酒店商品采购流程规定.doc

酒店商品采购流程规定

酒店商品采购流程规定

一、总则

1.目的

为规范酒店商品采购行为，确保采购工作的高效、透明、公正，保证所采购商品的质量和供应的及时性，有效控制采购成本，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于酒店所有商品的采购活动，包括但不限于食品、饮料、客房用品、餐饮用品、清洁用品、办公用品、工程物资等各类用于酒店日常运营的商品。

3.职责分工

-采购部门：负责酒店商品采购的具体执行工作，包括供应商开发、询价、谈判、合同签订、订单下达、货物验收跟进等。

-需求部门：提出商品采购需求，提供详细的采购规格和质量要求，参与供应商评估和验收工作。

-财务部门：负责采购预算的审核、资金的安排以及采购合同的财务审核，监督采购成本控制。

-质量控制部门：负责对采购商品的质量进行检验和把控，制定质量检验标准和流程，处理质量问题。

二、采购需求管理

1.需求申请

-各需求部门应根据实际工作需要，提前填写《采购需求申请表》。申请表应详细注明采购商品的名称、规格、型号、数量、预计使用时间、质量标准等信息。

-对于有特殊要求的商品，需求部门应提供详细的技术资料或样品，以便采购部门准确了解需求。

-紧急采购需求应在申请表中注明“紧急”字样，并说明紧急原因和预计到货时间。

2.需求审核

-《采购需求申请表》首先由需求部门负责人进行审核，确保需求的合理性和必要性。审核通过后，提交至采购部门。

-采购部门收到申请表后，对采购需求进行进一步审核，重点审核商品的规格是否符合市场供应情况、预计采购成本是否在预算范围内等。如发现问题，采购部门应及时与需求部门沟通协商。

-对于金额较大或涉及重要业务的采购需求，采购部门应组织相关部门进行联合评审，包括财务部门、质量控制部门等，确保采购需求的科学性和可行性。

3.需求变更

-在采购流程进行过程中，如需求部门需要变更采购需求，应及时填写《采购需求变更申请表》，说明变更原因、变更内容等信息。

-《采购需求变更申请表》需按照需求申请的审核流程进行重新审核，经相关部门批准后方可生效。

-采购部门应根据需求变更情况，及时与供应商沟通协调，如涉及合同变更，需按照合同管理相关规定办理。

三、供应商管理

1.供应商开发

-采购部门应积极开发和拓展供应商资源，建立供应商信息库。通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、展会交流等。

-对潜在供应商进行初步筛选，重点考察供应商的经营资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。要求供应商提供营业执照、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件。

-对符合初步筛选条件的供应商，采购部门应安排实地考察，了解供应商的生产环境、生产工艺、质量控制体系等实际情况。实地考察应由采购部门会同质量控制部门等相关人员共同进行，并填写《供应商实地考察报告》。

2.供应商评估

-建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估。评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。

-采购部门应根据日常采购记录、验收报告、需求部门反馈等信息，对供应商进行量化评分。评分标准应明确、具体，确保评估结果的客观公正。

-每半年或一年对供应商进行一次综合评估，根据评估结果将供应商分为优秀、合格、不合格三个等级。对于优秀供应商，可给予增加采购量、优先合作等奖励；对于不合格供应商，应及时终止合作。

3.供应商关系维护

-采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期与供应商进行交流，了解市场动态和产品信息。

-对于供应商提出的合理建议和意见，采购部门应认真对待并及时反馈给相关部门。如涉及对酒店运营有益的改进措施，应积极推动实施。

-在合同执行过程中，如出现问题或纠纷，采购部门应积极与供应商协商解决，遵循公平、公正、合理的原则，维护双方的合法权益。

四、采购询价与谈判

1.询价

-采购部门根据审核通过的采购需求，向至少三家符合要求的供应商发出询价函。询价函应明确采购商品的详细规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等信息。

-要求供应商在规定时间内回复报价，并提供详细的报价清单，包括商品单价、总价、运费、税费等明细。

-采购部门对供应商的报价进行整理和分析，对比不同供应商的价格水平、产品特点等，筛选出价格合理、产品质量可靠的供应商作为谈判对象。

2.谈判

-采购部门组织相关人员与供应商进行谈判，谈判小组通常由采购人员、需求部门代表、财务人员、质量控制人员等组成。

-谈判内容主要包括价格、质量、交