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上市公司会议室管理制度

一、制度概述

上市公司会议室管理制度旨在规范公司会议室的使用和管理，提高会议室使用效率，确保公司会议的顺利进行。本制度适用于公司内部所有会议室，包括董事会会议室、监事会会议室、总经理会议室等。通过制定明确的会议室使用规则，保障公司会议的有序进行，提高会议效果。

二、会议室使用流程

1.提前预订：会议室使用需提前至少一天向行政部提出申请，填写《会议室使用申请表》，注明会议主题、参会人员、会议时间等详细信息。

2.审核批准：行政部将根据会议室的可用情况和申请内容进行审核，对符合条件的申请予以批准，并发给申请者《会议室使用许可证》。

3.会议室准备：获准使用会议室的部门需提前半小时到达会议室，负责检查会议室的设备是否正常，如投影仪、音响等，确保会议所需设备齐全。

4.会议进行：会议开始后，使用部门应确保会议秩序，遵守会议纪律，不得擅自离场。

5.会议结束：会议结束后，使用部门需关闭会议室内的所有电器设备，清理会议室内的垃圾，恢复会议室至原状。

6.会议室检查：行政部定期对会议室进行巡查，检查会议室的使用情况，确保会议室的整洁和设施完好。

7.记录存档：行政部对会议室使用情况进行记录，并将相关信息存档备查。

三、会议室使用规范

1.会议室使用优先级：公司高级管理人员及部门负责人优先使用会议室，其他部门及员工根据工作需要依次使用。

2.会议室预约：使用部门需在规定时间内完成会议室预约，不得无故取消或更改预约。

3.会议室使用时间：会议室使用时间一般不得超过预定时间，如需延长，应提前向行政部申请。

4.设备使用：使用会议室时，应正确操作会议室内的设备，爱护公物，使用完毕后需关闭电源。

5.会议记录：使用部门应做好会议记录，会议结束后将记录提交给行政部归档。

6.会议室清洁：使用部门负责保持会议室的清洁卫生，不得在会议室吸烟或乱扔垃圾。

7.会议室维护：发现会议室设施损坏，应及时通知行政部进行维修，不得私自更换或修复。

8.会议室安全：使用会议室时，应注意人身及财产安全，不得携带危险物品进入会议室。

9.会议室形象：使用部门应维护公司形象，不得在会议室进行与工作无关的活动。

10.会议室使用反馈：使用部门对会议室的使用情况有意见和建议，可通过行政部向公司管理层反馈。

四、会议室管理制度责任与监督

1.责任分配：行政部负责公司会议室的全面管理，包括会议室的预订、维护、使用记录等。

2.使用责任：使用部门负责人为会议室使用的主要责任人，负责确保本部门员工遵守会议室使用规定。

3.监督检查：行政部定期对会议室的使用情况进行监督检查，对违规使用行为进行纠正和记录。

4.反馈处理：对于会议室使用过程中发现的问题，使用部门应及时向行政部反馈，行政部负责协调解决。

5.惩罚措施：对违反会议室使用规定的部门或个人，将根据公司规章制度进行相应的处罚，包括但不限于口头警告、书面警告、罚款等。

6.教育培训：行政部定期对各部门进行会议室使用规范的培训，提高员工对会议室管理制度的认识。

7.档案管理：行政部负责会议室使用档案的管理，包括会议室预订记录、使用记录、设备维护记录等。

8.信息公开：行政部应将会议室的使用规则、预订流程、责任分配等信息向全体员工公开，确保人人知晓。

9.评估改进：行政部定期对会议室管理制度进行评估，根据实际情况提出改进措施，以提高会议室管理效率。

10.重大事件报告：如遇会议室使用中的重大事件（如设备故障、安全事故等），使用部门应立即向行政部报告，并积极配合处理。

五、会议室设备与维护

1.设备清单：行政部应建立会议室设备清单，包括投影仪、音响系统、白板、桌椅等，确保设备数量与实际使用相符。

2.设备使用说明：每项设备均应配备详细的使用说明，放置于显眼位置，供使用人员参考。

3.定期检查：行政部应定期对会议室设备进行检查，确保其正常运行，发现故障及时维修。

4.维修保养：设备维修由专业人员进行，保养工作由行政部负责，确保设备处于良好状态。

5.使用培训：对新员工或新设备，行政部应提供必要的使用培训，确保员工能够正确操作。

6.借用与归还：如需借用会议室设备，使用部门需填写借用申请，经批准后方可使用，使用完毕后及时归还。

7.设备损坏处理：设备在使用过程中出现损坏，使用部门应立即报告行政部，由行政部负责处理赔偿事宜。

8.预算管理：行政部负责会议室设备维护和更新预算的管理，合理分配资源，确保设备更新及时。

9.紧急备用：对于关键设备，如投影仪、音响等，行政部应准备备用设备，以应对突发情况。

10.用户反馈：使用部门对设备的使用体验和存在问题有权向行政部反馈，行政部将根据反馈进行设备优化。

六、会议室突发事件应对

1.突发事件分类：行政部应识别