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商贸公司账款管理制度

总则

一、目的

为加强商贸公司账款的管理，规范账款的结算、催收等工作，提高资金使用效率，降低经营风险，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于商贸公司及其所属各部门、各分支机构的账款管理工作。

三、管理原则

1.权责明确原则：明确各部门、各岗位在账款管理中的职责和权限，确保账款管理工作的顺利进行。

2.及时结算原则：要求业务部门及时与客户进行账款结算，避免账款拖欠。

3.风险控制原则：通过对客户信用评估、账款催收等措施，降低账款风险，保障公司资金安全。

4.信息共享原则：各部门之间应加强信息沟通与共享，及时掌握账款动态，协同做好账款管理工作。

四、管理机构及职责

1.公司设立账款管理小组，由财务总监担任组长，销售总监、采购总监、法务总监等为成员。账款管理小组负责制定公司账款管理制度，监督账款管理工作的执行情况，协调解决账款管理中的重大问题。

2.财务部门负责账款的核算、记账、对账等日常管理工作，及时准确地反映账款的收支情况；负责对客户信用进行评估，制定信用政策；负责账款的催收工作，采取有效措施追讨逾期账款。

3.销售部门负责与客户签订销售合同，催收销售货款；及时向财务部门提供客户的相关信息，协助财务部门进行账款管理。

4.采购部门负责与供应商签订采购合同，及时支付采购货款；协助财务部门进行账款管理，提供供应商的相关信息。

5.法务部门负责处理账款纠纷，提供法律支持，维护公司的合法权益。

账款的结算管理

一、合同签订

1.销售部门在与客户签订销售合同前，应充分了解客户的信用状况，对客户进行信用评估。信用评估可通过客户背景调查、信用报告查询等方式进行。

2.销售合同应明确账款的结算方式、结算期限、违约责任等条款，确保账款结算的合法性和规范性。

3.对于信用状况良好的老客户，可根据公司的信用政策，适当简化合同签订程序，但仍需明确账款结算条款。

二、发货与开票

1.销售部门根据销售合同的约定，安排货物的发货事宜。发货前，应确保货物的质量和数量符合合同要求。

2.财务部门应根据销售合同和发货单，及时开具销售发票。销售发票应注明客户名称、货物名称、数量、单价、金额等信息，确保发票的准确性和完整性。

3.销售部门应将发货单和销售发票及时送达客户，确保客户能够及时收到相关单据。

三、账款的结算

1.客户应按照销售合同的约定，及时支付销售货款。结算方式可采用银行转账、支票、汇票等形式。

2.财务部门应及时核对客户的付款信息，确保账款的到账情况准确无误。对于到账的账款，应及时进行账务处理，登记入账。

3.对于采用信用结算方式的客户，财务部门应按照公司的信用政策，定期对客户的信用状况进行评估，调整信用额度。

4.销售部门应及时跟进客户的付款情况，督促客户按时支付货款。对于逾期未付款的客户，应及时与客户沟通，了解原因，并采取相应的催收措施。

账款的催收管理

一、催收程序

1.当客户逾期未付款时，销售部门应在逾期后的第一个工作日内，向客户发送催款通知，提醒客户及时付款。催款通知应注明逾期金额、逾期时间、付款方式等信息。

2.如果客户在收到催款通知后的规定时间内仍未付款，销售部门应及时将情况报告给账款管理小组，由账款管理小组组织相关部门进行协商处理。

3.对于协商处理仍无法解决的账款纠纷，法务部门应及时介入，提供法律支持，通过法律途径追讨账款。

4.在账款催收过程中，财务部门应及时提供账款的相关信息，协助销售部门和法务部门做好催收工作。

二、催收措施

1.电话催收：销售部门应定期通过电话与客户联系，了解客户的付款情况，督促客户按时付款。电话催收应注意语气和态度，保持礼貌和耐心。

2.邮件催收：销售部门可通过邮件向客户发送催款通知和相关资料，提醒客户及时付款。邮件催收应注意邮件的内容和格式，确保信息的准确和完整。

3.上门催收：对于逾期时间较长、金额较大的账款，销售部门可安排人员上门与客户沟通，了解客户的实际情况，督促客户付款。上门催收应注意安全，避免发生意外事件。

4.法律催收：对于协商处理无法解决的账款纠纷，法务部门应及时启动法律程序，通过诉讼、仲裁等方式追讨账款。法律催收应注意法律程序的合法性和规范性，确保公司的合法权益得到有效维护。

三、坏账处理

1.对于确实无法收回的坏账，财务部门应及时进行核销处理，并在账面上反映坏账损失。

2.坏账核销应按照公司的财务制度和相关法律法规的规定进行，经公司管理层批准后实施。

3.对于已经核销的坏账，财务部门应建立坏账备查簿，记录坏账的相关信息，以备后续查询和管理。

账款的风险控制管理

一、客户信用评估