大学财务票据归档制度​.doc

大学财务票据归档制度?

一、目的

为加强大学财务票据的管理，规范财务票据的归档工作，确保财务票据的真实性、完整性和安全性，为财务管理和审计工作提供可靠依据，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于大学内所有涉及财务票据的部门和人员。财务票据包括但不限于发票、财政监制的收费票据、行政事业单位资金往来结算票据、内部收据等。

三、职责分工

1.财务部门

-负责制定和完善财务票据归档管理制度，并组织实施。

-负责对各类财务票据进行审核、整理、分类和编号。

-按照规定的归档要求和期限，将财务票据整理归档，并妥善保管。

-负责建立财务票据档案目录和检索工具，方便查询和利用。

-负责对财务票据档案的销毁进行审核和监督。

2.各业务部门

-负责本部门财务票据的收集、整理和初步审核。确保票据内容真实、完整、合法，相关审批手续齐全。

-按照规定的时间和要求，将整理好的财务票据移交至财务部门。

-协助财务部门对涉及本部门的财务票据档案进行查询、核实等工作。

四、财务票据的收集与整理

1.收集要求

-各业务部门在经济业务发生后，应及时取得合法有效的财务票据。取得的票据必须符合国家税收法规和财务制度的规定，票据上的各项内容必须填写齐全、清晰、准确，不得涂改、挖补。

-对于外来票据，如发票，必须有税务部门监制章、发票开具单位的发票专用章，且发票内容与经济业务相符；对于财政监制的收费票据，必须有财政部门监制章和收费单位的财务专用章。

-内部收据必须按照规定的格式和用途开具，加盖单位财务专用章，并注明收款事由、收款日期、交款人等信息。

2.整理要求

-各业务部门在收集财务票据后，应按照票据类型、经济业务性质、时间顺序等进行初步整理。将同类票据整齐排列，去除票据上的订书钉、回形针等金属物。

-对于票据数量较多的情况，应编制票据清单，注明票据的种类、号码、金额、开票日期、业务内容等信息，清单应与票据一一对应。

-每张票据均应确保相关审批手续齐全，如有需要签字、盖章的地方，必须按规定完成。对于审批手续不全的票据，应及时补齐相关手续后再进行整理移交。

五、财务票据的审核

1.财务部门在接收各业务部门移交的财务票据后，应进行严格审核

-审核票据的真实性，检查票据是否为合法有效的票据，是否存在伪造、变造等情况。

-审核票据的完整性，检查票据的各项内容是否填写完整，包括开票日期、付款单位名称、纳税人识别号、服务内容、金额、税率、税额、发票专用章等是否齐全。

-审核票据的合规性，检查票据是否符合国家税收法规、财务制度以及学校内部的相关规定，如费用报销标准、审批流程等。

-审核票据的关联性，检查票据与相关经济业务的合同、协议、审批文件等是否相符，确保票据所反映的经济业务真实发生且与学校的业务活动相关。

2.对于审核中发现的问题票据，财务部门应及时与相关业务部门沟通，要求其补充、更正或更换票据

-对于不符合规定的票据，财务部门有权拒绝接收，并向业务部门说明理由。

-业务部门应积极配合财务部门的审核工作，按照要求及时处理问题票据，确保财务票据的质量。

六、财务票据的编号与装订

1.编号规则

-财务部门对审核通过的财务票据进行统一编号。编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号可以采用年份、月份、票据类别、顺序号等组合方式，例如：20XX-XX-FP-XXXX（20XX为年份，XX为月份，FP为发票类别代码，XXXX为顺序号）。

-编号应清晰地标注在票据的右上角或其他明显位置，不得遮盖票据的重要内容。

2.装订要求

-财务部门根据票据的类别和编号顺序，将财务票据进行装订。装订应牢固、整齐，不得有票据脱落、颠倒等情况。

-装订时应在票据左侧打孔，使用专用的装订线或装订机进行装订，确保装订紧密、平整。

-在每本装订成册的票据前，应附财务票据封面，封面上应注明单位名称、年度、月份、票据类别、起讫号码、票据张数、装订日期等信息。封面应加盖财务部门公章和装订人员名章。

七、财务票据的归档

1.归档时间

-财务部门应在每月末或每季度末，将整理、装订好的财务票据及时归档。不得拖延或积压财务票据，确保档案的及时整理和保存。

2.归档方式

-财务票据档案应按照年度、月份、票据类别等进行分类存放。可以采用档案盒、档案柜等存储设备，每个档案盒或档案柜应标明相应的类别和时间范围，便于查找和管理。

-建立电子档案目录，将财务票据的相关信息（如票据编号、开票日期、金额、业务内容等）录