大学会议室档案管理制度​.doc

大学会议室档案管理制度?

一、总则

1.为加强大学会议室档案的科学管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在学校会议组织、决策支持和历史记录等方面的作用，特制定本制度。

2.本制度适用于大学内所有会议室相关档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

二、档案管理职责分工

1.会议组织部门

-负责会议过程中各类文件、资料的收集工作，包括会议通知、议程安排、会议报告、发言稿、会议记录、决议等。

-对收集到的资料进行初步整理，确保资料的齐全、完整，并在会议结束后的[X]个工作日内将整理好的资料移交至档案管理部门。

2.档案管理部门

-负责对各会议组织部门移交的会议室档案进行统一接收、审核和整理。

-按照既定的分类标准和编号规则对档案进行分类、编号、编目、装订等归档操作。

-负责档案的保管，维护档案保管环境的安全与适宜，定期对档案进行清查、核对，确保档案的实体安全和信息安全。

-负责受理档案查阅、借阅申请，按照规定的程序提供档案利用服务，并做好利用记录。

三、档案收集范围

1.会议筹备文件

-会议策划方案、会议预算、会议通知（包括纸质版和电子版）、会议邀请函等。

-会议场地申请及审批文件，涉及会议室使用的相关协调函件等。

2.会议议程与资料

-正式的会议议程安排，如有变动需保留原始及修改后的议程文件。

-会议报告、论文、研究成果等材料，无论是口头汇报还是书面交流的资料。

-参会人员名单（签到表），包括姓名、单位、职务等信息。

3.会议记录与纪要

-详细的会议记录，记录会议讨论内容、发言要点、决议事项等。

-会议纪要，需经相关负责人审核、签发，确保纪要内容准确反映会议精神和决策结果。

4.会议影像资料

-会议现场拍摄的照片、录像等资料，能够反映会议的主要场景、重要活动和参会人员情况。

5.会议决议执行与反馈文件

-与会议决议执行相关的工作计划、任务分配表、进度报告等文件。

-对会议决议执行情况的反馈意见、总结评估报告等。

四、档案整理与归档

1.整理原则

-遵循档案形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

-按照年度、会议类型、会议时间等要素进行分类整理，确保档案分类科学、层次清晰。

2.分类标准

-按会议类型分为学术会议、行政会议、教学会议、专项工作会议等大类。

-在每个大类下，再根据会议主题、召开时间等进一步细分小类。例如学术会议可按学科领域划分小类，行政会议可按部门或议题划分小类。

3.编号规则

-采用“年度+会议类型代码+流水号”的编号方式。例如，2023年召开的第5次学术会议，编号为“2023-XS-05”。其中“2023”代表年份，“XS”为学术会议类型代码，“05”为该年度内学术会议的流水号。

4.编目要求

-编制档案目录，目录内容应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等基本信息。

-题名应准确概括档案的主要内容，日期要填写会议召开的具体日期，来源明确档案的形成部门或责任人。

5.装订规范

-对纸张规格不一、零散的文件资料进行整理、折叠、裁剪，使其规格统一。

-采用线装或胶装等方式进行装订，确保装订牢固、整齐，便于长期保存和查阅。

五、档案保管

1.保管环境

-设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、防潮柜、温湿度调节设备、防火设备等。

-保持档案库房的清洁、干燥，温度控制在[适宜温度范围]，相对湿度控制在[适宜湿度范围]，防止档案受潮、发霉、虫蛀等损坏情况发生。

-档案库房应具备防火、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护措施，安装防火报警系统、监控设备等安全设施。

2.保管期限

-根据档案的重要程度和参考价值，确定不同的保管期限，一般分为短期（1-3年）、中期（3-5年）、长期（5年以上）。

-对于涉及学校重大决策、重要历史事件等具有永久保存价值的档案，应长期妥善保管。

-定期对档案保管期限进行审查，根据实际情况对保管期限进行调整。

3.档案清查

-档案管理部门应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。

-在清查过程中，核对档案的数量、编号、保管状况等信息，确保档案账物相符。

-对清查中发现的问题，如档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。

六、档案利用

1.查阅制度

-校内人员因工作需要查阅会议室档案，应填写《档案