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培训机构新生入学登记与档案建立制度

一、总则

1.目的

为规范本培训机构新生入学登记与档案建立工作，确保新生信息的完整性、准确性和安全性，为教学管理、个性化服务及学生成长提供有力支持，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于在本培训机构报名参加培训课程的所有新生，以及参与新生入学登记与档案建立工作的全体员工。

3.指导原则

-遵循企业文化与经营理念：秉持“以学员为中心，创新教育服务”的经营理念，在新生入学登记与档案建立过程中，充分尊重学员权益，注重信息收集的全面性与准确性，以便为学员提供优质、个性化的培训服务。

-高效与规范并重：在保证信息质量的前提下，简化登记流程，提高工作效率，实现扁平化管理，减少不必要的层级审批，确保新生能够快速、顺利地完成入学登记并建立档案。

-数据安全与保密：高度重视新生信息的安全与保密工作，采取有效措施防止信息泄露、篡改或丢失，保护学员隐私。

二、组织架构与职责划分

1.招生部门

-职责：负责新生入学的初步咨询、报名受理工作。收集新生基本信息，包括姓名、性别、年龄、联系方式、家庭住址等，并进行初步审核。引导新生填写入学登记表，确保信息完整、准确。

-企业文化与经营理念体现：招生部门作为培训机构与新生的第一接触窗口，要以热情、专业的态度接待每一位新生，充分展现“以学员为中心”的经营理念，为新生留下良好的第一印象。

2.教学部门

-职责：根据招生部门提供的新生信息，结合培训课程要求，对新生进行入学测试（如有需要），评估新生的知识水平、技能基础等，为后续的课程安排和教学计划制定提供依据。参与新生档案中学习情况部分的建立与更新，记录新生在培训过程中的学习表现、成绩等信息。

-企业文化与经营理念体现：教学部门要以创新的教学方法和专业的教学团队，为新生提供高质量的培训服务。通过入学测试，了解新生的实际需求，做到因材施教，体现“创新教育服务”的经营理念。

3.行政部门

-职责：负责新生入学登记信息的最终审核与归档工作，确保档案信息的准确性和完整性。建立健全新生档案管理制度，对档案的存储、查阅、借阅等进行规范管理。协调各部门之间的工作，保障新生入学登记与档案建立工作的顺利进行。

-企业文化与经营理念体现：行政部门在工作中要注重效率与规范，通过扁平化管理模式，减少沟通成本，提高工作效率。同时，要加强对新生档案的安全管理，体现对学员信息的尊重和保护。

4.技术部门

-职责：提供信息技术支持，建立和维护新生入学登记与档案管理系统，确保系统的稳定性和安全性。负责对新生信息进行数字化处理和存储，实现信息的快速检索和共享，为教学管理和服务提供便利。

-企业文化与经营理念体现：技术部门要充分发挥创新精神，利用先进的信息技术手段，提升新生入学登记与档案管理的效率和质量，体现培训机构的科技感和创新性。

三、管理流程

1.入学登记流程

-咨询报名：新生通过线上或线下渠道向招生部门咨询培训课程相关信息，招生人员热情、专业地解答疑问，并引导新生填写《新生入学报名登记表》，收集新生基本信息。

-信息审核：招生部门对新生填写的报名登记表进行初步审核，检查信息的完整性和准确性。如发现问题，及时与新生沟通核实。

-入学测试（如有需要）：教学部门根据培训课程要求，安排新生进行入学测试。测试结束后，教学人员对测试结果进行评估分析，形成测试报告。

-最终审核与确认：行政部门对招生部门提交的新生报名信息和教学部门提供的入学测试报告进行最终审核。审核通过后，向新生发放《入学通知书》，确认新生入学资格。

2.档案建立流程

-档案框架搭建：行政部门根据新生入学登记信息和入学测试报告，建立新生档案框架，包括基本信息、学习情况、奖惩记录、个性化需求等板块。

-信息录入与完善：招生部门将新生基本信息录入档案系统，教学部门将入学测试成绩、学习计划等信息录入档案。在培训过程中，各部门及时更新新生档案中的相关信息，如学习进度、考试成绩、考勤情况等。

-档案审核与归档：行政部门定期对新生档案进行审核，确保信息的准确性和完整性。审核无误后，将档案进行归档存储，便于后续查阅和管理。

3.信息更新与维护流程

-定期更新：教学部门和行政部门按照规定的时间周期，对新生档案中的学习情况、考勤记录等信息进行更新，确保档案信息的时效性。

-实时更新：如新生在培训过程中发生重大事件（如获得奖项、违反纪律等），相关部门应及时将信息反馈给行政部门，行政部门实时更新新生档案。

-数据备份与恢复：技术部门定期对新生档案数据进行备份，防止数据丢失。如遇系统故障或数