市场财务档案管理规定.docVIP

市场财务档案管理规定

市场财务档案管理规定

一、总则

1.目的

为加强本农贸市场财务档案管理，确保财务档案的安全、完整、有效，规范财务档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作流程，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本市场实际情况，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于本农贸市场物业公司及其下属各部门涉及的财务档案管理工作。包括但不限于会计凭证、会计账簿、财务报告、银行对账单、税务资料、合同协议等各类财务相关资料。

3.管理原则

财务档案管理遵循集中管理、分类存放、安全保密、便于查阅的原则。确保财务档案真实、准确、完整地反映市场财务活动情况，为市场的财务管理、决策分析和审计监督等提供有力支持。

二、财务档案的分类与内容

1.会计凭证类

-原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、出入库单、工资表等，是记录经济业务发生和完成情况的书面证明，是编制记账凭证的依据。

-记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制，确定会计分录，作为登记账簿的直接依据。包括收款凭证、付款凭证和转账凭证等。

-汇总凭证：对一定时期内反映相同经济业务的多张原始凭证进行汇总而编制的凭证，如科目汇总表等。

2.会计账簿类

-总账：按照总分类账户开设，用于记录全部经济业务总括核算资料的账簿，全面、系统地反映市场的资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等情况。

-明细账：根据明细分类账户开设，详细记录某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账、库存商品明细账等，为总账提供详细补充资料。

-日记账：主要包括现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员根据审核无误的收、付款凭证，按照经济业务发生的先后顺序逐日逐笔进行登记，以反映现金和银行存款的收支及结存情况。

-固定资产卡片：用于登记固定资产的详细信息，包括资产名称、规格型号、购置日期、原值、折旧方法、使用部门等，是固定资产核算和管理的重要依据。

-辅助账簿：对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿，如备查账簿等。

3.财务报告类

-月度财务报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表等主要报表，以及财务情况说明书，简要反映市场月度财务状况、经营成果和现金流量情况。

-季度财务报告：在月度财务报告基础上，更加详细地分析市场季度内的财务状况和经营成果，为管理层提供季度决策依据。

-年度财务报告：全面总结市场一年来的财务状况、经营成果和现金流量情况，包括审计报告、财务报表附注等，是市场对外披露财务信息的重要文件。

4.其他财务资料类

-银行对账单：由银行定期提供，反映市场银行账户的收支明细和余额情况，用于核对账目，确保银行存款账实相符。

-税务资料：包括纳税申报表、税务审计报告、税收减免文件、发票领购簿等，是市场履行纳税义务的重要记录。

-合同协议类：涉及市场经营活动的各类合同、协议，如租赁合同、采购合同、服务合同等，是明确双方权利义务关系的法律文件，也是财务核算和监督的重要依据。

-财务预算与分析资料：包括年度财务预算报告、预算执行情况分析报告、成本费用分析报告等，为市场的财务管理和决策提供数据支持。

-财务审批文件：如费用报销审批单、资金使用审批表等，记录了市场各项财务支出的审批过程和决策依据。

三、财务档案的收集与整理

1.收集要求

-及时性：财务人员应在经济业务发生后及时收集相关财务资料，确保资料的完整性和时效性。例如，原始凭证应在业务发生当日或规定的结算期内收集齐全。

-准确性：对收集的财务资料进行初步审核，确保资料内容真实、准确、完整。如发票的开具内容应与实际业务相符，金额计算准确，印章齐全。

-完整性：涵盖各类财务相关资料，不得遗漏重要信息。对于合同协议，应收集包括合同正文、补充协议、变更记录等全部相关文件。

2.整理方法

-分类整理：按照财务档案的分类标准，将收集的各类财务资料进行分类。例如，将会计凭证按照月份和凭证类型进行整理，会计账簿按照不同的账户类别进行区分。

-编号排序：对整理后的财务档案进行编号，以便于查找和管理。编号应遵循一定的规则，如按照年份、月份、档案类别等顺序编制。同时，对各类档案进行排序，如会计凭证按照记账凭证的编号顺序排列。

-装订成册：对于会计凭证、会计账簿等需要装订的财务档案，应使用专业的装订设备和材料进行装订。装订时要确保整齐、牢固，便于长期保存。例如，会计凭证装订厚度应适中，一般不超过2厘米，凭证封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码等信息。