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商务合约结算管理制度

总则

目的

为加强公司商务合约结算管理，规范结算流程，确保公司资金安全，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于公司所有商务合约的结算管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同等。

基本原则

1.依法合规原则：商务合约结算应严格遵守国家法律法规和公司相关规定。

2.公平公正原则：结算过程应遵循公平、公正的原则，确保双方权益得到保障。

3.及时准确原则：结算数据应及时、准确记录和传递，避免延误和错误。

4.风险控制原则：加强结算环节的风险控制，防范财务风险和法律风险。

职责分工

业务部门

1.负责商务合约的签订、履行和变更，确保合约条款符合公司利益。

2.及时收集、整理与合约结算相关的资料，如送货单、验收报告、发票等，并提交给财务部门。

3.协助财务部门进行结算数据的核对和沟通协调工作。

财务部门

1.负责商务合约结算的审核、账务处理和资金支付。

2.建立健全结算台账，对结算数据进行统计和分析，为公司决策提供依据。

3.定期与业务部门核对结算数据，及时发现和解决结算过程中出现的问题。

法务部门

1.参与商务合约的起草、审核和签订，提供法律意见和建议。

2.对结算过程中的法律风险进行评估和防范，处理相关法律纠纷。

商务合约签订管理

合约条款审核

1.业务部门在签订商务合约前，应将合约草案提交给财务部门和法务部门进行审核。

2.财务部门重点审核合约中的结算条款，包括结算方式、结算周期、付款条件、发票开具等，确保结算条款符合公司财务政策和资金安排。

3.法务部门重点审核合约的合法性、合规性和完整性，防范法律风险。

合约签订审批

1.合约草案经财务部门和法务部门审核通过后，按照公司内部审批流程进行签订审批。

2.审批通过后，由授权代表签订商务合约，并加盖公司公章或合同专用章。

合约归档

1.商务合约签订后，业务部门应及时将合约副本提交给财务部门和法务部门进行归档。

2.财务部门应建立合约结算档案，对合约执行过程中的结算资料进行整理和保存。

商务合约执行管理

履约跟踪

1.业务部门应建立商务合约执行台账，对合约履行情况进行跟踪和记录。

2.定期检查合约执行进度，及时发现和解决合约履行过程中出现的问题，确保合约顺利执行。

验收管理

1.业务部门负责组织合约标的物的验收工作，确保标的物符合合约要求。

2.验收合格后，业务部门应及时填写验收报告，并提交给财务部门作为结算依据。

发票管理

1.业务部门应按照合约约定及时向供应商索取发票，并确保发票的真实性、合法性和完整性。

2.收到发票后，业务部门应在规定时间内将发票提交给财务部门进行审核和入账。

3.财务部门应加强发票管理，对发票的开具、取得、审核、保管等环节进行严格控制，防范发票风险。

商务合约结算流程

结算申请

1.业务部门在合约约定的结算周期结束后，应及时填写结算申请表，并附上相关结算资料，如送货单、验收报告、发票等，提交给财务部门。

2.结算申请表应注明合约编号、结算周期、结算金额、付款方式等信息。

结算审核

1.财务部门收到结算申请表后，应在规定时间内进行审核。

2.审核内容包括结算资料的完整性、准确性、合规性，以及合约执行情况、付款条件等。

3.如发现结算资料存在问题或不符合合约约定，财务部门应及时与业务部门沟通，要求其补充或更正相关资料。

结算审批

1.结算审核通过后，按照公司内部审批流程进行结算审批。

2.审批通过后，财务部门根据合约约定的付款方式和时间安排进行资金支付。

结算支付

1.财务部门在资金支付前，应再次核对结算数据和相关审批文件，确保支付金额准确无误。

2.资金支付应通过公司规定的支付渠道进行，确保资金安全。

3.支付完成后，财务部门应及时更新结算台账，并将支付凭证存档。

结算争议处理

争议提出

1.在商务合约结算过程中，如双方对结算金额、结算方式、付款条件等存在争议，业务部门应及时与对方沟通协商。

2.如协商不成，业务部门应填写争议申请表，并附上相关证据材料，提交给财务部门和法务部门。

争议调查

1.财务部门和法务部门收到争议申请表后，应组成联合调查组，对争议事项进行调查核实。

2.调查组应收集双方提供的证据材料，与相关人员进行沟通访谈，了解争议产生的原因和背景。

争议解决

1.根据调查结果，财务部门和法务部门提出争议解决方案，并报公司领导审批。

2.如双方接受解决方案，应签订补充协议或备忘录，明确争议解决方式和结果。

3.如双方无