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非营利组织固定资产管理制度及流程

一、制定目的与适用范围

为规范非营利组织固定资产的管理，确保资产的安全、完整与合理使用，提高资产利用率，减少资产流失，特制定本制度。本制度适用于组织内部所有固定资产的购置、验收、登记、使用、维护、盘点、处置等环节，覆盖所有部门和岗位。

二、基本管理原则

资产管理应遵循“安全第一、责任明确、规范操作、成本控制、持续改进”的原则。资产购置应符合预算安排，使用过程须保障资产安全，维护应按照设备性质制定维护计划，盘点应确保资产账实相符。

三、固定资产管理流程设计

资产购置准备阶段

需求申报与预算控制：由使用部门提出资产采购需求，填写《固定资产需求申请单》，经部门负责人审核后提交财务部门。财务部门根据预算安排进行审核，确保资金充足。

资产审批与采购计划制定：财务部门汇总需求，结合年度预算及资产使用计划，制定采购计划。采购计划经组织领导审批确认后，进入采购环节。

采购与验收

采购流程：按照组织采购制度，选择合格供应商，签订采购合同。采购完成后，供应商提供发票和合格的资产交付单。

验收流程：资产到货后，相关技术或资产管理人员进行验收，确认资产符合规格、数量及质量要求。验收合格后，填写《固定资产验收单》，由部门负责人签字确认。

资产登记与入账

资产登记：由资产管理岗位依据验收资料，将资产信息录入固定资产台账，包括资产编号、名称、规格型号、数量、购置日期、原值、使用部门、使用人、存放地点等。

资产入账：资产信息录入后，办理入账手续，将资产正式纳入组织资产管理系统，确保账实相符。

资产使用与维护管理

资产调拨：使用部门提出调拨申请，填写《固定资产调拨单》，经部门主管批准后，安排调拨并在系统中登记变更。

日常使用维护：使用人员应按照操作规程使用资产，做好日常维护，避免损坏或丢失。资产管理岗位定期巡查资产状态，发现异常及时处理。

资产盘点与监督

定期盘点：组织年度和季度盘点，核对资产账面信息与实物状态，记录盘点差异。

盘点报告：盘点结束后，编制《固定资产盘点报告》，分析差异原因，提出改进措施。

资产维护与保养：制定资产维护计划，定期进行保养、维修，延长资产使用寿命。

资产处置流程

资产报废与处置申请：资产达到使用年限或损坏严重无法修复时，使用部门提出《固定资产处置申请单》，说明资产情况。

审批流程：资产管理责任人、财务负责人共同审核资产处置方案，必要时由组织领导审批。

处置实施：经批准后，采取拍卖、转让、报废等方式进行资产处置。处置产生的收入或剩余价值由财务统一管理。

资产注销与财务结算：资产处置后，办理资产注销登记，更新固定资产台账。相关财务账务处理应及时完成，确保账务清晰。

四、资产管理的责任体系

资产管理由专人负责，明确岗位职责。财务部门负责资产台账管理、财务核算及资产处置。使用部门负责资产的日常使用、维护和安全。资产管理员负责资产的登记、盘点和监管。

五、制度执行与监督

制定资产管理规章制度，并定期组织培训，提高全员资产管理意识。建立资产管理档案，确保资料完整、规范。定期开展资产监督检查，及时发现和纠正管理中的问题。

六、风险控制与防范措施

加强资产安全防范，使用资产时设置权限限制，防止滥用或盗窃。建立资产损失报告制度，出现资产损坏或丢失时，及时调查处理。完善资产信息管理系统，确保资料的真实性和完整性。

七、流程优化与持续改进

根据实际运行情况，定期评估资产管理流程的有效性。收集使用部门和管理人员的反馈，持续优化流程环节。借助信息化手段，实现资产管理的自动化和智能化。

八、流程操作要点总结

每个环节应有明确的责任人和操作流程，确保流程的连贯性和可追溯性。资产验收要严格按照标准进行，登记信息要详实准确。维护与保养要制定计划，定期执行。资产盘点要规范流程，差异及时调查。

九、流程执行中的注意事项

遵守采购程序，确保资产来源合法合规。资产登记信息要及时更新，避免信息滞后。使用资产过程中，严格遵守操作规程，维护资产安全。资产处置要依法依规，确保合法合规。

十、流程的持续改进机制

建立资产管理的反馈渠道，鼓励员工提出改进建议。定期组织流程评审会议，调整优化流程环节。引入先进管理工具，提升资产管理的科学性和效率。

通过以上流程设计，非营利组织能够实现资产管理的规范化、信息化和高效化。资产的安全、完整得到保障，资产利用效率得到提升，组织整体运营水平不断完善。在实际操作中，结合组织特色不断调整流程细节，使资产管理制度更具适应性和实用性。