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印章证件使用管理制度

一、总则

1.目的

为加强公司印章和证件的管理，规范印章和证件的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工。

3.印章和证件定义

印章：包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等具有法律效力的印章。

证件：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明书、授权委托书等各类公司证件。

二、印章管理

1.印章的刻制

公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司相关规定和实际需要，填写《印章刻制申请表》，经公司领导审批后，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。

印章刻制完成后，行政部门应及时将印章登记备案，并将印章交由专人保管。

2.印章的保管

公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章由行政部门指定专人保管，部门章由各部门负责人指定专人保管。

印章保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意放置或交予他人代管。如因特殊原因需要委托他人代管，应经印章保管部门负责人批准，并办理书面委托手续。

印章保管人员应建立印章使用登记簿，详细记录印章的使用日期、使用部门、使用事由、批准人等信息。

3.印章的使用

使用流程

用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称及份数等信息，并签字确认。

将《印章使用申请表》提交给部门负责人审核，部门负责人应根据实际情况对用印事项进行审核，确保用印事项合法合规，并签字批准。

对于涉及重大事项或金额较大的用印申请，需经公司领导审批。公司领导应认真审查用印事项的真实性、合法性和必要性，并签字批准。

印章保管人员在收到经批准的《印章使用申请表》后，应对申请表内容进行核对，确认无误后，在用印文件上加盖印章，并在印章使用登记簿上进行登记。

使用要求

印章使用应严格按照规定的用途和范围进行，不得擅自扩大使用范围或用于其他非法目的。

用印文件必须是已经审核批准的正式文件，不得在空白纸张、介绍信、合同等文件上加盖印章。

印章应加盖在文件规定的位置，确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。

严禁在未经批准的情况下，为外单位或个人加盖公司印章。

4.印章的停用与销毁

因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，印章保管部门应填写《印章停用申请表》，经公司领导审批后，将停用印章交回行政部门。

行政部门对停用印章进行登记备案后，应及时组织销毁。销毁印章时，应至少有两名印章保管人员在场，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括印章名称、销毁日期、销毁方式等信息。

三、证件管理

1.证件的办理

公司各类证件的办理由行政部门统一负责，根据相关部门的要求和公司实际情况，准备齐全所需材料，填写相应的申请表，并按照规定的流程办理证件。

在办理证件过程中，行政部门应及时与相关部门沟通协调，确保证件办理工作顺利进行。

2.证件的保管

公司各类证件由行政部门指定专人保管，建立证件保管台账，详细记录证件名称、颁发机关、有效期、领取时间、保管人员等信息。

证件保管人员应妥善保管证件，不得将证件随意放置或交予他人代管。如因特殊原因需要委托他人代管，应经行政部门负责人批准，并办理书面委托手续。

3.证件的使用

使用流程

用证申请人填写《证件使用申请表》，详细说明用证事由、使用时间、归还时间等信息，并签字确认。

将《证件使用申请表》提交给行政部门负责人审核，行政部门负责人应根据实际情况对用证事项进行审核，确保用证事项合法合规，并签字批准。

对于涉及重大事项或重要场合的用证申请，需经公司领导审批。公司领导应认真审查用证事项的真实性、合法性和必要性，并签字批准。

证件保管人员在收到经批准的《证件使用申请表》后，应对申请表内容进行核对，确认无误后，将证件交予用证申请人，并在证件使用登记簿上进行登记。

使用要求

证件使用应严格按照规定的用途和范围进行，不得擅自扩大使用范围或用于其他非法目的。

用证申请人应妥善保管证件，不得转借、涂改、伪造证件。如因保管不善导致证件丢失、损坏，应及时向行政部门报告，并承担相应的责任。

证件使用完毕后，用证申请人应及时将证件归还行政部门，并在证件使用登记簿上签字确认。

4.证件的年检与换证

行政部门应定期关注公司各类证件的年检和换证时间，提前准备好所需材料，按照规定的流程办理年检和换证手续。

在办理年检和换证手续过程中，行政部门应及时与相关部门沟通协调，确保年检和换证工作顺利进行。

四、监督与检查

1.公司行政部门负责对印章和证件的使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章和证件的使用符合本制度的规定。

2.对于违