相关方管理制度.docxVIP

相关方管理制度

第一章相关方管理制度概述

1.相关方管理的定义与重要性

相关方管理是指企业或组织在项目实施过程中，识别、分析和处理与项目相关的各方利益和需求，以确保项目目标的顺利实现。在当今竞争激烈的市场环境中，相关方管理的重要性日益凸显。有效的相关方管理能够提高项目成功率，降低项目风险，提升企业竞争力。

2.相关方管理的范围

相关方管理的范围包括项目内部和外部相关方。项目内部相关方主要包括项目团队成员、项目管理层、企业高层等；项目外部相关方主要包括客户、供应商、竞争对手、政府机构、社会公众等。

3.相关方管理的目标

相关方管理的目标主要包括以下几点：

-确保项目目标的顺利实现；

-提高项目团队的凝聚力；

-提升企业品牌形象；

-降低项目风险；

-实现项目与企业战略的协同。

4.相关方管理的实操细节

在实际操作中，以下细节对相关方管理至关重要：

（1）识别相关方

项目启动阶段，项目经理应组织团队成员进行相关方识别，确保不遗漏任何重要相关方。识别方法包括：问卷调查、访谈、专家评审等。

（2）分析相关方需求

识别相关方后，项目经理应组织团队分析各方需求，包括期望、利益、影响力等。分析相关方需求有助于制定针对性的沟通策略。

（3）制定沟通计划

根据相关方需求，项目经理应制定沟通计划，明确沟通对象、沟通内容、沟通频率等。沟通计划有助于确保项目信息的及时传递。

（4）实施沟通策略

项目经理应按照沟通计划，采用适当的沟通方式与相关方进行沟通。沟通方式包括：会议、报告、邮件、电话等。

（5）监控与调整

项目实施过程中，项目经理应持续关注相关方需求的变化，及时调整沟通策略。同时，要对相关方满意度进行监控，确保项目目标的实现。

第二章相关方识别与需求分析

1.确定项目的“利益攸关者”

在项目一开始，最重要的一步就是要弄清楚谁是项目的相关方。这些相关方可能是项目的直接参与者，比如团队成员、项目发起人，也可能是间接影响者，比如客户、供应商，甚至还包括那些对项目有要求的政府部门和社区公众。这里面的实操秘诀就是，不要只坐在办公室里想，要走出去，和这些人面对面交流，了解他们对项目的看法和期望。

2.拉网式搜索相关方

实际操作中，可以通过以下几种方式来识别相关方：

-和项目团队成员一起头脑风暴，列出所有可能的相关方；

-查看项目的商业计划书、合同文件，这些文档里通常会提到一些关键的相关方；

-咨询公司的市场部门、客户服务部门，他们通常对市场和客户有更深的了解；

-参加行业会议、研讨会，这些都是找到潜在相关方的绝佳场所。

3.分析需求的“五脏六腑”

一旦识别出相关方，接下来就是要分析他们的具体需求。这里的关键是，要像医生诊断病人一样，深入了解他们的需求：

-与相关方进行一对一的访谈，了解他们的期望和需求；

-设计问卷调查，收集更多人的意见；

-分析竞争对手的案例，看看他们是如何满足类似需求的；

-通过市场调研报告，了解行业趋势和客户偏好。

4.用心倾听，用脑思考

在收集信息的过程中，要用心倾听相关方的声音，同时用脑思考这些需求对项目的影响。比如，客户可能希望项目能尽快完成，但这样做可能会牺牲质量，这时就需要权衡利弊，找到平衡点。

5.需求分析的“金标准”

最后，在分析完所有需求后，要制定一个清晰的“需求清单”，这个清单要包括每个相关方的需求、这些需求对项目的影响以及满足这些需求的策略。这个清单将成为项目后续决策的“金标准”。

第三章制定相关方沟通计划

1.明确沟通对象和目的

在制定沟通计划之前，首先要明确和谁沟通，沟通的目的是什么。这就像是准备一场聚会，你需要知道邀请哪些人，聚会的主题是什么。比如，你可能需要和客户沟通项目的进度，或者和供应商讨论交货时间。

2.设计沟通的“路线图”

-沟通对象：列出所有需要沟通的相关方；

-沟通内容：确定每次沟通需要传达的信息；

-沟通时间：规划沟通的具体时间点，比如每周五下午；

-沟通方式：选择最适合的沟通方式，比如面对面会议、电话、电子邮件或者视频会议。

3.考虑沟通的频率和方式

不同的相关方可能需要不同频率的沟通。比如，项目团队成员可能需要每天或每周的更新，而客户可能只需要每月或每季度收到项目进展报告。同时，要考虑到每个人的沟通偏好，有的人可能更喜欢电子邮件，有的人可能更喜欢直接的面对面交流。

4.准备沟通材料

在实际沟通之前，要准备好所有必要的材料。这可能包括项目进度报告、数据表格、演示文稿等。确保这些材料准确无误，清晰易懂。

5.实施沟通计划

按照计划开始沟通。在沟通过程中，要注意以下几点：

-保持沟通的正式性和专业性，尤其是在和外部相关方沟通时；

-确保信息传达准确无误，避免产生误解；

-鼓励双向沟通，给对方提供反馈和提问的机会；

-记录