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会议记录及纪要管理制度

一、总则

（一）目的

为规范会议记录及纪要的管理工作，确保会议信息的准确、完整、及时传递和有效留存，为工作决策和执行提供依据，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司及各部门组织召开的各类会议，包括但不限于股东大会、董事会、监事会、总经理办公会、部门例会、专题会议等。

（三）职责分工

会议组织者：负责确定会议记录人员，明确会议主题、议程、参会人员等信息，并督促记录人员按时完成会议记录及纪要的撰写。

会议记录人员：负责准确、完整地记录会议内容，及时整理形成会议纪要，并按规定流程提交审核。

审核人员：包括会议主持人、部门负责人等，负责对会议记录及纪要的内容进行审核，确保其真实性、准确性和完整性。

档案管理人员：负责会议记录及纪要的存档、保管和查阅服务，确保档案的安全和完整。

二、会议记录管理

（一）记录要求

会议记录应包含会议名称、会议时间、会议地点、主持人、参会人员、列席人员、记录人员、会议主题、会议议程、会议内容、决议事项、待办事项及负责人、会议结束时间等要素。

记录内容应客观、准确、完整，如实反映会议的讨论情况和决策过程，不得遗漏重要信息，不得随意篡改或歪曲会议内容。

对于会议中的重要发言、争议焦点、决策结果等，应详细记录；对于一般性讨论内容，可适当精简，但需保留核心意思。

记录字迹应清晰工整，若采用电子文档记录，应使用规范的字体和格式，便于阅读和存档。

（二）记录流程

会议开始前，记录人员应提前到达会场，做好记录准备工作，熟悉会议议程和参会人员。

会议进行中，记录人员应集中精力，快速、准确地记录会议内容，对不明确的地方，可在会议间隙向主持人或发言人员确认。

会议结束后，记录人员应在24小时内对会议记录进行整理，核对参会人员名单、决议事项等内容，确保无误。

三、会议纪要管理

（一）纪要撰写要求

会议纪要应以会议记录为依据，对会议内容进行提炼、概括和整理，突出会议的核心内容和决策事项。

纪要内容应条理清晰、逻辑严谨、语言简练，避免使用口语化、随意性的表述。

对于决议事项和待办事项，应明确责任部门、责任人、完成时限和具体要求，便于后续跟踪和落实。

纪要格式应统一规范，包括标题、编号、会议基本信息、正文（分点阐述会议内容、决议事项等）、落款（包括发文部门、日期、盖章位置等）。

（二）纪要审核与签发

会议记录人员整理完成会议纪要后，应首先提交会议主持人审核。会议主持人应对纪要的内容进行全面审核，重点审核决议事项的准确性和完整性。

经会议主持人审核通过后，根据会议性质和重要程度，分别提交部门负责人、公司分管领导或总经理审核签发。

审核过程中，若发现纪要内容存在错误或遗漏，审核人员应及时提出修改意见，记录人员应根据意见进行修改完善，直至审核通过。

审核通过的会议纪要，应由相关负责人签字确认，并加盖公司或部门公章（如需）。

（三）纪要分发与传递

会议纪要经签发后，记录人员应在1个工作日内将其分发至参会人员、相关部门及责任人。

分发方式可采用纸质文件或电子文档，对于重要的会议纪要，建议采用纸质文件与电子文档相结合的方式分发。

确保接收人员及时收到会议纪要，并做好分发记录，包括分发时间、接收人员、份数等。

四、存档管理

（一）存档要求

会议记录及纪要（包括纸质版和电子版）均应进行存档，存档材料应完整、清晰，无破损、涂改。

纸质版会议记录及纪要应按会议类型、会议时间顺序进行整理装订，编制档案目录，便于查阅。

电子版会议记录及纪要应存储在专用的计算机硬盘或服务器中，进行分类管理，并定期备份，防止数据丢失。

存档期限应根据会议的重要程度和相关规定确定，一般会议记录及纪要的存档期限为3-5年，重要会议（如股东大会、董事会等）的记录及纪要应永久存档。

（二）保管要求

档案管理人员应妥善保管会议记录及纪要，采取防火、防潮、防虫、防盗、防磁等措施，确保档案的安全。

定期对存档材料进行检查和维护，发现问题及时处理，如对破损的纸质文件进行修复，对电子版文件进行杀毒和备份等。

五、查阅与借阅管理

（一）查阅规定

公司内部人员因工作需要查阅会议记录及纪要时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。

查阅时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案带出指定区域。如需复印相关内容，应经档案管理部门负责人批准，并做好复印记录。

外部单位或人员查阅会议记录及纪要时，需持单位介绍信及有效身份证件，经公司分管领导或总经理批准后，方可查阅，且不得复印或摘抄涉密内容。

（二）借阅规定

一般情况下，会议记录及纪要不得外借。因特殊工作需要必须借阅的，应填写《档案借阅申请表》，经公司分管领导或总经理批准后，方可借阅。

借阅期限一般不超过7天，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请，经批准后方可续借。