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印章保管使用管理制度

总则

1.目的

为加强公司印章管理，规范印章保管、使用行为，防范印章使用风险，维护公司合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司等印章的保管、使用管理。

3.印章种类

本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章以及其他具有法律效力或代表公司对外行使权力的专用章等。

印章的刻制与启用

1.印章刻制

公司各类印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要填写《印章刻制申请表》，经公司领导审批后，由行政部门指定具有资质的印章刻制单位进行刻制。

印章刻制单位必须具备合法经营资质，刻制的印章必须符合国家法律法规及相关行业标准要求。

2.印章启用

新印章刻制完成后，行政部门应及时办理印章启用手续。填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、印章规格、保管部门及保管人等信息，经公司领导审批后，方可正式启用。

印章启用前，行政部门应将印章印模留存一份归档，并将印模分发给相关部门备案。同时，应在公司内部办公系统或公告栏发布印章启用通知，告知全体员工。

印章的保管

1.保管原则

实行专人专管原则，每枚印章必须指定专人负责保管，确保印章安全。

保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章保管规定，不得擅自将印章交予他人保管或使用。

2.保管方式

公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等重要印章应存放于保险柜中保管，保险柜钥匙由保管人员随身携带，密码由保管人员妥善保管，不得告知他人。

部门章等其他印章可根据实际情况，存放于文件柜或抽屉中保管，但应确保存放安全，防止印章丢失或被盗用。

3.保管人员职责

负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章损坏、丢失或被盗用。

严格按照印章使用规定，审核用印申请，对不符合规定的用印申请有权拒绝，并及时向部门负责人或公司领导报告。

做好印章使用登记工作，详细记录印章使用日期、用印内容、用印部门、用印人等信息，定期将印章使用登记表交行政部门存档。

如发现印章丢失或被盗用，应立即采取措施，如向公安机关报案、通知相关部门停止使用该印章等，并及时向公司领导报告。配合公司进行调查处理，承担相应责任。

印章的使用

1.使用范围

公司公章主要用于以公司名义对外发布重要文件、通知、函件；签订合同、协议；办理各类资质证书、营业执照等相关业务；申请银行贷款、开具资信证明等重要事项。

法定代表人章主要用于办理银行账户开户、销户、变更等业务；签署涉及法定代表人个人的文件、协议等。

合同专用章主要用于签订各类经济合同、协议等具有法律效力的文件。

财务专用章主要用于办理公司财务收支、税务申报、开具发票等财务相关业务。

发票专用章主要用于开具公司各类发票。

部门章主要用于本部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，不得用于对外签订合同、协议或其他具有法律效力的文件。

2.使用流程

申请：用印部门或个人填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称及份数、用印部门、用印人等信息，并签字或盖章确认。

审核：用印申请提交后，由部门负责人或相关审批人对用印事由、用印文件内容进行审核，签署审核意见。对于涉及重大事项或金额较大的用印申请，需经公司领导审批。

用印：审核通过后，用印人携带经审批的《印章使用申请表》及用印文件到印章保管人员处用印。印章保管人员应对用印申请及用印文件进行再次核对，确认无误后，在用印文件规定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录用印相关信息。

登记备案：印章使用完毕后，印章保管人员应及时将《印章使用申请表》及用印文件整理归档，并定期将印章使用登记表交行政部门存档。行政部门应建立印章使用档案，对印章使用情况进行统计分析，以便及时发现问题并采取措施。

3.使用限制

严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。特殊情况需要加盖印章的，必须经公司领导批准，并在空白处注明用途、有效期限等信息。

未经公司书面授权，任何部门或个人不得擅自使用公司印章对外签订合同、协议或其他具有法律效力的文件。

印章使用必须严格按照规定的使用范围和流程进行，不得超越权限使用印章。如因特殊情况需要超越权限使用印章的，必须经公司领导特批，并在事后及时补办相关手续。

印章的停用与销毁

1.停用

因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政部门填写《印章停用申请表》，经公司领导审批后，通知相关部门停止使用该印章。

印章停用后，保管人员应及时将印章交回行政部门，并办理交接手续。行政部门应对停用印章进行封存保管，防止印