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印章资质文件管理制度

总则

目的

为加强公司印章资质文件的管理，规范印章使用行为，保障公司合法权益，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工。

定义

1.印章：指公司正式对外使用的公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。

2.资质文件：包括公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、各类资质证书、许可证等相关文件。

管理原则

1.严格审批原则：印章资质文件的使用必须经过严格的审批流程，确保使用的合法性和必要性。

2.专人负责原则：指定专人负责印章资质文件的保管和使用，明确其职责和权限。

3.安全保密原则：加强印章资质文件的安全保密措施，防止文件丢失、被盗用或滥用。

印章管理

印章的刻制

1.公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司需要填写《印章刻制申请表》，经公司法定代表人批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。

2.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章登记备案，并将印章移交专人保管。

印章的保管

1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等重要印章由行政部门指定专人保管，保管人员应具备责任心强、工作认真负责等条件。

2.印章保管人员应设立专门的印章保管台账，详细记录印章的使用情况，包括使用日期、使用部门、使用事由、批准人等信息。

3.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，确保印章的安全。印章保管人员不得将印章随意带出办公室，如因工作需要带出，必须经公司领导批准，并办理相关手续。

印章的使用

1.印章使用前，使用部门应填写《印章使用申请表》，详细说明使用事由、使用范围、使用时间等信息，并经相关领导批准。

2.印章保管人员应认真审核《印章使用申请表》，确认无误后，方可盖章。盖章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。

3.涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，必须经公司法定代表人或其授权代表签字批准后，方可盖章。

4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如因工作需要确需提前盖章的，必须在盖章后注明用途，并由使用部门及时跟踪文件的使用情况。

5.印章使用后，印章保管人员应及时在印章保管台账上登记，并将《印章使用申请表》存档保管。

印章的停用与销毁

1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要停用印章的，行政部门应及时通知各部门，并收回印章。

2.停用的印章应及时登记备案，并按照公司规定进行销毁。销毁印章时，必须有两人以上在场监督，并在销毁记录上签字确认。

3.印章销毁记录应妥善保存，以备查阅。

资质文件管理

资质文件的获取

1.公司相关部门应根据业务需要，及时办理各类资质证书、许可证等文件的申请手续。申请过程中，应严格按照相关法律法规和政策要求，提供真实、准确、完整的申请材料。

2.资质文件获取后，相关部门应及时将文件移交行政部门统一保管，并办理交接手续。

资质文件的保管

1.行政部门应设立专门的资质文件保管档案柜，对资质文件进行分类存放，并建立详细的档案目录，便于查询和管理。

2.资质文件保管人员应定期对资质文件进行检查和核对，确保文件的完整性和准确性。如发现文件有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。

3.资质文件应存放在安全可靠的地方，如保险柜、档案室等，确保文件的安全。资质文件保管人员不得将文件随意带出办公室，如因工作需要带出，必须经公司领导批准，并办理相关手续。

资质文件的使用

1.公司各部门因工作需要使用资质文件时，应填写《资质文件使用申请表》，详细说明使用事由、使用范围、使用时间等信息，并经相关领导批准。

2.资质文件保管人员应认真审核《资质文件使用申请表》，确认无误后，方可提供文件复印件，并在复印件上注明“此复印件仅用于[具体用途]，复印无效”字样。

3.如需使用资质文件原件，必须经公司法定代表人或其授权代表签字批准，并办理借阅手续。借阅期限不得超过规定时间，借阅人应妥善保管文件原件，不得转借他人或用于其他用途。

4.资质文件使用后，使用部门应及时将文件归还行政部门，并办理归还手续。归还时，保管人员应认真检查文件的完整性和准确性，如发现问题，应及时与使用部门沟通解决。

资质文件的年检与换证

1.行政部门应及时关注各类资质文件的年检和换证时间，提前通知相关部门准备年检和换证所需材料。

2.相关部门应按照规定时间和要求，办理资质文件的年检和换证手续，确保公司资质的有效性和合法性。

3.年检和换证完成后，行政部门应及时将相关文件更新存档，并在资质文件保管档案目录中进行标注。

资质文件的遗失与补办

1.如发现资质文件遗失，相关部门应立即向行政部门报告