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会议室对外管理制度

一、制度概述

会议室对外管理制度旨在规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保会议室资源得到合理分配和充分利用。本制度适用于公司内部及外部人员使用会议室的情况。通过制定明确的规则和流程，确保会议室的有序使用，提升公司整体形象。

二、使用申请流程

1.会议室预约：外部人员需通过公司指定的预约系统或联系指定联系人进行预约，提供预约理由、参会人数、预计使用时间等信息。

2.审核与批准：预约信息提交后，由指定部门或人员对预约申请进行审核，确保预约合理且符合公司规定。

3.确认预约：审核通过后，预约人将收到确认信息，包括会议室具体位置、使用时间、参会人员名单等。

4.使用前的准备：预约人需在会议前至少一天完成会议室的布置和设备调试，确保会议顺利进行。

5.使用过程中的管理：会议室管理员负责监督会议室的使用情况，确保会议秩序，并对设备使用情况进行记录。

6.会议结束后的清理：会议结束后，参会人员需负责清理会议室，恢复原状，并告知管理员会议室已空。

7.预约记录与反馈：会议室使用结束后，预约人需对会议室的使用情况进行反馈，包括设备状况、服务质量等，以便持续改进。

三、会议室设施与设备要求

1.会议室应配备基本的音响设备，包括音响系统、麦克风和投影仪，确保会议音视频传输清晰。

2.会议室应具备舒适的座椅和会议桌，能够满足不同规模会议的需求。

3.会议室需配备白板或电子白板，便于会议记录和讨论。

4.会议室应配备高速网络接入，保证会议期间的信息交流不受限制。

5.设备使用说明：会议室内的所有设备均应贴有使用说明标签，方便使用者操作。

6.设备维护：会议室设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行。

7.设备损坏报告：如发现设备损坏，使用者应及时向管理员报告，由管理员负责处理维修事宜。

8.设备使用培训：对于较为复杂的设备，如视频会议系统，公司可提供使用培训，确保使用者能够熟练操作。

9.会议室环境：会议室应保持整洁、通风良好，提供必要的茶水服务。

10.紧急情况应对：会议室应配备应急照明和疏散指示，确保在紧急情况下人员能够迅速安全地疏散。

四、预约变更与取消规定

1.预约变更：如需变更预约时间或地点，预约人应在原预约时间前至少24小时通过原预约渠道提出变更申请。

2.变更审核：变更申请经审核通过后，预约人将收到新的确认信息，包括变更后的会议室信息、时间等。

3.预约取消：如需取消预约，预约人应在原预约时间前至少24小时通过原预约渠道提出取消申请。

4.取消审核：取消申请经审核后，预约人将收到确认取消的信息。

5.未按时变更或取消的处理：预约人未在规定时间内提出变更或取消申请，将被视为违约，公司有权取消该预约，并记录在案。

6.会议室重新分配：取消或变更的会议室将重新分配给其他预约者，确保资源的高效利用。

7.预约违约责任：对于故意违约或多次违约的预约人，公司有权限制其未来预约会议室的权利。

8.特殊情况处理：如遇不可抗力因素导致会议无法按期举行，预约人需提供相关证明，经审核后可免除违约责任。

9.信息通知：所有预约变更、取消及违约情况均应以邮件或电话形式通知预约人。

10.制度执行监督：公司设立监督机制，对会议室预约管理制度执行情况进行定期检查和监督。

五、外部人员使用规范

1.预约时需提供真实有效的个人信息，包括姓名、联系方式、单位名称等。

2.会议主题需符合公司规定，不得用于任何非法、违规活动。

3.进入会议室时，外部人员需遵守公司内部访客管理制度，如需佩戴访客证。

4.会议期间，外部人员应保持手机静音或震动状态，避免打扰他人。

5.使用会议室期间，外部人员需爱护会议室内的设施设备，不得随意移动或损坏。

6.未经许可，外部人员不得在会议室进行录音、录像等行为。

7.会议结束后，外部人员应将会议室恢复至原状，包括清理垃圾、整理桌椅等。

8.如需使用会议室内的饮料或茶水，外部人员需支付相应费用。

9.遵守公司关于会议记录和保密的规定，不得泄露会议内容。

10.如有违反本规定的行为，公司有权终止其使用会议室的权利，并追究相应责任。

六、会议室安全管理

1.会议室入口应设有明显的标识和访客登记表，所有进入会议室的人员需进行身份登记。

2.会议室内部应保持安全通道畅通，不得堆放杂物，确保紧急疏散时人员安全。

3.会议室应配备符合安全标准的消防设施，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。

4.会议室使用期间，禁止使用明火和易燃物品，禁止吸烟。

5.会议室内的电气设备应安全可靠，使用前应检查电源插座和设备状态，防止短路和触电事故。

6.会议室管理员需对会议室内的安全情况进行定期巡查，发现问题及时报告并处理。

7.如遇紧急情况，如火灾、地震等