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会议室桌椅管理制度

一、制度背景

为规范公司会议室使用，提高会议室使用效率，确保会议秩序，特制定本会议室桌椅管理制度。本制度适用于公司所有会议室及其桌椅的使用和管理。通过合理规划、科学使用，旨在营造一个舒适、高效的会议环境。

二、管理制度内容

1.会议室预约：员工需通过公司内部预约系统提前预约会议室，预约时需填写会议主题、参会人数、预计开始和结束时间等信息。

2.桌椅分配：根据预约信息，会议室管理员负责提前将所需数量的桌椅安排到位，确保会议当天桌椅充足。

3.使用规范：使用会议室时，请爱护桌椅，不得随意搬动、损坏或涂鸦。

4.保洁责任：会议结束后，参会人员需自行清理桌面垃圾，保持会议室整洁。

5.桌椅维护：定期检查会议室桌椅，发现损坏及时报修，确保桌椅完好无损。

6.节约使用：合理安排会议时间和人数，避免空置或过度使用会议室。

7.使用记录：会议室管理员需记录每次会议的使用情况，包括会议室编号、使用时间、参会人员等。

8.信息公示：将会议室预约流程、管理制度等公示于显眼位置，方便员工查阅。

9.考核与奖惩：定期对会议室使用情况进行考核，对遵守制度、爱护公物的人员给予表扬和奖励；对违反制度、损坏公物的人员进行处罚。

10.修订与更新：根据公司实际情况和需求，适时修订和完善本制度。

三、预约流程

1.预约系统登录：员工需通过公司内部预约系统进行登录，确保个人信息准确无误。

2.选择会议室：根据会议需求和会议室使用情况，选择合适的会议室进行预约。

3.输入会议信息：在预约系统中填写会议主题、参会人数、预计开始和结束时间等详细信息。

4.提交预约申请：完成信息填写后，提交预约申请，系统将进行审核。

5.审核与确认：会议室管理员在收到预约申请后，将进行审核，确认会议室可用性。

6.预约成功：若预约通过，系统将显示预约成功，并生成预约编号。

7.预约变更：如需变更预约时间或人数，员工可在预约系统中进行修改，并重新提交审核。

8.预约取消：如会议取消，员工需在预约系统中取消预约，以便会议室管理员进行资源调整。

9.预约通知：预约成功后，系统将自动发送通知至员工邮箱，确认预约信息。

10.预约查询：员工可随时登录预约系统查询会议预约状态，确保信息透明。

四、使用规范

1.会议室使用前，需检查桌椅是否完好，如有损坏应立即报告相关部门。

2.会议室内的桌椅不得随意搬离原位，如需调整应根据会议需求进行，并确保不影响其他会议使用。

3.会议期间，请保持桌面整洁，不得在桌椅上放置与会议无关的物品。

4.使用投影仪、音响等设备时，应按照操作指南正确使用，避免损坏。

5.会议结束后，请关闭所有电子设备，确保会议室内的电源、空调等设施处于关闭状态。

6.会议室内的食品和饮料应使用指定的容器，不得随意丢弃包装物，保持会议室环境清洁。

7.如需在会议室进行展示或演示，请提前告知会议室管理员，确保相关设施准备就绪。

8.不得在会议室进行与会议无关的活动，如私人聚会、休闲娱乐等。

9.会议室内的通讯设备应保持静音或振动模式，以免打扰他人。

10.如发现会议室设施有任何异常，应立即通知相关部门进行维修或更换。

五、保洁责任

1.会议结束后，所有参会人员应负责清理个人产生的垃圾，包括纸屑、饮料瓶、食品包装等。

2.将垃圾放入指定的垃圾桶内，不得随意丢弃在会议室或其他区域。

3.如有需要，可使用会议室内的清洁工具，如垃圾袋、扫把等，进行简单清理。

4.清理桌面时，应将物品归位，恢复桌椅至正常使用状态。

5.如会议过程中产生特殊垃圾，如液体泄漏等，应立即用吸水材料清理，并通知管理员。

6.保洁工作完成后，应确保会议室无异味，通风良好。

7.如保洁工作未达到标准，会议室管理员有权要求重新清理。

8.定期检查会议室的清洁状况，如有必要，可安排专业清洁人员进行深度清洁。

9.保洁责任应明确到个人或团队，确保责任到人，提高保洁效率。

10.对于未能履行保洁责任的情况，将根据公司相关规定进行相应的处理。

六、桌椅维护

1.定期检查会议室桌椅，包括椅子、桌子、文件柜等，确保其结构完整，无破损。

2.如发现桌椅部件松动或损坏，应及时报告给设施管理部门，不得自行修复。

3.对于可移动的桌椅，应避免在重压下使用，以防结构变形。

4.会议室内的桌椅不得用于悬挂重物或作为攀爬工具，以免造成损坏。

5.使用会议时，应避免在桌椅上划痕或涂鸦，保持其表面整洁。

6.避免将热源直接放置在桌椅上，以防烫伤或变形。

7.食品和饮料应避免直接接触桌椅表面，以防污渍和腐蚀。

8.使用桌椅时，应避免剧烈的摇晃或撞击，以免影响其稳定性。

9.对于长期未使用的桌椅，应定期检查并轻柔地摇动，防止部件生锈或卡住。

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