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印章管理制度会议纪要

一、会议背景

为加强公司印章管理，规范印章使用，提高工作效率，保障公司合法权益，经公司研究决定，于今日召开印章管理制度会议。会议旨在明确印章管理的职责、流程及奖惩措施，确保印章使用的合规性。

二、参会人员

本次会议邀请了公司各部门负责人、财务部、人力资源部、法务部等相关人员参加。参会人员名单如下：

1.董事长

2.副总经理

3.财务总监

4.人力资源总监

5.法务部经理

6.各部门负责人

7.印章管理部门负责人

8.印章使用部门负责人

参会人员均准时到场，会议按时开始。

三、会议议程

本次会议议程如下：

1.审议并批准《印章管理制度》草案。

2.明确印章管理部门的职责和权限。

3.规定印章的使用流程和审批程序。

4.讨论印章保管、使用、销毁等环节的安全措施。

5.阐述印章管理信息化建设的规划。

6.分析当前印章管理中存在的问题及改进措施。

7.分享印章管理成功案例及经验。

8.互动环节，解答参会人员疑问。

9.通过《印章管理制度》。

10.会议总结及部署下一步工作。

四、审议《印章管理制度》草案

会议进入审议环节，首先由法务部经理对《印章管理制度》草案进行详细解读。草案内容包括但不限于以下方面：

1.印章的种类及用途：明确了公司印章的种类，如公章、财务章、合同章等，以及各类印章的具体用途。

2.印章的申请、审批流程：规定了印章申请、审批的具体流程，确保印章使用前经过严格的审核。

3.印章的保管和使用：明确了印章的保管责任人和使用规范，确保印章安全。

4.印章的销毁：规定了印章销毁的程序，防止印章遗失或被盗用。

5.印章管理的监督和考核：设立了印章管理的监督机制，对印章管理部门进行考核。

6.违规使用印章的处罚：明确了违规使用印章的处罚措施，以警示他人。

与会人员针对草案内容进行了深入讨论，提出了宝贵意见和建议。经讨论，会议对《印章管理制度》草案进行了修改和完善。

五、明确印章管理部门职责和权限

在会议中，董事长明确了印章管理部门的职责和权限，具体如下：

1.负责公司印章的申请、审批、登记、保管和使用等工作。

2.制定和完善印章管理制度，确保印章使用的规范性和安全性。

3.对印章的使用情况进行监督，确保印章按照规定流程使用。

4.对印章的保管进行严格管理，防止印章遗失、被盗或被滥用。

5.定期对印章进行盘点，确保印章的完整性和准确性。

6.对印章管理部门的工作人员进行培训和考核，提高其业务水平。

7.对印章的使用记录进行归档，便于查询和审计。

8.对违反印章管理制度的行为进行调查和处理，保障公司合法权益。

9.与其他部门协同工作，共同维护公司印章管理的良好秩序。

10.遵守国家有关印章管理的法律法规，及时报告和处理印章管理中的问题。

六、规定印章使用流程和审批程序

为确保印章使用的规范性和安全性，会议规定了以下印章使用流程和审批程序：

1.印章申请：任何部门或个人需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明使用目的、内容、预计使用时间等。

2.审批流程：申请表需经使用部门负责人签字同意，然后提交至印章管理部门进行初步审核。

3.主管领导审批：印章管理部门将申请表提交给主管领导，主管领导对申请进行审批，同意后方可使用。

4.印章使用：经审批同意后，印章管理部门负责将印章取出，并要求使用部门指定专人负责使用。

5.使用记录：使用印章时，需在《印章使用登记簿》上详细记录使用时间、内容、责任人等信息。

6.印章归档：使用完毕后，使用部门应立即将印章归还至印章管理部门，并由印章管理部门负责归档。

7.监督检查：印章管理部门定期对印章使用情况进行检查，确保流程的合规性。

8.保密要求：所有参与印章使用和审批的人员均需对印章信息保密，不得泄露。

9.特殊情况处理：遇有紧急或特殊情况需要使用印章，需经公司领导特别批准，并严格按照规定程序执行。

10.印章使用培训：定期对各部门负责人及印章使用人员进行印章使用规范和保密意识培训。

七、讨论印章保管、使用、销毁等环节的安全措施

在会议中，针对印章保管、使用、销毁等关键环节，与会人员共同讨论并制定了以下安全措施：

1.保管措施：

-印章应存放在安全、可靠的保险柜中，由专人负责保管。

-保险柜设置密码，仅限授权人员知晓。

-保管人员需定期更换密码，并记录在案。

-对保险柜的监控录像进行定期检查，确保监控覆盖所有时间。

2.使用措施：

-使用印章时，必须在《印章使用登记簿》上详细记录使用时间、用途、经手人等信息。

-使用完毕后，需立即将印章归位，并确认保险柜安全锁闭。

-严禁未经授权的人员接触印章，禁止将印章带出办公室。

-对于特殊用途的印章，如合同章，需在监督下使用。