贸易公司票据遗失补办流程审批办法.doc

贸易公司票据遗失补办流程审批办法

一、总则

1.目的

本办法旨在规范贸易公司票据遗失补办流程及审批程序，确保公司财务运作的准确性、安全性和合规性，保障公司及客户的合法权益，同时维护公司经营活动的正常开展。秉持公司“诚信、创新、共赢”的企业文化，在高效处理票据遗失问题的过程中，展现公司对客户负责的经营理念。

2.适用范围

本办法适用于贸易公司全体员工在业务活动中涉及的各类票据遗失补办及审批相关事宜。对于与公司有业务往来的顾客，涉及票据遗失补办的情况，可参照本办法执行相关流程。

3.基本原则

遵循扁平化管理原则，简化不必要的层级流程，确保信息传递的高效性和决策的及时性。在保障运营效益的前提下，注重安全生产理念的贯彻，确保票据补办过程中的信息安全与风险防控。同时，体现人文关怀，对于员工在票据遗失过程中因非主观故意造成的失误，给予理解和指导。

二、组织架构与职责划分

1.员工

-负责及时发现并报告票据遗失情况，提供与遗失票据相关的详细信息，包括票据类型、涉及业务、票面金额、出票日期等。

-按照规定流程填写票据遗失补办申请表格，积极配合公司内部的调查与核实工作。

2.部门负责人

-收到员工的票据遗失报告后，对遗失情况进行初步核实，确认信息的真实性和完整性。

-对员工提交的补办申请进行审核，从部门业务角度评估补办票据的必要性和合理性，并签署审核意见。

3.财务部门

-作为票据管理的核心部门，负责对票据遗失情况进行专业的财务审核。检查遗失票据的财务记录，核实是否存在财务风险或违规操作。

-制定票据补办的具体财务流程和要求，指导员工完成补办过程中的财务手续。对补办后的票据进行财务入账和管理，确保财务数据的准确性。

4.审批小组

-由公司高层管理人员、财务负责人等组成，负责对重大票据遗失补办申请进行最终审批。综合考虑公司整体利益、财务风险、业务影响等多方面因素，做出审批决策。审批小组在决策过程中，需遵循公司的经营理念和发展战略，确保审批结果符合公司的长远利益。

三、管理流程

1.票据遗失报告

-员工在发现票据遗失后，应立即向所在部门负责人报告，报告时间不得超过发现遗失后的[X]个工作日。报告方式可采用书面报告或电子邮件报告，报告内容应详细说明票据遗失的经过、遗失时间、地点等信息。

-部门负责人收到报告后，在[X]个工作日内组织初步调查，核实员工报告的情况是否属实，并填写《票据遗失初步调查报告》，提交给财务部门。

2.补办申请提交

-员工在部门负责人完成初步调查后，根据财务部门的要求，填写《票据遗失补办申请表》。申请表应包含票据基本信息、遗失情况说明、补办原因、预计补办费用等内容。

-将填写完整的申请表提交给部门负责人，部门负责人审核申请表内容无误后，签署审核意见，再将申请表转交给财务部门。

3.财务审核

-财务部门收到申请表后，对申请表中的财务信息进行详细审核。检查遗失票据在财务系统中的记录，核实是否存在重复报销、虚假报销等财务风险。

-根据审核情况，财务部门在[X]个工作日内给出审核意见。如审核通过，将申请表提交给审批小组；如审核不通过，需明确指出问题所在，并将申请表退回给员工进行修改。

4.审批决策

-审批小组收到财务部门提交的申请表后，对申请进行综合评估。对于涉及金额较小、风险较低的票据遗失补办申请，可授权财务部门负责人进行审批；对于涉及金额较大、影响重大的申请，需召开审批小组会议进行集体决策。

-审批小组应在[X]个工作日内做出审批决定，并将审批结果通知财务部门和员工所在部门。如审批通过，由财务部门负责组织后续的补办工作；如审批不通过，需向员工说明原因。

5.票据补办

-财务部门根据审批结果，组织相关人员进行票据补办工作。按照规定的财务流程和要求，与出票单位或相关机构联系，办理票据补办手续。

-在票据补办过程中，财务部门应严格控制补办费用，确保费用支出合理合规。同时，及时跟进补办进度，确保在规定时间内完成票据补办。

6.资料归档

-票据补办完成后，财务部门负责将补办过程中的所有相关资料进行整理归档。包括申请表、审批文件、补办票据的复印件等资料，建立专门的票据遗失补办档案，以备后续查询和审计。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权在票据遗失后，按照公司规定的流程申请补办票据，以保障自身业务活动的正常开展。

-员工在申请过程中，有权获得公司相关部门的指导和协助，确保申请流程的顺利进行。如对审批结果有异议，员工有权在[X]个工作日内向审批小组提出申诉，审批小组应在收到申诉后的[X]个工作日内进行复查并给予答复。