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企业数据合规核查与整改的十大要点
一、背景
二、数据合规工作的十大难点与解决方案
一、背景
在全球数据经济的大背景下，数据已经成为最重要的生产要素之一，也被称为“21世纪的石油”。以《网络安全法》、《数据安全法》、《个人信息保护法》三驾马车为基础各类数据保护条例日趋完善，数据合规市场的火爆程度更是达到了高峰。企业在利用数据实现经济效益的同时，数据往往存在被过度收集和不法利用的风险，对此企业应积极开展数据合规治理，降低违规和被处罚风险。
企业开展数据合规工作主要面临着三大现实需求：国家立法和政策导向强调数据合规，整体数据合规立法情况呈现出多、细、严的特点，这对企业自身合规提出更高的要求；数据合规相关司法案例层出、行政执法行动频发，企业面临严峻的外部监管压力；从企业自身发展出发，资本市场和投融资活动中愈发关注数据合规，企业如希望吸引外部资金以发展壮大也需完善自身数据合规情况。
二、数据合规工作的十大难点与解决方案
1.外部监管手续
1、网络安全审查手续
根据《网络安全审查办法》相关规定，企业数据处理活动影响或可能影响国家安全的，需要进行网络安全审查。
2、数据出境监管
包括数据出境安全评估、个人信息出境标准合同备案、个人信息保护认证。
依据《促进和规范数据跨境流动规定》，企业需根据数据出境业务场景、数据出境类型和数量判断适用的监管手续。
3、信息安全等级保护备案（等保）
针对公司运营的第二级以上信息系统，应当通过公安机关办理备案手续。
4、通信网络单元备案（通保）
根据《通信网络安全防护管理办法》，通信网络运行单位需对通信网络单元进行定级并备案。
5、重要数据目录备案
《数据安全法》规定国家建立数据分类分级保护制度，当前实践中要求企业需对处理的重要数据进行目录备案。
6、关键信息基础设施运营者认定
法律法规对关键信息基础设施运营者有额外要求，企业需注意监管部门的认定通知。
7、算法备案
涉及个性化推送等算法的企业需通过算法备案系统提交备案。
8、互联网信息服务安全评估
具有舆论属性或社会动员能力的服务需进行安全评估并提交安全评估报告。
9、移动互联网应用程序备案
APP和小程序在提供服务前需办理备案，以避免下架风险。
10、生成式人工智能（大语言模型）上线备案
依据《生成式人工智能服务管理暂行办法》等相关规定，具有舆论属性或社会动员能力的生成式人工智能服务需办理备案手续。
除上述主要监管手续外，企业还需考虑地方或行业特定要求，如年度汽车数据安全管理情况报送、数据安全风险评估报告等。此外，企业应关注是否收到过监管部门的整改通知或处罚，并确保整改措施得到执行。
2.组织架构设置
数据合规工作要求企业必须设立专门的团队或部门来负责相关事务。在回应监管部门关于企业内部数据合规措施的问询时，通常需要从人员配置、制度建设、具体措施等方面进行说明。
企业在设置数据合规组织架构时，需遵循《网络安全法》、《数据安全法》、《个人信息保护法》等相关法律法规的规定。不同行业如金融、工信等领域的特定管理办法，也对数据安全管理的组织机构和负责人有具体要求。企业还需考虑所在地区和行业的特殊规定。例如，上海通管局要求取得电信业务经营许可证的电信和互联网企业设立首席数据官，以负责数据安全等相关工作。
企业数据合规组织架构通常包括决策层、执行层和中间层。决策层如信息安全管理委员会，负责顶层决策和规划；执行层涵盖信息安全、研发、法务合规、人力资源等部门，具体推进数据合规工作；中间层则负责协调统筹，确保决策落实。在设置数据合规架构时，明确职责划分至关重要。企业需将现有的数据合规相关工作通过制度文件明确规划，以满足监管部门对组织架构和职责清晰度的要求。个人信息保护负责人的选任是组织架构设置中的一个关键点。根据《个人信息保护法》，个人信息保护负责人需承担相应法律责任，包括可能的罚款和任职限制。因此，企业内部并非所有人都愿意担任此职位。关于个人信息保护负责人的任职模式，虽无明确规定禁止兼职，但处理大量个人信息时推荐设置专职个人信息保护负责人，并且建议由企业内部人士担任，以确保对企业数据保护工作的熟悉度和有效协调。个人信息保护负责人的最佳人选应具备管理决策职责和专业知识。实践中，由法务合规部门的负责人或IT信息安全部门的负责人兼任个人信息保护负责人是常见做法。
在实际操作中，协调各部门对数据合规工作的接受度和参与度是一个挑战。通过虚拟组织形式的决策层来分配具体工作事项，可能是一种合适的解决方案。监管部门期望看到企业有一个完善的数据合规组织架构和清晰的职责划分，这有助于提高企业数据合规的透明度和监管的有效性。
3.内部制度制定
《网络安全法》、《数据安全法》、《个人信息保护法》等法律法规明确规定企业必须建立数据合规的内部管理制度和操作规程。企业未建立相关制度可能面临处罚。通常企业
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