培训机构合同章使用登记台账管理办法.doc

培训机构合同章使用登记台账管理办法

一、总则

1.目的

为加强本培训机构合同章使用的规范管理，有效防范合同风险，确保合同的合法性、有效性，维护机构和客户的合法权益，特制定本办法。同时，本办法遵循培训机构“以学员为中心，用专业成就梦想”的企业文化和“高效教学，优质服务”的经营理念，旨在通过合理管理合同章使用，提升运营效益。

2.适用范围

本办法适用于培训机构全体员工在涉及合同签订等相关业务中对合同章的使用及管理。同时，对于与培训机构签订合同的顾客，本办法相关规定同样具有一定的约束和告知意义。

3.基本原则

合同章的使用应遵循依法依规、严格审批、登记备案、责任明确的原则。在扁平化管理理念下，简化不必要的繁琐流程，但确保关键环节的审核与监督，以提高工作效率，同时保障机构运营安全。

二、组织架构与职责划分

1.合同章管理部门

行政部门作为合同章的管理部门，负责合同章的保管、使用登记、定期检查等工作。行政部门应设立专门的合同章管理人员，确保责任到人。管理人员需具备严谨、负责的工作态度，熟悉合同管理相关流程和法律法规。

2.申请使用部门

各业务部门在需要使用合同章签订合同时，为申请使用部门。申请使用部门应确保合同内容符合机构业务范围和相关规定，对合同的真实性、合法性和可行性负责。在扁平化管理模式下，各业务部门直接对接行政部门进行合同章使用申请，减少中间层级沟通成本。

3.审核部门

法务部门（若有）或指定的审核人员为合同章使用的审核部门。负责对合同的条款、法律风险等进行审核，确保合同的合法合规性。审核人员应具备专业的法律知识和丰富的实践经验，能够准确识别合同中的潜在风险并提出合理建议。审核部门应在规定时间内完成审核工作，以保障业务的顺利推进，体现运营效益原则。

三、管理流程

1.合同起草与内部审核

业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应明确双方权利义务、服务内容、费用标准、违约责任等关键条款。起草完成后，业务部门内部进行初步审核，确保合同符合业务实际和机构利益。审核通过后，提交至审核部门（法务部门或指定审核人员）进行专业审核。审核部门重点审查合同的合法性、合规性以及潜在风险，提出修改意见。业务部门根据审核意见对合同进行修改完善，直至审核通过。

2.合同章使用申请

经审核通过的合同，业务部门填写《合同章使用申请表》，详细注明合同名称、编号、签订对方、签订时间、合同金额等信息，并附上合同文本。申请表由业务部门负责人签字确认后，提交至行政部门。行政部门收到申请表后，对申请信息进行初步核对，确认无误后，提交给合同章管理人员。

3.合同章使用审批

合同章管理人员收到申请表和合同文本后，根据合同金额、重要程度等因素，按照既定的审批流程进行审批。对于一般合同，由行政部门负责人审批；对于重大合同，需提交机构负责人审批。审批通过后，合同章管理人员在合同指定位置加盖合同章，并在《合同章使用登记台账》上进行详细登记。登记内容包括合同编号、签订日期、合同名称、对方单位、合同金额、加盖章次数、使用人等信息。

4.合同归档与备案

合同签订完成后，业务部门将合同原件一份交至行政部门进行归档保存。行政部门按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立合同档案库，方便查询和管理。同时，行政部门定期将合同章使用情况向机构负责人进行备案汇报，确保机构管理层及时了解合同签订动态。

四、权利与义务

1.员工权利

员工有权在履行规定手续后，按照本办法申请使用合同章，以开展正常的业务工作。对于审核部门提出的不合理修改意见，员工有权提出申诉，由机构负责人或相关协调部门进行裁决。员工在使用合同章过程中，有权利获得行政部门和审核部门的指导和支持，以确保合同签订的合法性和有效性。

2.员工义务

员工有义务严格遵守本办法的规定，如实填写合同章使用申请信息，不得虚报、瞒报。在合同起草和签订过程中，应尽到谨慎注意义务，确保合同内容准确、完整，避免因自身过错给机构带来损失。员工不得擅自使用合同章，不得将合同章转借他人，不得在未经审核或不符合规定的合同上加盖合同章。对于涉及机构商业秘密的合同内容，员工有义务严格保密，不得泄露给无关人员。

3.顾客权利

顾客有权要求培训机构在签订合同时，按照规定程序使用合同章，确保合同的有效性。顾客有权对合同条款进行咨询和了解，培训机构应给予详细、准确的解答。在合同履行过程中，顾客如发现培训机构未按照合同约定履行义务，有权依据合同条款追究培训机构的责任。

4.顾客义务

顾客在与培训机构签订合同前，应仔细阅读合同条款，确保理解并同意相关内容。顾客有义务按照合同约定履行自身义务，如按时支付培训费用、遵守培训纪律等。顾客不得擅自修改合同内容，如需变更合同，应与培训机构协商一致，并按照规定程序重新签订合同或签订补充协议。

五、监督与奖惩机制

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