培训机构采购付款账期透明化管理制度.doc

培训机构采购付款账期透明化管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在建立一套透明、规范的采购付款账期管理体系，确保培训机构采购活动中的付款账期清晰明确，保障供应商的合法权益，同时优化机构资金运作，提升运营效益，践行培训机构“诚信、高效、共赢”的企业文化。

2.适用范围

本制度适用于培训机构全体涉及采购付款业务的员工以及与本机构有采购业务往来的所有供应商。

3.基本原则

-透明公开原则：采购付款账期相关信息应向供应商清晰传达，确保信息对称。

-公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，依据采购合同和实际业务情况合理确定账期。

-风险可控原则：在保障供应商利益的同时，充分考虑机构资金状况和风险承受能力，合理安排付款。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

-负责与供应商洽谈采购合同，明确付款账期条款，并在合同中清晰注明。

-建立供应商付款账期台账，详细记录每笔采购业务的账期起始时间、到期时间等信息。

-及时将采购合同及账期信息传递给财务部门和相关业务部门。

2.财务部门

-依据采购合同和账期台账，制定付款计划，合理安排资金。

-对付款账期执行情况进行监控，及时发现潜在风险并向相关部门预警。

-负责与供应商进行付款结算，确保按时、准确支付款项。

3.审计部门

-定期对采购付款账期的执行情况进行审计，检查是否存在违规操作和异常情况。

-对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。

4.管理层

-审批重大采购合同的付款账期条款，确保符合机构整体战略和利益。

-协调各部门之间的工作，解决在采购付款账期管理过程中出现的重大问题。

三、管理流程

1.采购合同签订阶段

-采购人员与供应商就采购商品或服务的价格、质量、数量、交货期等条款进行谈判，同时明确付款账期。

-采购合同中应详细注明付款账期的具体计算方式、起始时间、到期时间以及逾期付款的违约责任等内容。

-采购合同签订后，采购人员应在24小时内将合同副本传递给财务部门和相关业务部门。

2.付款计划制定阶段

-财务部门收到采购合同后，根据合同约定的付款账期和机构的资金状况，制定详细的付款计划。

-付款计划应明确每笔款项的支付时间、金额，并与采购合同和账期台账进行核对，确保准确性。

-付款计划需经财务负责人审核后，提交给管理层审批。

3.付款执行阶段

-临近付款到期日，财务部门应提前通知相关业务部门确认采购商品或服务的验收情况。

-业务部门确认无误后，财务部门按照付款计划安排资金进行支付。

-支付完成后，财务部门应及时更新付款记录，并通知采购部门和供应商。

4.账期调整阶段

-如因特殊原因需要调整付款账期，采购部门应及时与供应商沟通协商，并签订补充协议。

-采购部门将补充协议传递给财务部门，财务部门相应调整付款计划和账期台账。

-账期调整情况需及时向管理层汇报。

四、权利与义务

1.供应商权利

-有权按照合同约定的付款账期收取款项。

-有权要求培训机构提供付款账期的相关信息，包括计算方式、到期时间等。

-如培训机构逾期付款，供应商有权按照合同约定收取违约金。

2.供应商义务

-按照合同约定的时间、质量、数量等要求提供商品或服务。

-及时向培训机构提供合法有效的发票等结算凭证。

-配合培训机构的审计和检查工作。

3.培训机构员工权利

-有权了解采购付款账期管理的相关制度和流程。

-对不合理的付款账期安排有权提出意见和建议。

4.培训机构员工义务

-严格遵守采购付款账期管理制度，履行各自职责。

-保守与采购付款账期相关的商业秘密。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-审计部门定期对采购付款账期的执行情况进行内部审计，检查合同签订、付款计划制定与执行、账期调整等环节是否符合制度要求。

-建立供应商反馈渠道，接受供应商对付款账期执行情况的监督和投诉。

-财务部门定期向管理层汇报付款账期的执行情况，包括按时付款比例、逾期付款情况等。

2.奖励机制

-对在采购付款账期管理工作中表现突出的员工，如严格执行制度、有效降低采购成本、维护良好供应商关系等，给予表彰和奖励。

-对于按时履行付款义务，维护机构良好信誉的部门，给予一定的绩效加分。

3.惩罚机制

-对违反采购付款账期管理制度的员工，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。

-因员工失误导致机构逾期付款