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房地产开发有限公司档案管理制度

第一章??总则

第一条??为了加强档案管理、收集和整理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，结合我公司实际情况，特制定本制度。

第二条??本制度所称档案指我公司在工程建设、质量管控、销售招商、设备器械、人事、财务及培训、会议等工作活动中形成的对公司有保存价值的图表、文字、声像资料等不同形式的历史记录。

第三条??我公司各类档案是公司发展过程中各项活动的真实记录和反映，是全体员工的智慧结晶，全公司各部门和员工都有保护的义务。

第四条??为了维护档案的完整与安全，充分发挥其作用，由公司综合办公室对各部门产生的档案资料进行统一收集和集中管理，其它任何部门和个人不得以任何理由分散保管或据为己有。

第二章??公司档案管理机构及职责

第五条?综合办负责公司的档案统一管理工作，对公司各种档案进行收集、整理、登记、编码、立卷、归档管理。

第六条??公司各部门、个人根据制度规定定期或不定期将需归档文件交综合办统一立卷归档，任何部门和个人不得自行留存。

第七条档案管理人员的职责

1、负责公司文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

??2、坚持平时整理。根据公司不同类别文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

??3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

??4、在保管好归档案卷的同时，要注意文件材料的安全和保密。

??5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，要求能够实现快速、准确地查询所需档案。

第三章归档范围

第八条公司资料归档范围是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门下发的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、信函、纪要、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影音资料等)。

1、公司内部各项会议记录、会议纪要、决议。

2、会同关系单位召开的工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。

3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。

4、各项规章制度。

5、向主管部门请示的文件以及上级批复的各类文件。

6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。

7、工程建设底图、蓝图及文字材料。

备份，最大限度地延长档案的保存和使用寿命。

第二十五条档案资料需单独存放保管，要防盗、防潮、防虫、防高温、防日光直射，室内严禁吸烟，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。

第二十六条每年要进行一次全面、彻底的清查整理工作，做到帐、物相符，对破损、字迹褪色和载体变质的档案及时修补和复制。

第二十七条认真做好档案统计工作。对档案的收进、借阅、整理、保管等情况要严格登记，所有统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

第八章档案的鉴定和销毁

第二十八条??公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定档案保管期限的原则是：凡是反映本公司主要职能活动的，对本公司有长远利用价值的档案，应为永久保存；凡是反映本公司一般工作活动，在较长期内对本公司工作查考有利用价值的各种资料，为长期保存；凡是在较短时间内，对本公司有查考利用价值的资料，为短期保存。

第二十九条??对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，经综合办经理确认签字后，报总经理签字审批方可执行。

第三十条档案销毁的具体工作由综合办执行。销毁档案时，需有两人以上鉴销；销毁完毕后，鉴销人要在销毁清册上写明“某日已销毁”并签名。