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会议工作室社团管理制度

一、社团概述

会议工作室社团，以下简称“社团”，是一个旨在培养会员在会议策划、组织、执行等方面的专业能力的社团。社团以“提升自我，服务他人”为宗旨，致力于为校内外的各类会议提供高质量的服务。本制度旨在规范社团的管理，确保社团工作的顺利进行。

二、组织架构与职责

社团的组织架构分为以下几个层级：

1.社团指导委员会：负责社团的整体规划、决策和监督，由校内外专家和社团核心成员组成。

2.会长：社团的最高领导者，负责社团的日常运营和管理，协调各部门工作。

3.副会长：协助会长工作，分管社团的某一方面，如活动策划、财务管理等。

4.部门负责人：负责各职能部门的具体工作，如活动部、宣传部、人力资源部等。

5.部门成员：在部门负责人的带领下，参与部门的具体工作，共同完成社团任务。

各部门职责具体如下：

-活动部：负责策划、组织和执行各类会议活动，包括前期筹备、现场执行和后期总结。

-宣传部：负责社团形象宣传、活动推广和媒体联络，提高社团知名度。

-人力资源部：负责社团成员的招募、培训和管理，确保社团人力资源的合理配置。

-财务部：负责社团的财务收支管理，确保财务状况的透明和合规。

-技术支持部：负责会议所需的设备和技术支持，保障会议顺利进行。

三、会员管理制度

社团会员分为普通会员和荣誉会员两类。

1.普通会员资格：

-凡对会议策划和组织有兴趣，认同社团宗旨的个人，均可申请成为普通会员。

-申请人需提交个人简历、参加社团活动的意愿书，并经社团审核通过。

2.荣誉会员资格：

-在社团活动中表现突出，对社团有重大贡献的个人，可被评选为荣誉会员。

-荣誉会员享有普通会员的所有权利，并额外获得社团颁发的荣誉证书。

会员权利与义务：

-权利：

-参加社团组织的各类活动。

-享有社团提供的培训和交流机会。

-对社团工作提出意见和建议。

-荣誉会员享有社团特别活动邀请资格。

-义务：

-遵守社团章程和规章制度。

-积极参与社团活动，为社团发展贡献力量。

-维护社团形象，不得损害社团利益。

-按时缴纳会费，支持社团财务。

会员管理制度：

-会员入会需填写入会申请表，并经社团审核通过。

-会员如有违反社团章程或规章制度的行为，将受到相应处罚，包括警告、停权直至除名。

-会员如需退会，应提前向社团提交书面申请，经批准后办理退会手续。

-社团定期举行会员大会，讨论社团发展大事，会员有参加和发言的权利。

四、活动策划与执行规范

活动策划与执行是社团工作的核心环节，以下为相关规范：

1.活动策划：

-活动策划应围绕社团宗旨，结合会员需求和校园活动特点，制定明确的活动目标。

-策划人需在活动前一个月提交活动策划书，内容包括活动主题、目标、时间、地点、预算、预期效果等。

-策划书需经社团指导委员会审核批准后方可执行。

2.活动筹备：

-活动筹备阶段，各部门需明确分工，确保各项准备工作落实到位。

-活动部负责协调资源，确保场地、设备、物资等满足活动需求。

-宣传部负责活动宣传，包括线上线下推广，提高活动知名度。

-人力资源部负责招募志愿者和工作人员，协助活动顺利进行。

3.活动执行：

-活动当天，各部门负责人需亲自到场，监督活动流程，确保活动按计划进行。

-活动执行过程中，如遇突发状况，各部门需迅速响应，及时调整方案。

-技术支持部负责活动现场的设备调试和维护，确保技术支持。

4.活动总结：

-活动结束后，活动部需组织撰写活动总结报告，分析活动成效和不足。

-总结报告需在活动结束后一周内提交给指导委员会。

-指导委员会根据总结报告对活动进行评估，并提出改进建议。

5.活动评估：

-活动结束后，社团将对活动进行评估，包括活动效果、会员满意度、资源利用率等。

-评估结果将作为改进未来活动的重要依据。

五、财务管理与审计

财务管理是社团运营的重要保障，以下为财务管理与审计的相关规定：

1.财务制度：

-社团设立独立的财务账户，所有财务活动均需通过该账户进行。

-财务收入包括会费、赞助、活动收入等，支出用于活动组织、会员培训、设备购置等。

-财务管理遵循透明、公开、合法的原则。

2.财务报销：

-会员和工作人员在社团活动中的合理支出，需提供正规发票或收据，填写报销单。

-报销单需经部门负责人审核，再由财务部审批后进行报销。

-财务报销需在活动结束后一个月内完成。

3.财务记录：

-财务部需详细记录每一笔收入和支出，确保账目清晰。

-财务记录包括现金日记账、银行存款日记账、总账和明细账。

4.财务审计：

-社团每年至少进行一次财务审计，由外部审计机构或内部指定人员进行。

-审计内容包括财务报表的准确性、财务活动的合规性、财务管理的