大学运动场档案管理制度​.doc

大学运动场档案管理制度?

大学运动场档案管理制度

一、总则

1.为加强大学运动场档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，充分发挥档案在运动场管理、教学、科研及各类活动中的作用，依据国家有关档案管理的法律法规及学校相关规定，结合运动场实际情况，特制定本制度。

2.本制度所指的大学运动场档案，是指在运动场规划、建设、运行、维护、使用等各项活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.运动场档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

二、管理体制与职责

1.学校档案管理部门

-负责对大学运动场档案管理工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。

-制定和完善学校整体档案管理的规章制度，包括涉及运动场档案管理的相关条款。

-对运动场重要档案进行集中保管，按照规定的归档范围和保管期限进行整理、编目、存储。

2.运动场管理部门

-设立专门的档案管理岗位或指定专人负责运动场档案的收集、整理、初步审核和移交工作。

-制定符合运动场实际工作需求的档案管理实施细则，并报学校档案管理部门备案。

-确保本部门档案管理工作与运动场各项业务工作同步开展，对档案的真实性、完整性和准确性负责。

3.其他相关部门及人员

-在各自职责范围内，协助运动场管理部门做好相关档案资料的收集、整理和提供工作。

-对涉及自身工作且需归档的文件、资料等及时进行整理，并按规定移交至运动场管理部门。

三、档案收集范围

1.规划与建设档案

-运动场规划设计方案、可行性研究报告、环境影响评价报告等前期文件。

-建设项目立项批复、用地审批文件、招投标文件、工程合同等建设过程中的各类审批和商务文件。

-施工图纸（包括建筑、结构、电气、给排水等各专业）、设计变更通知、施工日志、工程质量检验报告、竣工验收报告等工程建设资料。

2.设备设施档案

-各类运动器材、设备的采购合同、说明书、合格证、保修单等资料。

-设备安装调试记录、维护保养记录、维修记录、报废处理记录等。

-运动场附属设施（如照明系统、音响系统、看台座椅等）的相关档案资料。

3.日常管理档案

-运动场管理制度、岗位职责、工作流程等文件。

-运动场开放时间安排、预约使用记录、场地使用申请及审批文件。

-安全检查记录、应急预案及演练记录、突发事件处理记录等安全管理档案。

-环境卫生清扫记录、消毒记录、绿化养护记录等环境管理档案。

4.活动档案

-在运动场内举办的各类教学活动、训练活动、比赛活动、大型集会等的策划方案、通知、秩序册、成绩册、活动总结等资料。

-活动期间的照片、录像、音频等多媒体资料。

5.人员档案

-运动场工作人员的基本信息、岗位职责、培训记录、考核评价记录等。

-参与运动场相关活动的师生、外来人员的登记信息等。

四、档案整理与归档

1.整理要求

-档案管理人员应按照档案的形成规律和特点，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。

-分类应科学合理，可根据档案的性质、来源、时间等因素进行分类，如分为规划建设类、设备设施类等一级类目，在一级类目下再细分二级、三级类目。

-编号应遵循唯一性和系统性原则，确保档案编号能够准确反映档案的类别和顺序。

-编目应详细准确，编制档案目录时应包含档案编号、名称、日期、来源、保管期限等项目。

-装订应规范整齐，对纸张大小不一、破损的档案资料进行必要的修整和裱糊，采用符合档案保管要求的装订方式。

2.归档时间

-对于周期性产生的档案资料，如月度安全检查记录、季度设备维护保养记录等，应在每个周期结束后的[X]个工作日内完成整理并归档。

-对于一次性活动产生的档案资料，如运动会、大型演出等，应在活动结束后的[X]周内完成整理并归档。

-对于工程建设项目档案，应在项目竣工验收后的[X]个月内完成整理并移交学校档案管理部门归档。

3.归档流程

-档案管理人员将整理好的档案填写《档案归档登记表》，详细记录档案的名称、数量、来源、归档时间等信息。

-经运动场管理部门负责人审核签字后，将档案移交至指定的档案保管地点。对于需移交学校档案管理部门的重要档案，应办理正式的移交手续，双方在《档案移交清单》上签字确认。

五、档案保管

1.保管设施

-设立专门的档案库房或档案保管区域，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火设备、防虫设备等。