。

3.财务部门

（1）负责对采购资金的预算、支付和结算等工作进行管理，确保采购资金的安全和合理使用。

（2）审核采购合同和发票，按照公司财务制度进行付款审批。

（3）参与供应商的评估工作，对供应商的信用状况进行评估。

4.审计部门

（1）对采购活动进行审计监督，确保采购活动的合规性和公正性。

（2）对采购合同的执行情况进行审计，发现问题及时提出整改意见。

（3）参与供应商的评估工作，对供应商的履约能力进行评估。

五、采购流程

1.采购申请

（1）需求部门根据生产经营需求，填写《采购申请单》，明确采购物资的名称、规格、数量、技术要求、交货期等信息，经部门负责人审批后提交采购部门。

（2）《采购申请单》应一式两份，一份留存需求部门，一份提交采购部门。

2.采购计划

（1）采购部门根据采购申请，编制采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、技术要求、交货期、预算金额等信息，经相关部门审批后执行。

（2）采购计划应根据公司生产经营需求和库存情况进行编制，避免库存积压和物资短缺。

3.供应商选择

（1）采购部门根据采购计划，对供应商进行考察、评估和选择。考察内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。

（2）采购部门应建立供应商档案，对供应商进行分类管理，根据供应商的评价结果确定供应商的等级和合作方式。

（3）采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。

4.采购合同签订

（1）采购部门应根据供应商选择结果，与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，由双方签字盖章后生效。

（2）采购合同应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容，确保合同的合法性和有效性。

（3）采购合同签订后，采购部门应将合同副本分别发送给需求部门、财务部门和审计部门备案。

5.采购物资验收

（1）物资到达公司后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、数量、质量等方面，确保采购物资的质量符合要求。

（2）验收合格后，需求部门应填写《验收单》，经部门负责人签字后交采购部门。验收不合格的物资，应及时通知供应商进行处理。

（3）采购部门应根据《验收单》，办理物资入库手续，将物资入库信息录入公司物资管理系统。

6.采购付款

（1）财务部门应根据采购合同和验收单，审核供应商的发票和付款申请，确保付款的合法性和准确性。

（2）财务部门应按照公司财务制度进行付款审批，经相关领导签字后，办理付款手续。

（3）付款方式应根据采购合同的约定进行选择，一般采用银行转账、支票等方式进行付款。

六、采购监督与评估

1.内部监督

（1）审计部门应定期对采购活动进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。

（2）采购部门应建立采购档案，对采购活动的全过程进行记录，包括采购计划、供应商选择、采购合同签订、采购物资验收、采购付款等方面的资料，以备审计部门审计监督。

2.外部监督