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学校会议费开支管理制度

一、管理制度概述

学校会议费开支管理制度旨在规范学校内部会议费用管理，提高资金使用效率，确保会议费用开支合理、合规。本制度明确了会议费用的定义、审批流程、报销程序以及监督管理等内容，旨在加强财务管理，保障学校教育教学活动的顺利开展。

二、会议费用定义与范围

会议费用是指学校为开展教育教学、科学研究、对外交流与合作等活动而组织召开各类会议所发生的必要支出。具体包括但不限于以下范围：

1.会议场地租赁费：用于租赁校内或校外会议室的费用。

2.会议资料费：制作会议材料、文件、宣传品等所需的费用。

3.会议用品费：包括会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等会议用品的购置或租赁费用。

4.会议交通费：为参会人员提供交通服务或报销参会人员交通费用的支出。

5.会议住宿费：为参会人员提供住宿服务或报销住宿费用的支出。

6.会议餐饮费：为参会人员提供餐饮服务或报销餐饮费用的支出。

7.会议专家费：支付会议邀请的专家、学者的费用。

8.会议其他费用：与会议直接相关的其他合理费用。

三、会议费用预算与审批

会议费用预算是会议组织前的重要准备工作，旨在确保会议开支的合理性和可控性。具体要求如下：

1.预算编制：会议组织者应根据会议规模、内容、参会人员等信息，编制详细的会议费用预算，包括但不限于场地租赁、资料制作、用品购置、交通住宿、餐饮专家费等。

2.预算审核：预算编制完成后，由财务部门对预算进行审核，确保预算的合理性和准确性。

3.审批程序：经财务部门审核通过的预算，需提交给相关部门负责人审批。审批流程如下：

-学院（部门）负责人审核并签字；

-学校财务管理部门负责人审核并签字；

-学校分管领导审批签字。

4.预算调整：如遇特殊情况需调整预算，需按照原审批程序重新提交审批。

5.预算执行：会议组织者应严格按照批准的预算执行，不得超支。如有超支，需及时上报并说明原因，经批准后方可调整。

6.预算决算：会议结束后，组织者应及时进行会议费用决算，与预算进行对比，分析差异原因，为今后会议费用管理提供参考。

四、会议费用报销程序

会议费用报销是会议结束后对实际发生的费用进行结算和支付的过程，具体报销程序如下：

1.收集凭证：会议结束后，组织者应收集所有与会议费用相关的原始凭证，包括但不限于发票、收据、交通票、住宿证明、餐饮发票等。

2.编制报销单：根据收集的凭证，组织者应编制会议费用报销单，详细列出每项费用的金额、用途和凭证编号。

3.报销单审核：报销单编制完成后，需由学院（部门）负责人进行初步审核，确保报销单内容真实、完整、合规。

4.财务部门审核：审核通过的报销单，提交给学校财务管理部门进行进一步审核，包括对报销金额、凭证的合规性进行核对。

5.领导审批：财务部门审核无误后，需提交给学校分管领导进行审批签字。

6.支付结算：审批通过后，财务部门根据审批结果进行支付结算，将会议费用支付给相关供应商或个人。

7.报销单存档：所有报销单及相关凭证需按照财务档案管理规定进行归档保存，以备日后审计和查询。

8.异常处理：如遇报销单内容与实际不符、凭证不齐全或金额有误等情况，需及时通知组织者进行更正或补充，重新提交报销流程。

五、会议费用监督管理

为确保会议费用开支的合规性和透明度，学校应建立健全会议费用监督管理机制，具体措施包括：

1.定期检查：学校财务管理部门应定期对会议费用开支进行专项检查，包括预算执行情况、费用报销合规性等。

2.内部审计：内部审计部门应定期对会议费用管理进行审计，发现违规问题及时提出整改意见。

3.信息公开：学校应将会议费用预算、执行情况及决算等信息进行公开，接受师生监督。

4.责任追究：对违反会议费用管理规定的单位和个人，根据情节轻重，给予相应的纪律处分或经济处罚。

5.培训与指导：学校应定期对相关部门人员进行会议费用管理培训，提高其业务水平和合规意识。

6.风险评估：学校应定期对会议费用管理进行风险评估，识别潜在风险，并采取相应措施加以防范。

7.信息化管理：利用信息化手段，建立会议费用管理系统，实现费用预算、报销、审计等环节的自动化、规范化管理。

8.反馈与改进：鼓励师生对会议费用管理提出意见和建议，及时反馈问题，不断改进管理措施。

六、会议费用违规处理

对于违反学校会议费用开支管理制度的个人或单位，应采取以下违规处理措施：

1.警告：对于初次违规或情节较轻的，可给予口头警告或书面警告，提醒其遵守相关规定。

2.经济处罚：对于违规金额较大的，可根据违规程度，扣除违规金额的一定比例作为经济处罚。

3.纪律处分：对于情节严重、造成不良影响的，可根据学校相关规定，给予相应的纪律处分，如通报批评、取消评优评先资格等。

4.追回违规款项：对于违规取得