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临沂会议室管理制度

一、会议室概述

临沂会议室作为公司内部交流、培训、会议的重要场所，旨在为员工提供高效、舒适的会议环境。为规范会议室的使用和管理，确保会议活动顺利进行，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工，包括内部会议、外部洽谈、培训活动等。

二、会议室使用规定

1.会议室使用需提前预约，预约人需填写《会议室使用申请表》，内容包括会议主题、参会人数、预计开始时间和结束时间等。

2.预约成功后，预约人需在会议开始前30分钟到达会议室，做好会议准备工作。

3.会议室使用时间为每天上午8:00至晚上18:00，特殊情况需延长使用时间，需提前申请批准。

4.使用会议室时，请保持室内整洁，不得在室内吸烟、饮食，不得随意移动或损坏会议室内的设施设备。

5.会议结束后，使用人需清理现场，关闭灯光、空调等设备，并将会议室恢复至正常状态。

6.如因特殊情况导致会议室预约时间无法按时开始或结束，需及时通知会议室管理员进行调整。

7.未经批准，不得擅自更改会议室预定时间或用途。

8.会议室内的资料、设备等不得擅自带走，如有需要，需经相关部门负责人同意后方可借用。

9.会议室管理员负责监督会议室的使用情况，对违反规定的行为进行记录和通报。

10.对于恶意占用、损坏会议室设施的行为，公司将依法依规追究责任。

三、会议室设备与维护

1.会议室配备必要的多媒体设备，如投影仪、音响、电脑等，确保会议效果。

2.使用多媒体设备前，需检查设备是否正常工作，如有故障，应及时通知管理员进行维修。

3.会议室内的家具、灯具等设施应定期进行检查和维护，确保其安全性和舒适性。

4.会议室内的纸张、笔、便签纸等消耗品由行政部门负责定期补充。

5.使用会议室时，应爱护设备，不得随意拆卸或损坏。

6.会议结束后，如有设备出现异常，使用人应立即通知管理员，以便及时处理。

7.管理员需定期对会议室设备进行保养，确保其处于良好状态。

8.对于会议室设备的采购、更换和维护，需遵循公司相关规定，确保成本效益。

9.会议室内的网络连接由IT部门负责管理，确保网络稳定和安全。

10.如有外部人员使用会议室，需告知其遵守设备使用规定，并负责监督其使用情况。

四、会议室预约与审批流程

1.预约人需通过公司内部预约系统或直接向会议室管理员提出预约申请。

2.预约申请需包含会议名称、参会人员、会议时间、预计时长、会议目的等详细信息。

3.管理员在收到预约申请后，将进行初步审核，确保预约时间不冲突且会议室可用。

4.如预约时间与现有会议冲突或会议室不可用，管理员将通知预约人调整时间或寻找替代场地。

5.预约通过后，管理员将发送预约确认信息给预约人，并更新会议室使用记录。

6.对于需要审批的会议，预约人需将《会议室使用申请表》提交给相应部门负责人或行政管理部门。

7.部门负责人或行政管理部门在收到申请后，将根据会议性质和重要性进行审批。

8.审批通过后，管理员将再次确认会议室的使用情况，并向预约人发送正式的预约确认通知。

9.如审批未通过，管理员将通知预约人，并说明原因，同时提供可能的解决方案或替代时间。

10.预约人需在收到预约确认通知后，确保按照约定时间使用会议室，如有变动，应及时通知管理员进行调整。

五、会议室使用记录与报表

1.管理员需建立详细的会议室使用记录，包括每次会议的日期、时间、使用人、会议主题、参会人数等。

2.使用记录应准确无误，便于后续查询和管理。

3.管理员每月末汇总当月会议室使用情况，形成《会议室使用月报表》。

4.月报表应包含会议室使用率、各类会议占比、空置时间等信息。

5.管理员将月报表提交给行政管理部门，以便进行数据分析和管理决策。

6.如有特殊事件或重大会议，管理员应立即记录并报告，以便公司高层了解会议室使用情况。

7.行政管理部门可根据报表数据，对会议室使用效率进行评估，并提出改进建议。

8.使用记录和报表应妥善保管，至少保存一年，以备不时之需。

9.如有外部审计或检查，管理员需提供完整、准确的会议室使用记录和报表。

10.管理员需定期对会议室使用记录和报表进行审查，确保其完整性和准确性。

六、会议室安全与应急处理

1.会议室应配备必要的消防设施，如灭火器、消防栓等，并确保其处于有效状态。

2.所有进入会议室的人员需了解并遵守消防安全规定，不得随意动用消防设备。

3.会议室应定期进行安全检查，包括电气线路、照明设备、通风系统等，确保安全无隐患。

4.会议室内禁止存放易燃易爆物品，禁止使用明火。

5.会议室管理员需熟悉应急处理流程，包括火灾、地震等紧急情况下的疏散路线和措施。

6.在会议期间，如遇紧急情况，应立即启动应急预案，确保人员安全。

7.会议室内应张贴应急疏散图和联