物业工程设备采购供应商管理制度​.doc

物业工程设备采购供应商管理制度?

物业工程设备采购供应商管理制度

一、总则

1.目的：为加强物业工程设备采购供应商管理，规范采购行为，确保所采购的工程设备质量可靠、价格合理、供应及时，保障物业服务工作的顺利开展，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于本物业公司所有工程设备采购活动中涉及的供应商管理。

3.管理原则：遵循公开、公平、公正、诚信和择优的原则，建立长期稳定、互利共赢的供应商合作关系。

二、供应商的选择

（一）供应商信息收集

1.渠道

-通过网络搜索、行业展会、供应商推荐、政府相关部门发布信息等多种途径，广泛收集供应商信息。

-关注行业动态，了解最新的工程设备供应商情况，建立潜在供应商信息库。

2.内容

-收集供应商的基本信息，包括公司名称、法定代表人、注册地址、联系方式、经营范围等。

-了解供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务能力等方面的详细资料。

（二）供应商初步筛选

1.筛选标准

-具备合法的经营资质，如营业执照、生产许可证、相关行业认证等。

-具有良好的商业信誉，近三年内无重大违法违规记录，无不良信用记录。

-具备与所供应工程设备相匹配的生产或供应能力，能满足本物业小区工程设备的采购需求。

-拥有完善的质量管理体系，所供应产品符合国家相关标准和行业规范。

2.筛选流程

-采购部门对收集到的供应商信息进行整理和分析，按照筛选标准进行初步筛选，确定符合基本条件的潜在供应商名单。

-将潜在供应商名单提交给工程技术部门和质量监管部门进行技术和质量方面的评估，提出意见和建议。

（三）供应商实地考察

1.考察对象：对于初步筛选后拟建立合作关系的重要供应商，采购部门应组织工程技术、质量监管等相关人员进行实地考察。

2.考察内容

-考察供应商的生产场地、生产设备、工艺流程等，评估其生产能力和工艺水平。

-检查供应商的质量管理体系运行情况，包括原材料检验、生产过程控制、成品检验等环节。

-了解供应商的售后服务体系，包括售后服务人员配备、响应时间、维修能力等。

-查阅供应商的财务状况，评估其经济实力和稳定性。

3.考察报告：考察结束后，考察人员应撰写详细的考察报告，对供应商的综合情况进行评价，提出是否适合合作的建议。

（四）供应商评估与选择

1.评估指标

-质量：产品质量的稳定性和可靠性，是否符合相关标准和要求。

-价格：产品价格是否合理，具有市场竞争力。

-交货期：供应商能否按照合同约定的时间及时交货。

-售后服务：售后服务的响应速度和解决问题的能力。

-技术支持：供应商提供技术咨询、技术培训等方面的能力。

2.评估方法

-采用定量与定性相结合的评估方法。定量评估主要根据供应商提供的产品样本、检测报告等数据进行分析；定性评估则通过实地考察、与供应商沟通交流等方式进行综合评价。

-组织采购、工程技术、质量监管等相关部门对供应商进行综合评估，按照评估指标进行打分，确定供应商的综合得分。

3.选择决策：根据供应商的综合得分，结合公司的采购需求和战略规划，确定最终的供应商合作名单。对于重要的工程设备采购项目，需提交公司管理层审批后确定供应商。

三、供应商的合同管理

（一）合同签订

1.合同条款：采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务、违约责任等条款。

2.合同审核：合同签订前，采购部门应将合同草案提交给法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规的要求，防范法律风险。同时，工程技术、质量监管等相关部门应从专业角度对合同条款进行审核，确保合同内容符合工程设备采购的实际需求。

3.合同签订流程：经审核通过的合同，由采购部门负责人签字，并加盖公司公章。合同一式多份，供应商、采购部门、财务部门、工程技术部门等各留存一份。

（二）合同执行

1.订单下达：合同签订后，采购部门应及时向供应商下达采购订单，明确订单编号、产品规格、数量、交货期等详细信息。采购订单应与合同内容一致，并要求供应商签字确认。

2.交货跟踪：采购部门应建立交货跟踪机制，定期与供应商沟通，了解订单执行情况，确保供应商按照合同约定的时间和地点交货。如出现交货延迟等异常情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并将相关情况通知工程技术部门和其他相关部门。

3.验收管理：工程设备到货后，采购部门应组织工程技术、质量监管等相关人员按照合同约定的质量标准和验收方式进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应及时与供应商沟通，要求供应商采取