某美容院赠品管理规定.doc

院赠品管理规定

一、总则

1.目的

本规定旨在规范美容院赠品的管理，确保赠品的合理使用与分配，既能有效提升顾客满意度，又能保证美容院的运营效益，同时维护美容院的品牌形象和企业文化。通过明确赠品管理的流程和责任，避免赠品的浪费、流失或不当使用，使赠品成为促进销售、增强顾客忠诚度的有力工具。

2.适用范围

本规定适用于美容院全体员工及涉及赠品相关活动的顾客。所有在美容院运营过程中涉及的赠品采购、储存、发放、使用等环节均需遵循本规定。

3.基本原则

-符合企业文化与经营理念：赠品的选择和使用要紧密围绕美容院“以顾客为中心，提供高品质美容服务，追求自然与美的和谐统一”的经营理念。赠品应体现美容院对顾客的关怀和尊重，传递积极向上的美丽价值观。

-效益优先：赠品的管理要以提升美容院运营效益为导向。在保证赠品质量和吸引力的前提下，合理控制成本，确保赠品能够为美容院带来实际的销售增长和顾客满意度提升。

-公平公正公开：在赠品的发放和使用过程中，要确保对所有员工和顾客公平公正，相关信息保持公开透明。避免因不公平的分配导致员工不满或顾客投诉，维护良好的内部和外部环境。

-数据安全与可追溯性：对赠品的采购、库存、发放等信息进行详细记录，确保数据安全。建立完善的追溯体系，以便在需要时能够准确查询和统计赠品的流向和使用情况。

-安全生产与合规性：赠品的采购、储存和使用要符合安全生产要求，确保赠品不存在质量安全隐患。同时，要遵守相关法律法规，避免因赠品问题引发法律纠纷。

二、组织架构与职责划分

1.管理层

-美容院店长

-全面负责赠品管理规定的审核与监督执行。根据美容院的经营目标和市场情况，确定赠品管理的总体策略和方向。

-审批赠品采购计划、预算以及重大赠品活动方案，确保赠品管理与美容院整体运营战略相契合。

-协调各部门之间在赠品管理过程中的工作关系，处理因赠品管理引发的重大问题和客户投诉。

-财务主管

-负责制定赠品预算，并对赠品采购、储存、发放等环节的费用进行核算和监控。确保赠品管理活动在预算范围内进行，控制成本支出。

-审核赠品采购合同和报销凭证，对赠品相关的财务数据进行分析，为管理层提供决策支持，评估赠品活动对运营效益的影响。

2.采购部门

-采购专员

-根据美容院的需求和市场情况，进行赠品的选型和供应商筛选。收集供应商信息，评估供应商的信誉、产品质量和价格，建立合格供应商名录。

-负责与供应商进行谈判，签订采购合同，确保赠品的质量、数量、价格、交货期等符合美容院的要求。同时，在合同中明确售后服务条款，保障美容院的权益。

-跟进赠品的采购进度，确保按时到货。对到货的赠品进行验收，核对数量、质量、规格等是否与合同一致，如发现问题及时与供应商沟通解决。

3.仓储部门

-仓库管理员

-负责赠品的入库、储存和保管工作。按照规定的流程对赠品进行验收和入库登记，确保赠品的数量和质量准确无误。

-合理安排赠品的存放位置，确保仓库环境符合赠品储存要求，保证赠品的质量不受损。定期对赠品进行盘点，做到账实相符，及时发现和处理库存差异。

-根据赠品发放的审批单，准确发放赠品，做好发放记录。对库存不足的赠品及时通知采购部门补货，避免因缺货影响正常的销售和服务活动。

4.销售与服务部门

-美容顾问

-了解美容院的赠品政策和活动安排，向顾客准确介绍赠品信息，解答顾客关于赠品的疑问。在销售过程中，合理运用赠品吸引顾客，促进销售成交。

-根据顾客的消费情况和活动规则，按照审批流程申请发放赠品给顾客，并确保顾客签字确认接收赠品。同时，收集顾客对赠品的反馈意见，及时反馈给相关部门。

-美容师

-在为顾客提供服务过程中，协助美容顾问向顾客介绍赠品相关信息。如果顾客有关于赠品的问题，应及时转交给美容顾问或相关负责人解答。

-按照规定的流程和要求，协助仓库管理员发放赠品给顾客，确保赠品发放的准确性和及时性。

三、管理流程

1.赠品采购流程

-需求提出：销售与服务部门根据市场情况、顾客需求以及促销活动计划，向采购部门提出赠品需求。需求申请应明确赠品的种类、数量、用途、预计发放时间等信息。

-预算审批：采购部门结合销售与服务部门的需求，制定赠品采购预算，提交财务主管审核。财务主管根据美容院的整体财务状况和运营计划，对预算进行评估和审批。预算通过后，采购部门方可进行后续采购工作。

-供应商选择与谈判：采购专员从合格供应商名录