“文秘人员职业素质与技能培训”.pptVIP

A、文件分类标准??B、档案管理原则C、电子文档储存与保管文件资料管理D、相关信息收集与整理?责任创造价值;共赢成就未来二、文件资料管理收集整理保管检索和利用整理工作的第一道工序:分类整理工作的第二道工序:案卷排列整理工作的第三道工序:编制案卷目录责任创造价值;共赢成就未来附：文件资料档案工作步骤办公各类设备的正常使用与维护办公用品申购、领用与管理办公室环境6S管理文件、物品流程化处理责任创造价值;共赢成就未来三、办公室6S及办公用品管理一天下午;文秘小李在给经理送刚收到的邮件时;听到经理正在与恒昌公司老板打电话。恒昌公司老板似乎在问沁园公司老板的电话号码是多少;经理说要翻一下名片夹后告诉他。文秘小李知道沁园公司老板的电话号码现在文秘小李有这么几种选择：a、马上把电话号码写在便条上;放到经理的面前。b、当作没有听见。c、如果经理问的话;就告诉他。d、如果经理问的话;就写在便条上递给老板。e、把电话号码写在便条上;站在旁边;等待时机。对于秘书小李以上几种选择;你认为哪种选择比较合适;说明理由并对其他几种选择作出评析。案例5：电话号码四、会议管理会后整理会议内容记录会议落实于追踪会议管理会中协助会前各项准备安排会议议题邀请与会者安排会议日程与议程确定会议地点布置会场及时发送会议通知收集议题筛选议题确定议题选择与会者评估与会者通知与会者设计议程编写议程分发议程场地大小与会议一致方便与会者照明、调温、通风设备、开会设备避免外界干扰成本礼堂式、教室式、玄月式、圆桌式、椭圆式、马蹄式、方形中空式、六边形内部会议通知外部会议通知附：会前计划与筹备参加外派培训时有一个案例;讲1000元秘书和5000元秘书的差别;同样发一个开会通知;1000元秘书只知道将通知写在公告栏里;结果一半人没有看到而没有到会；5000元秘书与每一位参加会议的人员电话核实;不能到会的某某因为什么原因都要问个清楚。??多年前参加过一次面试;面试官问我：能否在1个小时之内通知1000人到会？我简单计算一下;如果按30秒通知一个人;也只能通知120人。面试官没有告诉我答案;也因此没有录用我。此问题几年后我终于明白了：我只须用前30分钟通知30人每分钟通知一个人;请这30位每人用后30分钟通知30人;我可以用后30分钟的前15分钟再通知15人;请这15位利用后15分钟每人再通知15人;OK;超过1000人了：???我通知的30人+这30人每人通知的30人+我再次通知的15人+这15人每人通知的15人30+30*30+15+15*15=1170案例6：我们的差异到底在那？目标管理与80/20法则?缓急轻重的优先管理个人工作计划分析自我时间管理;找出问题

个人时间与领导工作时间冲突处理宾客接待、电话及邮件处理?时间管理原则个人工作计划责任创造价值;共赢成就未来4。1。计划与时间管理服饰礼仪化妆礼仪姿态礼仪见面礼仪拜访礼仪用餐礼仪电话礼仪穿着职业化仪态职业化语言职业化行为职业化社交礼仪职业形象职业礼仪五、职业礼仪与职业形象塑造案例7：她们给你的感觉有什么不同？责任创造价值;共赢成就未来案例8：她们给你的感觉有什么不同？责任创造价值;共赢成就未来案例9：她们给你的感觉有什么不同？传送者接受者信息反馈只有双向的才叫做沟通;沟通一定要对准频率！先建立沟通的管道与桥梁后再传递信息沟通不仅是传递信息;还表达态度与感觉;因此;沟通一定要注意场景、情绪与氛围！6。1。沟通定义六、人际沟通与工作协调6。2。沟通的方式收发电子邮件开会电话/传真联系阅读备忘录面对面的交流作报告/演示?准确性原则：——表达的意思要准确无误?完整性原则：——表达的内容要全面完整?及时性原则：——沟通要及时、迅速、快捷?策略性原则：——要注意表达的态度、技巧和效果6。3。人际沟通的四大原则甲：先生;去电信局怎么走？乙：向前走2个大路口;然后左转甲：谢谢甲：先生;去电信局怎么走？乙：哪个电信局甲：朝阳区电信局乙：…向前走过2个大路口;然后左转甲：那种有红绿灯的是大路口;对吗？乙：对;有信号灯的才是大路口甲：是就在第二个大路口转左呢;还是过了第二个路口;也就是说再下一个路口转左？乙：是下一