公司财务报销规定.doc

公司财务报销规定

公司财务报销规定

一、总则

1.为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，根据国家相关法律法规及公司章程，结合公司实际情况，特制定本规定。

2.本规定适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工及因工作需要临时借调至公司的人员。

3.财务报销应遵循真实性、合理性、合法性、完整性原则。所有报销事项必须真实发生，费用支出符合公司业务实际需要及相关标准，报销凭证合法有效，报销手续完备，提供的资料完整。

二、报销凭证要求

1.发票要求

-所有报销必须取得合法有效的发票。发票应包含发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息（公司名称、纳税人识别号等）、销售方信息、服务内容或商品明细、金额、税率、税额等基本内容，且发票上需加盖清晰的发票专用章。

-发票抬头必须为公司全称，不得使用简称或错别字，纳税人识别号应准确无误。

-电子发票需自行打印，报销时应确保发票的真实性和唯一性，不得重复报销。财务人员有权通过官方发票查验平台进行核实。

-对于不符合规定的发票，财务部门有权拒收，不予报销。

2.其他凭证要求

-除发票外，部分费用报销可能还需要提供其他相关凭证，如合同、协议、审批单、验收报告、行程单、住宿清单等，以证明费用支出的真实性和合理性。

-火车票、飞机票等实名制票据，票面信息应与报销人身份信息一致。

三、报销流程

1.填写报销单

-员工应根据报销事项的性质，选择相应的报销单进行填写，如费用报销单、差旅费报销单等。

-报销单上应详细填写报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、金额（大写和小写）、附件张数等信息，并在报销人处签字确认。

-对于涉及多项费用的报销，应按照费用类别分别填写，确保清晰明了。

2.粘贴报销凭证

-报销凭证应按照一定的顺序整齐粘贴在粘贴单上，一般按照发票、其他凭证的顺序，从右至左、从上至下依次粘贴，且不得超出粘贴单边界。

-粘贴应牢固，防止凭证脱落，但不要使用过多胶水导致凭证变形或难以翻阅。

-对于较大的凭证，如A4纸大小的合同等，可折叠成与粘贴单大小相近的尺寸后进行粘贴。

3.部门负责人审批

-报销人将填写完整、粘贴好凭证的报销单提交给部门负责人进行审批。

-部门负责人应认真审核报销事项的真实性、合理性及必要性，确认与本部门业务相关，并在报销单上签署审批意见和姓名。

-若报销事项涉及多个部门，需相关部门负责人会签。

4.财务审核

-经部门负责人审批后的报销单流转至财务部门。

-财务人员对报销单及附件进行审核，重点审核报销凭证的合法性、完整性、金额计算的准确性以及是否符合公司的报销标准等。

-对于不符合要求的报销单，财务人员应及时与报销人沟通，告知需要补充或更正的事项，待报销人完善后重新提交审核。

-财务审核通过后，在报销单上签署审核意见和姓名。

5.总经理审批

-财务审核通过的报销单提交给总经理进行最终审批。

-总经理根据公司整体运营情况和费用控制要求，对报销事项进行审批，签署审批意见和姓名。

6.报销支付

-经过总经理审批后的报销单，由财务部门进行报销支付。

-对于金额较小的报销，可通过现金支付；对于金额较大的报销，原则上通过银行转账方式支付至报销人个人银行账户。

-财务人员在完成报销支付后，应在报销单上加盖“已支付”印章，并登记入账。

四、各类费用报销标准及规定

1.差旅费

-定义：差旅费是指员工因公司业务需要，离开常住地到外地出差所发生的交通、住宿、餐饮及市内交通等费用。

-交通费用

-飞机：根据工作需要，经总经理批准，员工可乘坐飞机经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，应提前书面申请，经总经理审批同意后方可报销。

-火车：原则上乘坐火车硬席（硬座、硬卧），连续乘车时间超过6小时或夜间乘车超过4小时的，可乘坐软卧或高铁/动车二等座。

-长途汽车：按照实际发生的车票费用报销。

-市内交通：在出差地市内乘坐公共交通的，凭有效票据实报实销；因工作需要乘坐出租车的，应注明起止地点和事由，经部门负责人批准后报销。

-住宿费用

-住宿标准根据不同地区分为若干档次，具体标准由公司根据市场行情和实际情况制定并适时调整。

-员工应选择符合公司住宿标准的酒店入住，实际住宿费在标准范围内的，凭发票据实报销；超过标准的部分，原则上由个人承担，但因特殊原因经总经理批准的除外。