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会议室管理制度张贴要求

一、制度概述

会议室是公司内部进行会议、讨论和交流的重要场所，为了确保会议室的高效利用和规范管理，特制定本制度。本制度旨在明确会议室的使用规则、预订流程、维护保养等事项，以营造一个良好的会议环境。

二、会议室使用原则

1.优先保障公司内部会议需求，确保会议活动的顺利进行。

2.预订会议室需提前24小时通过公司内部预订系统进行，特殊情况可适当放宽。

3.使用会议室时，需遵守国家法律法规、公司规章制度以及本制度的相关规定。

4.会议室不得用于私人聚会、商业推销等非公司内部活动。

5.会议室使用结束后，使用者需保持会场整洁，关闭电源、空调等设施，并将会议室恢复至原状。

6.未经允许，不得在会议室张贴、悬挂任何宣传材料。

7.会议室内的设备设施如有损坏，使用者应立即报告相关部门，并承担相应的维修费用。

8.会议室内禁止吸烟、饮食，保持环境卫生。

9.会议室使用过程中，如遇紧急情况，使用者应立即采取措施确保人员安全，并及时通知相关部门。

10.严格执行会议室使用审批制度，未经批准，任何人不得擅自占用会议室。

三、会议室预订流程

1.预订者需通过公司内部预订系统提交会议室预订申请，包括会议主题、参会人数、预计开始和结束时间等信息。

2.预订系统将自动检查会议室的可用性，如时间冲突或会议室满员，系统将提示预订者选择其他时间或会议室。

3.预订申请提交后，预订者将收到预订确认邮件或短信通知，确认预订成功。

4.如预订时间临近，预订者需自行确认会议室设施是否齐全，如有问题，应及时联系相关部门。

5.预订会议室时，预订者需提供会议议程概要，以便管理员提前准备相关材料或设备。

6.预订者需在会议开始前30分钟到达会议室，如有变动，应提前通知管理员。

7.会议室管理员将对预订者进行身份验证，确认预订信息无误后，方可允许进入会议室。

8.会议结束后，预订者需在预订系统中进行会议反馈，包括会议室设施状况、会议效果等。

9.如预订者未能按时参加会议或需更改预订时间，应至少提前24小时通知管理员，以便及时调整会议室安排。

10.管理员将定期清理预订记录，确保会议室预订信息的准确性和及时性。

四、会议室设施与维护

1.会议室应配备必要的音响设备、投影仪、白板、桌椅等设施，确保会议需求得到满足。

2.设施设备应保持良好的工作状态，如有故障，预订者应及时报告给管理员，由管理员负责安排维修。

3.预订者在使用会议室时，应爱护设备，避免人为损坏，如有损坏，应承担相应的赔偿责任。

4.会议室内的纸张、笔等办公耗材由预订者自备，或从公司统一采购的备品中取用。

5.使用会议室时，不得擅自移动或损坏室内装饰品、灯具等固定设施。

6.会议室内的空调、照明等电器设备应合理使用，避免浪费。

7.会议结束后，预订者应确保所有设备归位，关闭电源，减少能源消耗。

8.管理员应定期检查会议室的设施设备，发现损坏或故障及时进行维修或更换。

9.管理员负责保持会议室的清洁卫生，定期进行消毒处理，确保室内环境整洁。

10.会议室的维护费用由公司承担，管理员应合理使用资金，定期向上级汇报维护情况。

五、会议室使用时间与限制

1.会议室使用时间为每日上午8:00至晚上20:00，特殊情况需延长使用时间，需提前申请并获得批准。

2.会议室使用时间以小时计费，具体费用标准根据公司规定执行。

3.预订者需按照预订时间准时到达会议室，如有迟到，管理员有权调整后续预订时间。

4.会议结束时间不得晚于预订结束时间，如需延长，预订者应提前向管理员申请。

5.会议室不得用于举办超过预订人数的会议，如实际参会人数超过预订人数，预订者应提前通知管理员。

6.会议室不得连续预订超过三天，如需连续使用，需重新提交预订申请。

7.预订者不得将会议室转借给外部单位或个人使用，如需举办对外活动，需经公司相关部门批准。

8.会议室内的电子设备使用应遵守国家相关法律法规，不得进行非法操作。

9.会议室不得用于进行与公司业务无关的私人活动，如需举办非公司性质的活动，需提前向公司申请。

10.管理员有权对会议室的使用情况进行监督，确保会议室使用符合规定。

六、会议室使用责任与义务

1.预订者对会议室的使用负有直接责任，应确保会议活动符合公司规定和法律法规。

2.预订者需在会议开始前检查会议室设施是否齐全，如有缺失或损坏，应及时通知管理员处理。

3.预订者应确保会议内容不涉及公司商业秘密，不得在会议室进行未经授权的录音、录像等活动。

4.预订者应遵守会议室内的行为规范，维护良好的会议秩序，不得干扰其他会议的正常进行。

5.预订者应负责会议期间的卫生清洁，不得在会议室乱扔垃圾，使用完毕后需将会议室恢复至干净整洁的状态。

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