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运输公司印章集中保管与使用登记制度
一、总则
1.目的
为加强运输公司印章的集中管理,规范印章的使用流程,确保印章使用的合法性、安全性和规范性,有效防范印章使用风险,结合公司实际情况,特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于运输公司全体员工。公司所有印章的保管、使用及相关登记工作均应遵循本制度。
3.企业文化与经营理念体现
运输公司秉持“安全高效、客户至上、诚信共赢”的经营理念,印章管理作为公司运营的重要环节,应体现这一理念。在印章保管与使用过程中,要以保障公司运营安全、高效为目标,以客户利益为出发点,遵循诚信原则,确保公司与客户的共赢发展。同时,公司倡导扁平化管理模式,在印章管理中应尽量简化不必要的流程,提高工作效率。
二、组织架构与职责划分
1.印章管理部门
公司指定行政部门作为印章集中保管的专门部门,负责公司各类印章的统一保管、使用审核和登记工作。行政部门应配备专人负责印章管理工作,明确岗位职责。
2.印章保管人职责
-负责印章的日常保管,确保印章存放安全,防止印章被盗、丢失或损坏。
-严格按照本制度规定的流程审核用印申请,对不符合规定的用印申请予以拒绝,并说明理由。
-做好印章使用的登记工作,详细记录印章使用的日期、事由、申请人、批准人等信息。
-定期对印章进行检查,如发现印章有损坏或异常情况,及时向上级报告。
3.用印申请人职责
-根据工作需要,如实填写用印申请表,详细说明用印事由、用印文件名称、份数等信息。
-将填写完整的用印申请表提交给本部门负责人审批,审批通过后再提交给印章保管人审核。
-在用印过程中,严格遵守印章使用规定,不得擅自更改用印内容或扩大用印范围。
4.审批人职责
-各部门负责人作为本部门用印申请的第一审批人,应对用印事由的真实性、必要性和合法性进行审核,确保用印符合公司规定和业务需求。
-对于重要文件或涉及重大事项的用印申请,需经公司高层领导审批。高层领导应从公司整体利益和风险控制角度进行审慎审批。
三、管理流程
1.印章的保管
-公司所有印章应集中存放在行政部门专门的保险柜中,保险柜钥匙和密码由印章保管人分别掌管,确保印章存放安全。
-印章保管人应定期对保险柜进行检查,确保其正常运行。如遇保险柜故障或其他异常情况,应及时采取措施,保障印章安全。
-严禁将印章带出公司办公场所,如因特殊情况确需带出,必须经公司高层领导批准,并安排专人陪同,确保印章在使用过程中的安全和可控。
2.用印申请
-员工因工作需要使用印章时,应首先填写用印申请表。用印申请表应包含用印日期、申请人、部门、用印事由、用印文件名称及份数、预计用印时间等内容。
-申请人将填写完整的用印申请表提交给本部门负责人审批。部门负责人应认真审核用印事由,确认无误后签字批准。
-对于涉及法律事务、财务结算等重要事项的用印申请,需经相关专业部门负责人审核签字后,再提交给公司高层领导审批。
3.用印审核
-印章保管人收到经部门负责人审批的用印申请表后,应对申请表内容进行审核,包括用印事由是否合理、审批手续是否完备、用印文件是否完整等。
-如发现用印申请表存在问题或不符合规定,印章保管人应及时与申请人沟通,要求其补充或修改相关内容。
-审核通过后,印章保管人按照规定为申请人加盖印章。
4.用印登记
-印章保管人在为申请人加盖印章后,应及时在印章使用登记簿上进行登记。登记内容应与用印申请表内容一致,同时记录印章使用的实际时间。
-印章使用登记簿应妥善保管,以备查阅。登记簿应定期进行整理和归档,保存期限按照公司档案管理规定执行。
5.印章的停用与销毁
-当公司印章因机构变更、名称更改、印章损坏等原因需要停用时,行政部门应及时发布印章停用通知,并收回停用印章。
-对于停用的印章,行政部门应进行妥善保管,待公司研究决定后,按照相关规定进行销毁。销毁印章时,应安排专人负责监督,确保印章彻底销毁,并做好销毁记录。
四、权利与义务
1.员工权利
-员工有权按照本制度规定的流程申请使用印章,以完成本职工作任务。
-员工对印章管理工作有提出合理建议和意见的权利,公司应积极听取员工的建议,不断完善印章管理制度。
2.员工义务
-员工有义务严格遵守本制度规定的印章使用流程,不得擅自使用印章或越权使用印章。
-员工在使用印章过程中,如发现印章管理存在问题或潜在风险,应及时向行政部门报告。
3.公司权利
-公司有权对印章的保管、使用情况进行监督检查,确保印章管理工作符合公司规
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