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小学档案管理保密制度

第一章总则

第一条为加强学校档案管理，确保档案资料的安全、完整和保密，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我校所有档案的管理和使用，包括但不限于学生档案、教师档案、行政档案、财务档案等。

第三条档案管理保密工作应遵循“统一领导、分级管理、专人负责、严格保密”的原则。

第二章组织机构与职责

第四条学校设立档案管理保密工作领导小组，由校长担任组长，分管副校长担任副组长，成员包括各部门负责人和档案管理员。

第五条档案管理保密工作领导小组的主要职责：

1.制定和修订档案管理保密制度；

2.监督和检查档案管理保密工作的执行情况；

3.组织档案管理保密培训；

4.处理档案管理保密工作中的重大问题。

第六条档案管理员的具体职责：

1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；

2.严格执行档案保密制度，确保档案安全；

3.定期检查档案保管情况，发现问题及时报告；

4.做好档案借阅登记和归还工作。

第三章档案分类与保管

第七条档案分类：

1.学生档案：包括学生入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录、毕业证书等；

2.教师档案：包括教师个人简历、职称评定材料、教学成果、奖惩记录等；

3.行政档案：包括学校发展规划、会议记录、文件通知、合同协议等；

4.财务档案：包括财务报表、会计凭证、审计报告等。

第八条档案保管要求：

1.档案应存放在专用档案室，档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件；

2.档案应按类别、年度进行分类存放，标识清晰；

3.档案室钥匙由档案管理员专人保管，不得随意转借；

4.档案室应定期进行安全检查，确保档案安全。

第四章档案保密措施

第九条档案保密级别：

1.绝密级：涉及国家机密、学校核心机密的档案；

2.机密级：涉及学校重要事务、敏感信息的档案；

3.秘密级：涉及学校一般事务、内部信息的档案；

4.内部级：涉及学校日常管理、公开信息的档案。

第十条档案保密措施：

1.物理保密：

档案室应安装防盗门、监控设备；

档案柜应上锁，钥匙专人保管；

未经许可，任何人不得进入档案室。

2.技术保密：

电子档案应加密存储，设置访问权限；

定期备份电子档案，防止数据丢失；

严禁在非保密计算机上处理涉密档案。

3.管理保密：

档案借阅需严格审批，填写借阅登记表；

借阅档案应在指定场所阅读，不得带出档案室；

借阅期限一般不超过一周，特殊情况需延长需重新审批。

第五章档案利用与借阅

第十一条档案利用原则：

1.合法性：档案利用必须符合法律法规和学校规定；

2.必要性：档案利用应确因工作需要，不得随意查阅；

3.安全性：档案利用过程中应确保档案安全，防止泄密。

第十二条档案借阅程序：

1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、用途、借阅期限等；

2.申请表经部门负责人审核签字后，报档案管理员审批；

3.档案管理员核对申请信息，确认无误后办理借阅手续；

4.借阅人应在规定期限内归还档案，档案管理员验收无误后注销借阅记录。

第十三条档案借阅注意事项：

1.借阅档案应妥善保管，不得损坏、丢失；

2.严禁复制、拍照、传播涉密档案；

3.借阅档案如有损坏、丢失，借阅人应承担相应责任。

第六章档案销毁与移交

第十四条档案销毁条件：

1.档案保管期限已满，且无继续保存价值；

2.档案内容重复，无需多份保存；

3.档案因损坏、变质无法修复。

第十五条档案销毁程序：

1.档案管理员提出档案销毁申请，列出销毁档案清单；

2.档案管理保密工作领导小组审核销毁申请，确认无误后批准；

3.档案销毁应在指定场所进行，并有两人以上监销；

4.销毁完毕后，监销人填写《档案销毁记录表》，存档备查。

第十六条档案移交：

1.档案管理员因工作调动或其他原因离岗，需办理档案移交手续；

2.移交人应整理档案，列出移交清单，注明档案名称、数量、保管状态等；

3.接收人核对移交清单，确认无误后签字确认；

4.移交手续完成后，移交人不得再接触档案。

第七章监督与检查

第十七条档案管理保密工作领导小组应定期对档案管理工作进行检查，重点检查以下内容：

1.档案保管条件是否符合要求；

2.档案保密措施是否落实到位；

3.档案借阅、销毁、移交手续是否规范；

4.档案管理员是否履行职责。

第十八条对检查中发现的问题，应及时整改，并追究相关责任人的责任。

第十九条学校应定期组织档案管理保密培训，提高档案管理人员的保密意识和业务水平。

第八章法律责任

第二十条