设备维修费用报销规定.doc

设备维修费用报销规定

设备维修费用报销规定

一、总则

1.目的

为加强公司设备维修费用报销管理，规范报销流程，合理控制费用支出，确保公司资金的有效使用，保障设备正常运行，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于本物业公司所有因设备维修而产生费用报销的相关人员和业务。包括但不限于小区内各类公共设备（如电梯、消防设备、给排水设备等）以及公司办公设备的维修费用报销。

3.职责分工

-设备维修部门：负责设备维修工作的具体实施，填写维修记录，详细记录维修项目、维修内容、维修时间、维修所需材料及费用预算等信息，并提交费用报销申请。

-财务部门：负责对设备维修费用报销凭证的审核，包括票据的真实性、合法性、完整性，费用的合理性等；对报销流程进行监督，确保报销符合公司财务制度；根据审核结果进行账务处理和资金支付。

-行政部门：负责对设备维修费用报销涉及的相关审批流程进行跟踪和协调，确保各环节审批及时、有效；对维修费用报销档案进行整理和保管。

-审批领导：负责对设备维修费用报销申请进行审批，根据公司相关规定和实际情况，判断费用支出的必要性和合理性。

二、设备维修费用报销的范围及标准

（一）报销范围

1.设备维修所需的材料费用：包括维修过程中更换的零部件、耗材、工具等费用。如电梯维修中更换的钢丝绳、轿厢配件，消防设备维修中更换的喷头、阀门等。

2.维修人员的人工费用：无论是公司内部维修人员的工时费用，还是外请专业维修人员的劳务费用，均在报销范围内。内部维修人员费用根据公司薪酬体系核算，外请维修人员费用需提供合法有效的劳务发票。

3.维修过程中产生的其他必要费用：如因维修需要进行的设备检测费用、运输费用（将维修设备或材料运至维修地点的费用）、租赁工具或设备的费用等。

（二）报销标准

1.材料费用标准

-常用材料：对于公司常用的设备维修材料，应按照公司与供应商签订的采购合同价格进行报销。如有市场价格波动较大的情况，采购部门应及时更新价格信息，并提交相关证明材料，经财务部门审核、领导审批后调整报销标准。

-特殊材料：对于一些特殊规格或定制的设备维修材料，需提供采购发票、采购合同或报价单等作为报销依据。报销价格应以市场合理价格为参考，原则上不得高于同行业同类产品价格。如发现价格明显偏高，财务部门有权要求维修部门提供合理说明，否则不予报销。

2.人工费用标准

-内部维修人员：内部维修人员的工时费用按照公司既定的薪酬体系执行。维修工作完成后，维修人员应填写工时记录单，详细记录维修工作所花费的时间、维修项目等信息，经部门负责人审核后作为报销依据。

-外请维修人员：外请维修人员的劳务费用应根据市场行情和维修工作的难度、工作量等因素综合确定。在签订维修服务合同前，维修部门应进行市场询价，至少提供三家以上供应商的报价，并将报价情况和拟选择的供应商报领导审批。劳务费用报销时，必须提供合法有效的劳务发票，发票内容应清晰注明劳务内容、金额、服务期限等信息。

3.其他费用标准

-设备检测费用：设备检测费用应根据实际检测项目和市场收费标准进行报销。维修部门应选择具备相应资质和良好信誉的检测机构，并在检测前获取详细的检测费用报价单，经领导审批后执行。报销时需提供检测报告和费用发票。

-运输费用：运输费用应根据实际运输距离、运输方式（如快递、物流、专车等）和市场价格合理报销。维修部门应尽量选择性价比高的运输方式，并在报销时提供运输发票、运输清单等凭证。对于金额较大的运输费用，需说明运输必要性和合理性。

-租赁工具或设备费用：租赁工具或设备费用应按照租赁合同约定的价格和租赁期限进行报销。维修部门在租赁前应进行充分的市场调研，选择合适的租赁公司，并签订租赁合同。报销时需提供租赁合同、租赁发票以及租赁工具或设备的使用记录等相关资料。

三、设备维修费用报销的流程

（一）维修申请与预算提交

1.当设备出现故障或需要进行预防性维修时，设备使用部门或设备巡查人员应及时填写《设备维修申请单》，详细描述设备故障现象、设备名称、型号、位置等信息，并提交至设备维修部门。

2.设备维修部门接到《设备维修申请单》后，应安排维修人员对设备进行检查评估，确定维修方案和所需材料、人工等费用预算。维修人员需填写《设备维修预算表》，明确各项维修费用的估算金额，并将《设备维修申请单》和《设备维修预算表》一并提交部门负责人审核。

3.设备维修部门负责人对维修方案和预算进行审核，确认维修的必要性和预算的合理性。如维修预算超过一定金额（具体金额根据公司实际情况设定，如[X]元），需组织相关专业人员进行论证，并将论证结果和审核意见提交公司分管领导审批。

（二）维修实施与费用