公司公共会议室管理制度.docxVIP

公司公共会议室管理制度

一、管理制度概述

公司公共会议室作为员工日常沟通、会议及协作的重要场所，为提高会议室使用效率，确保会议顺利进行，特制定本制度。本制度旨在规范会议室的使用流程，明确使用规则，提升会议室管理水平，营造良好的办公环境。

二、会议室使用申请与审批

1.会议室使用需提前一天向行政部门提出申请，填写《会议室使用申请表》。

2.申请表需包含会议主题、参会人员、会议时间、预计时长、会议室类型等信息。

3.行政部门将根据会议室使用情况及申请优先级进行审批，并在一个工作日内给予回复。

4.申请被批准后，申请人需在会议开始前30分钟到达会议室，进行场地布置和设备调试。

5.如有特殊情况，会议室使用时间可进行临时调整，但需提前通知行政部门。

6.未经批准，任何个人或部门不得擅自使用会议室。

7.会议室使用申请记录将作为日后评估会议室使用效率和管理水平的依据。

三、会议室使用规范

1.会议室使用时间为工作日9:00至18:00，非工作时间及周末、节假日除外。

2.会议室内保持安静，避免大声喧哗，不影响其他部门及个人。

3.爱护会议室内的设施设备，使用后请归位，损坏或丢失需赔偿。

4.保持会议室卫生，不随意丢弃垃圾，离开时确保会议室整洁。

5.使用投影仪、音响等设备时，需遵守操作规程，确保安全。

6.会议期间，非与会人员请勿随意进入会议室，确保会议秩序。

7.如需在会议室进行午餐或茶歇，需提前向行政部门申请，并保持场地整洁。

8.会议结束后，申请人应及时清理会场，关闭灯光、空调等设备，确保会议室安全。

9.如有需要，会议室可临时调整为培训或活动场地，需提前申请并遵守相关规定。

10.任何违反本规范的行为，将受到相应的处罚。

四、会议室预订与取消

1.会议室预订应通过公司内部预订系统进行，确保预订信息的准确性和实时更新。

2.预订成功后，预订人将收到预订确认通知，包括会议时间、地点和预订详情。

3.如需取消预订，预订人应在会议开始前至少24小时通过预订系统提交取消申请。

4.若因特殊原因在规定时间内无法取消预订，预订人需提前与行政部门沟通，说明情况。

5.持续未使用的预订将被视为无效预订，行政部门有权收回该预订时段。

6.预订时段如未按时使用，且未提前通知行政部门，将被记录为违约，影响未来预订权限。

7.预订人需确保会议准时开始和结束，避免占用会议室时间过长。

8.行政部门将定期清理无效预订，确保会议室资源得到有效利用。

9.对于预订后频繁取消或更改预订时间的个人或部门，行政部门有权限制其预订权限。

10.预订和取消流程的遵守是每位员工应尽的责任，有助于维护良好的会议室使用秩序。

五、会议室使用记录与反馈

1.行政部门负责记录每次会议室的使用情况，包括预订时间、使用时长、参会人数等。

2.使用完毕后，会议室管理员需填写《会议室使用记录表》，并妥善保存。

3.如发现会议室设施设备损坏，使用人应及时向行政部门报告，以便及时维修。

4.每季度末，行政部门将汇总会议室使用情况，并向公司管理层汇报。

5.对会议室的使用情况进行统计分析，以评估会议室的使用效率和管理效果。

6.鼓励使用人对会议室的使用情况进行反馈，包括设施设备状况、环境卫生、服务态度等。

7.根据反馈意见，行政部门将不断优化会议室管理，提升服务质量。

8.使用人如有任何意见和建议，可通过公司内部沟通渠道向行政部门提出。

9.行政部门将定期对反馈意见进行处理，并及时向反馈人回复处理结果。

10.会议室使用记录和反馈信息作为公司内部管理的重要资料，将予以保密处理。

六、违规使用处罚措施

1.未经批准擅自使用会议室，或未按时取消预订，将视情节轻重给予警告或罚款。

2.频繁更改预订时间或频繁取消预订，影响其他部门使用，将限制其预订权限。

3.使用会议室时，若造成设施设备损坏，需照价赔偿，并承担维修费用。

4.在会议室吸烟、乱扔垃圾、损坏公物等行为，将给予警告，并承担相应赔偿责任。

5.未经许可，非与会人员进入会议室，干扰会议进行，将予以警告，并要求其立即离开。

6.会议期间，若使用人未按时到达或未按时结束会议，将记录在案，并影响其后续预订。

7.对违反会议室使用规定的个人或部门，公司将进行内部通报，并作为考核依据。

8.严重违规行为，如故意损坏设施设备或造成恶劣影响，将移交公司法务部门处理。

9.受到处罚的个人或部门，将根据违规程度，在一定期限内不得使用会议室。

10.以上处罚措施旨在维护会议室的正常使用秩序，保障公司内部会议的顺利进行。

七、培训与指导

1.行政部门将定期对会议室管理员进行培训，提升其管理和服务水平。

2.新员工入职时，将安排会议室使用培训，确保员工了解会议室的相关规定和