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总经理文秘岗位职责

主要包括以下几个方面：

一、文件管理

1.负责接收、登记、分发、传递总经理室各类文件、资料，确保文件的安全、完整和保密。

（1）对接收到的文件进行分类、登记，按照文件性质和重要性进行编号，确保文件不遗漏。

（2）对文件进行分发，按照总经理的指示，将文件分发给相关部门和人员，确保文件传达到位。

（3）对传递的文件进行跟踪管理，确保文件在传递过程中不被泄露、丢失。

2.负责整理、归档、保管总经理室各类文件、资料，便于查询和利用。

（1）定期对文件进行整理，按照年份、类别进行归档，确保文件便于查询。

（2）对归档的文件进行编号、标注，便于快速查找。

（3）对保管的文件进行定期检查，确保文件不丢失、不损坏。

二、会议管理

1.负责组织、筹备总经理室各类会议，确保会议的顺利进行。

（1）制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员等。

（2）提前通知参会人员，确保参会人员按时到场。

（3）准备会议材料，包括会议议程、会议纪要、会议通知等。

2.负责会议记录、整理会议纪要，确保会议内容得以准确传达。

（1）认真记录会议内容，包括会议主题、参会人员、发言内容等。

（2）整理会议纪要，将会议内容进行归纳、总结，形成书面材料。

（3）将会议纪要分发给相关部门和人员，确保会议内容得以准确传达。

三、行政事务

1.负责总经理室日常行政事务，包括接待、出行、用餐等。

（1）接待来访客人，热情、礼貌地接待，确保公司形象。

（2）安排总经理出行，包括预订机票、酒店、车辆等。

（3）安排总经理用餐，确保用餐质量、环境等符合总经理要求。

2.负责总经理室办公环境维护，确保办公设备、设施正常运行。

（1）定期检查办公设备，如电脑、打印机、复印机等，确保设备正常运行。

（2）负责办公室卫生，保持办公环境整洁。

（3）负责办公室绿化，提高办公环境舒适度。

四、文书撰写

1.负责撰写总经理室各类文书，包括报告、总结、计划、通知等。

（1）了解公司业务、政策，确保文书内容准确、合规。

（2）注重文书格式、语言表达，确保文书质量。

（3）按时完成文书撰写任务，确保总经理室工作正常开展。

2.负责审核、校对总经理室各类文书，确保文书无误。

（1）对文书的格式、内容、语言进行审核，确保无误。

（2）对文书的签字、盖章等环节进行校对，确保符合规定。

五、沟通协调

1.负责总经理室与公司内部各部门的沟通协调，确保工作顺利进行。

（1）了解各部门工作情况，掌握总经理室工作需求。

（2）及时传达总经理室工作指示，确保各部门工作到位。

（3）协调各部门之间的关系，解决工作中的矛盾和问题。

2.负责总经理室与外部单位的沟通协调，维护公司形象。

（1）与政府部门、行业协会、合作伙伴等外部单位建立良好关系。

（2）及时掌握外部单位的需求和动态，为公司发展提供信息支持。

（3）处理外部单位的来访、咨询等事宜，确保公司形象。

六、保密工作

1.严格遵守公司保密制度，确保总经理室各类文件、资料不泄露。

（1）对文件、资料进行保密编号，确保保密级别明确。

（2）对文件、资料传递过程进行监控，防止泄露。

（3）对涉密人员加强管理，确保保密意识到位。

2.加强对总经理室电脑、手机等通讯工具的管理，防止信息泄露。

（1）定期检查电脑、手机等通讯工具，确保安全可靠。

（2）对通讯工具进行加密处理，防止信息被窃取。

（3）加强对通讯工具使用人员的管理，确保信息安全。

七、其他工作

1.负责总经理室其他临时性工作，确保总经理室工作正常开展。

（1）对总经理室临时性工作进行分析、研究，制定解决方案。

（2）及时完成临时性工作，确保总经理室工作不受影响。

（3）对临时性工作进行总结，为总经理室工作提供经验。

2.参与公司各项活动，为公司发展贡献力量。

（1）积极参与公司组织的各项活动，展现公司文化。

（2）对公司活动提出建议和意见，为公司发展献计献策。

（3）协助公司其他部门完成相关工作，为公司发展提供支持。