运输公司会议室预约使用登记制度.doc

运输公司会议室预约使用登记制度

一、总则

1.目的

为了合理安排和有效利用公司会议室资源，提高会议室使用效率，确保公司各项会议、培训及相关活动的顺利进行，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于运输公司全体员工及因业务往来需要使用公司会议室的合作伙伴、客户等相关人员。

3.企业文化与经营理念体现

本制度的制定遵循公司“高效、协作、创新、共赢”的企业文化。在确保资源合理分配的同时，鼓励员工积极利用会议室开展有助于提升业务水平、促进团队协作的活动，以符合公司追求高效运营、实现共同发展的经营理念。

4.扁平化管理体现

本制度简化不必要的审批流程，各部门员工在遵守规定的前提下，可直接进行会议室预约登记，体现公司扁平化管理模式，减少沟通层级，提高工作效率。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

-负责公司会议室的统一管理和维护，包括会议室设备的日常检查、报修及更新等工作，确保会议室处于良好的使用状态。

-制定会议室预约使用登记制度，并监督制度的执行情况。

-对会议室的使用情况进行统计和分析，根据实际需求合理调整会议室资源配置。

2.各部门

-负责本部门内部会议室使用需求的统计和规划，并按照制度要求进行预约登记。

-配合行政部门做好会议室的管理工作，在使用后及时清理会议室，保持会议室的整洁。

3.信息技术部门

-负责会议室相关信息技术设备（如投影仪、音响系统、网络设备等）的技术支持和维护，确保设备正常运行。

-在会议室使用过程中，如遇技术问题，及时响应并提供解决方案。

三、管理流程

1.预约流程

-提前申请：员工如需使用会议室，应至少提前[X]小时通过公司内部办公系统或专用的会议室预约登记表格进行申请。对于紧急会议，可在会议开始前[X]小时内申请，但需在备注中说明紧急情况。

-填写信息：在预约申请中，需详细填写会议主题、使用时间（开始时间和结束时间）、参会人数、是否需要使用特殊设备（如投影仪、麦克风等）等信息。

-审批流程：部门内部使用会议室，由部门负责人审批；跨部门使用会议室，需经涉及部门的负责人共同审批。审批通过后，系统自动确认预约成功。

2.使用流程

-按时使用：预约成功后，使用者应在预约时间准时到达会议室。如因特殊情况不能按时使用，应提前[X]小时取消预约，以便其他人员使用。

-设备使用：使用者在使用会议室设备前，应熟悉设备的操作方法。如有疑问，可联系信息技术部门寻求帮助。使用过程中应注意保护设备，避免损坏。

-会议记录：会议组织者可根据需要安排人员进行会议记录，记录内容可通过电子文档或纸质文档形式保存，以便后续查阅。

3.结束流程

-清理会议室：会议结束后，使用者应及时清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备（如投影仪、灯光、空调等），带走个人物品，保持会议室的整洁。

-归还设备：如需借用会议室的特殊设备，应在会议结束后及时归还至指定地点，并确保设备完好无损。

-登记结束：使用者在完成清理和设备归还后，应在办公系统或登记表格中进行结束登记，以便行政部门掌握会议室的使用情况。

四、权利与义务

1.员工权利

-公司全体员工均有平等使用会议室的权利，只要按照规定进行预约登记，即可使用会议室开展与工作相关的活动。

-员工有权要求行政部门和信息技术部门提供必要的会议室设备支持和技术指导，以确保会议的顺利进行。

2.员工义务

-员工应严格遵守会议室预约使用登记制度，按照规定的流程进行预约、使用和结束操作。

-在使用会议室过程中，应爱护会议室的设施设备，如有损坏应及时报告并照价赔偿。

-尊重其他员工的会议室使用权益，不得擅自占用他人预约的会议室，不得在会议室使用结束后拖延占用时间。

3.客户及合作伙伴权利与义务

-客户及合作伙伴因业务需要使用公司会议室时，享有与公司员工同等的使用权利，但需提前与公司相关对接人员沟通，由对接人员按照公司规定进行预约登记。

-客户及合作伙伴在使用会议室过程中，应遵守公司的相关规定，爱护会议室设施设备。如造成损坏，需承担相应的赔偿责任。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-行政部门定期对会议室的使用情况进行检查和统计，包括预约登记的准确性、使用时间的遵守情况、会议室的整洁程度等。

-通过公司内部办公系统或其他渠道接受员工对违规使用会议室行为的举报，一经核实，将按照规定进行处理。

2.奖励机制

-对于严格遵守会议室预约使用登记制度，积极配合行政部门管理工作的部门或个人，公司将给予一定的奖励，如在公司内部通告表扬、给予