建筑公司印章集中保管与使用登记制度.doc

建筑公司印章集中保管与使用登记制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范建筑公司印章的集中保管与使用登记行为，确保印章使用的合法性、安全性和规范性，有效防范因印章管理不当可能引发的法律风险，保障公司的正常运营和合法权益。

2.适用范围

本制度适用于建筑公司全体员工。公司所有部门、项目团队及员工在涉及公司各类印章的保管与使用时，均须遵循本制度的规定。对于公司顾客，在涉及需要公司印章确认的业务往来中，相关流程与要求同样遵循本制度所涉及的规范原则，以确保交易的合法性与安全性。

3.遵循原则

-合法性原则：印章的保管与使用必须符合国家法律法规以及公司的相关规定，严禁违规使用印章。

-安全性原则：建立严格的印章保管措施，确保印章的存放安全，防止印章被盗用、冒用或丢失。

-规范性原则：明确印章使用的流程和审批权限，严格按照规定的程序进行印章的使用和登记，保证印章使用的规范性和可追溯性。

4.企业文化与经营理念体现

本制度秉持公司“质量至上、诚信为本、创新发展、合作共赢”的经营理念。在印章管理过程中，强调诚信与规范，以合法合规的印章使用保障公司与客户之间的诚信合作。通过严格的印章管理制度，确保公司在每一项业务中都能以高质量的服务和规范的操作来践行经营理念，促进公司的持续创新发展与合作共赢。

二、组织架构与职责划分

1.印章管理部门

公司设立专门的综合管理部门作为印章管理部门，负责公司各类印章的集中保管、使用登记以及监督管理工作。综合管理部门应配备专门的印章管理人员，负责具体的印章保管和日常使用登记事务。

2.印章管理人员职责

-保管职责：负责将公司印章存放在专门的保险柜或安全设施内，确保印章存放环境安全可靠。定期检查印章的存放状况，保证印章的完整性和安全性。

-使用登记职责：严格按照本制度规定的流程，对每一次印章的使用进行详细登记。登记内容应包括印章名称、使用日期、使用部门、使用人、用印文件名称及文号、用印事由、批准人等信息。

-审核职责：在印章使用前，对用印申请进行初步审核，检查申请手续是否完备、用印文件是否符合要求等。对于不符合规定的用印申请，有权拒绝盖章并说明理由。

3.各部门职责

-用印申请职责：各部门在需要使用印章时，应按照规定填写用印申请表，详细说明用印事由、用印文件等相关信息，并按照审批流程提交申请。

-协助管理职责：各部门有责任协助印章管理部门做好印章的管理工作，如提供必要的文件资料、配合印章管理部门的检查等。

4.管理层职责

公司管理层根据其职责和权限，对重大事项的用印申请进行审批。明确不同级别管理层的审批权限，确保印章使用的决策科学、合理。同时，管理层有责任监督本制度的执行情况，对印章管理工作提出指导意见和改进措施。

5.扁平化管理体现

在印章管理的组织架构中，尽量减少不必要的层级，强调信息的快速传递与决策的高效执行。各部门和员工在印章使用过程中，直接与印章管理部门沟通协调，简化流程，提高工作效率。对于一般性的用印申请，可通过线上系统快速提交和审批，体现扁平化管理模式下的高效运作。

三、管理流程

1.用印申请

-申请填写：各部门需要使用印章时，由用印申请人填写用印申请表。申请表应采用公司统一制定的格式，可通过线上办公系统或纸质表格进行填写。

-申请内容：申请表应详细注明用印部门、用印人、用印日期、用印文件名称及文号、用印事由、文件份数等信息。对于涉及经济合同、重要协议等重大事项的用印申请，还需附上相关文件的复印件或电子文档。

2.申请审批

-部门负责人审批：用印申请表填写完成后，首先提交给部门负责人进行审批。部门负责人应根据工作实际情况，对用印事由的合理性、文件的准确性等进行审核，确认无误后签署审批意见。

-管理层审批：对于一般性业务的用印申请，经部门负责人审批后，可提交至印章管理部门进行盖章登记。对于重大事项的用印申请，如涉及金额较大的经济合同、公司重要决策文件等，需根据公司规定的审批权限，提交给相应的公司管理层进行审批。管理层审批通过后，申请方可流转至印章管理部门。

3.印章使用

-审核与盖章：印章管理人员收到用印申请表后，对申请手续的完备性、审批意见的有效性等进行再次审核。审核通过后，按照申请表的要求在相应文件上加盖印章，并在申请表上注明盖章日期。

-特殊情况处理：如遇紧急情况需要立即使用印章，但无法按照正常审批流程进行审批的，用印申请人应通过电话或其他即时通讯工具向部门负责人和相关领导报告，获得口头批准后，可先使用印章，但事后必须及时补办审批手续。

4.使用登记

印章管理人员在每次印章使用后，应及时在印章使用登记簿上进行详细登记。登记内容应与用印申请表上的信息一致，并由用印人签字确认。同时，对于电子印章的使用，应通过系统记录相关使用信息，确保使用记录的