商超文件收发管理规定.doc

商超文件收发管理规定

商超文件收发管理规定

一、总则

1.目的：为加强本商超文件收发管理工作，确保文件传递的及时、准确、安全与保密，提高工作效率和管理水平，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于商超总部各部门、各楼层管理组以及所有入驻商户与商超之间的文件收发管理。

3.管理原则：遵循统一管理、分级负责、及时准确、安全保密的原则。商超行政部作为文件收发管理的核心部门，负责统筹协调文件的收发、登记、传阅、归档等工作；各部门和商户应指定专人负责本部门或本商户范围内的文件接收、传递和保管工作，确保文件管理工作有序进行。

二、文件接收

1.外部文件接收渠道

-邮政快递：商超行政部设立专门的邮件接收点，安排专人负责每日邮政快递的接收工作。接收人员需对快递的外包装进行检查，确保无破损、无浸湿等异常情况。对于重要或紧急快递，应立即通知相关部门前来领取。

-传真接收：商超各部门配备传真机，并设置专人负责传真文件的接收。传真接收人员应及时查看传真机的提示信息，确保传真文件完整接收。对于清晰度不佳或内容不完整的传真文件，应及时与发送方联系确认。

-上门送达：对于直接上门送达的文件，前台接待人员应做好来访登记，并引导送件人至行政部文件接收处。接收人员需认真核对文件的名称、数量、来源等信息，确保文件接收无误。

2.内部文件传递接收

-部门之间：各部门之间传递文件时，应填写《内部文件传递单》，注明文件名称、编号、传递日期、发送部门、接收部门等信息。文件传递可通过专人送达、内部邮件系统或办公自动化系统等方式进行。接收部门在收到文件后，应在《内部文件传递单》上签字确认。

-楼层管理组与商户：楼层管理组向商户传达文件时，应采用书面通知、现场告知或商户沟通群发布等多种方式确保商户知晓。商户在收到文件后，需在《商户文件接收登记表》上签字确认。如商户对文件内容有疑问，楼层管理组应及时解答。

3.文件接收检查

-完整性检查：接收人员在接收文件时，应检查文件的页数、附件等是否齐全。对于缺少内容的文件，应及时与发送方联系补齐。

-规范性检查：检查文件的格式、字体、排版等是否符合要求，文件编号、文号等是否规范。对于不规范的文件，应要求发送方进行整改后重新发送。

-时效性检查：对于有明确时间要求的文件，接收人员应特别关注文件的接收时间，确保文件在规定时间内得到处理。如文件接收时间已超出规定时效，应及时向领导汇报并按指示处理。

三、文件登记

1.登记内容

-基本信息：对接收的每一份文件，都应在《文件接收登记表》上详细登记文件的名称、文号、编号、来源、日期、密级等基本信息。

-流转信息：记录文件的分发部门、分发日期、签收人等流转信息，以便跟踪文件的去向和处理情况。

-特殊说明：对于有特殊要求或重要的文件，应在登记表上注明相关事项，如紧急程度、是否需回复等。

2.登记方式

-手工登记：对于纸质文件，采用手工填写《文件接收登记表》的方式进行登记。登记人员应确保字迹清晰、内容准确，避免出现错别字和漏登现象。

-电子登记：利用办公自动化系统或电子表格软件，对文件信息进行电子登记。电子登记应及时更新，方便查询和统计文件信息。

3.登记审核

-部门审核：文件登记完成后，由各部门负责文件管理的人员对登记内容进行审核，确保登记信息与文件实际情况相符。

-行政部审核：商超行政部定期对各部门的文件登记情况进行抽查审核，发现问题及时通知相关部门进行整改。审核重点包括登记信息的完整性、准确性和规范性。

四、文件传阅

1.传阅范围确定

-根据文件内容和性质，由文件接收部门提出传阅范围建议，报部门负责人或商超领导审批。传阅范围应确保与文件相关的部门和人员能够及时了解文件内容。

-对于涉及重要决策、重大事项或敏感信息的文件，传阅范围应严格控制，仅限于相关领导和关键岗位人员。

2.传阅方式

-纸质传阅：采用《文件传阅单》进行纸质文件传阅。传阅单上应注明文件名称、文号、传阅期限、传阅人员名单等信息。传阅人员在传阅文件后，应在传阅单上签字并注明日期。

-电子传阅：利用办公自动化系统或内部邮件系统进行电子文件传阅。系统自动记录文件的传阅情况，包括传阅人员的阅读时间、是否回复等信息。传阅人员应及时查看电子文件，并按要求进行操作。

3.传阅跟踪与催办

-文件管理人员负责跟踪文件的传阅进度，定期检查文件的传阅情况。对于超过传阅期限仍未传阅的人员，应及时进行催办。

-对于重要且紧急的文件，文件管理人员应重点跟踪，确保文件在规定时间内传阅完毕并得到及时处理。

4.传阅注意事项