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商贸租赁合同管理制度

总则

一、目的

为规范商贸租赁合同的管理，明确各方权利和义务，保障公司的合法权益，提高租赁业务的效率和质量，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司及所属各单位与外部单位或个人签订的商贸租赁合同，包括但不限于房屋租赁、设备租赁、场地租赁等各类租赁合同。

三、管理原则

1.合法合规原则：租赁合同的签订和履行必须符合国家法律法规和公司的相关规定，不得违反法律法规的强制性规定。

2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿、公平的基础上签订租赁合同，双方的权利和义务应对等。

3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，履行合同约定的义务，不得隐瞒真实情况或提供虚假信息。

4.风险防范原则：在签订租赁合同前，应充分评估租赁业务的风险，采取相应的风险防范措施，降低公司的经营风险。

四、管理机构及职责

1.公司法律事务部负责租赁合同的法律审核和管理，对租赁合同的合法性、合规性进行审查，提供法律咨询和建议。

2.公司财务部负责租赁合同的财务审核和管理，对租赁合同的租金、押金等财务条款进行审核，确保财务收支的合法、合规。

3.公司业务部门负责租赁合同的业务审核和管理，对租赁合同的业务条款进行审核，确保业务的可行性和合理性。

4.公司综合管理部负责租赁合同的档案管理，对租赁合同的签订、履行、变更、解除等过程进行记录和归档，确保合同档案的完整、准确。

合同的签订

一、合同的起草

1.租赁合同应由公司业务部门或相关部门根据业务需求起草，合同条款应明确、具体、合法、合规，不得存在歧义或漏洞。

2.合同起草人员应充分了解租赁业务的相关情况，包括租赁物的基本情况、租赁期限、租金标准、押金金额、维修保养责任等，确保合同条款的准确性和完整性。

3.合同起草人员应将起草的合同提交给公司法律事务部进行法律审核，法律事务部应在规定的时间内完成审核，并提出审核意见和建议。

二、合同的审核

1.合同的审核应包括法律审核、财务审核和业务审核三个方面。

2.法律审核：公司法律事务部应根据国家法律法规和公司的相关规定，对合同的合法性、合规性进行审核，重点审核合同的主体资格、合同条款的合法性、合同的履行方式等方面，确保合同的合法性和合规性。

3.财务审核：公司财务部应根据公司的财务管理制度，对合同的财务条款进行审核，重点审核租金标准、押金金额、付款方式、发票开具等方面，确保财务收支的合法、合规。

4.业务审核：公司业务部门应根据公司的业务管理制度，对合同的业务条款进行审核，重点审核租赁物的基本情况、租赁期限、维修保养责任等方面，确保业务的可行性和合理性。

5.合同审核人员应在规定的时间内完成审核，并提出审核意见和建议，审核意见和建议应书面反馈给合同起草人员。

三、合同的签订

1.合同经审核通过后，应由公司法定代表人或其授权代理人签订。

2.签订合同前，合同双方应认真核对合同条款，确保合同条款的准确性和完整性。

3.签订合同后，合同双方应各执一份合同原件，并将合同原件交公司综合管理部进行档案管理。

合同的履行

一、合同的履行主体

1.公司应按照合同约定履行合同义务，确保租赁物的安全、完好，并按时支付租金等费用。

2.租赁方应按照合同约定履行合同义务，按时支付租金等费用，合理使用租赁物，不得擅自改变租赁物的用途或损坏租赁物。

二、合同的履行监督

1.公司法律事务部、财务部、业务部门等相关部门应定期对租赁合同的履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行中存在的问题。

2.如发现合同履行中存在违约行为，相关部门应及时通知合同对方，并要求其采取补救措施；如违约行为给公司造成损失，公司应依法追究其违约责任。

三、合同的变更和解除

1.合同的变更和解除应经合同双方协商一致，并签订书面协议。

2.如因不可抗力等不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行，合同双方应及时协商解除合同，并按照合同约定处理相关事宜。

3.如一方违约导致合同无法履行，另一方有权解除合同，并要求违约方承担违约责任。

4.合同变更和解除的协议应经公司法律事务部审核通过后，由公司法定代表人或其授权代理人签订。

合同的档案管理

一、档案的建立

1.公司综合管理部应建立租赁合同档案，对租赁合同的签订、履行、变更、解除等过程进行记录和归档。

2.租赁合同档案应包括合同原件、合同审核意见、合同履行情况记录、合同变更和解除协议等相关资料。

二、档案的保管

1.租赁合同档案应专人保管，确保档案的安全、完整。

2.档案保管人员应定期对档案进行整理、归档和检查，防止档案丢失、损坏或泄露。

3.档案保管期限应按照国家有关规