校区学员档案管理制度(3篇).docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强校区学员档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高档案管理的科学化、规范化水平，根据国家有关档案管理的法律法规，结合校区实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于校区内所有学员的档案管理，包括入学档案、学籍档案、毕业档案等。

第三条学员档案管理应遵循以下原则：

（一）真实性原则：档案资料必须真实、准确，不得伪造、篡改；

（二）完整性原则：档案资料应全面、系统，确保学员在校期间的各项信息完整；

（三）安全性原则：确保档案资料的安全，防止档案丢失、损坏、泄密；

（四）规范管理原则：严格按照国家档案管理的相关法规和标准进行管理。

第二章档案收集与整理

第四条学员档案的收集应包括以下内容：

（一）入学档案：包括入学登记表、身份证复印件、学历证明、体检报告等；

（二）学籍档案：包括学籍卡、成绩单、课程表、考试试卷、论文等；

（三）毕业档案：包括毕业证书、学位证书、就业推荐表、奖惩记录等。

第五条档案收集要求：

（一）入学时，学员需提交完整、真实的档案资料；

（二）学籍档案在学员在校期间应定期更新，包括课程成绩、奖惩情况等；

（三）毕业档案在学员毕业时，由教务处负责收集整理。

第六条档案整理要求：

（一）按照档案类别进行分类整理，确保档案资料有序；

（二）每份档案资料应注明编号、日期、页码等信息；

（三）档案资料应使用统一规格的档案盒，保持整洁、美观。

第三章档案保管与利用

第七条档案保管要求：

（一）档案室应设置在安全、干燥、通风的环境中，避免阳光直射；

（二）档案柜应加锁，钥匙由专人保管；

（三）档案资料应按照类别存放，便于查找；

（四）定期对档案进行消毒、防潮、防虫处理。

第八条档案利用要求：

（一）学员本人需查阅档案时，应向教务处提出申请，经批准后方可查阅；

（二）非学员本人查阅档案时，需提供相关证明，经教务处审核批准后方可查阅；

（三）查阅档案时，应遵守档案室规定，不得擅自涂改、损坏档案资料；

（四）档案资料不得外借，特殊情况需借阅时，应办理借阅手续，并在规定时间内归还。

第四章档案销毁与转移

第九条档案销毁要求：

（一）档案资料达到保管期限，且无保存价值的，可予以销毁；

（二）销毁档案前，应编制销毁清单，经相关领导审批后，由专人监督销毁；

（三）销毁档案时，应采取安全、环保的方式，确保不造成环境污染。

第十条档案转移要求：

（一）学员毕业或转学时，其档案资料应按照规定程序转移至相关单位；

（二）档案转移过程中，应确保档案资料完整、安全，不得遗失、损坏；

（三）档案转移完成后，应由接收单位出具接收证明，并妥善保管。

第五章责任与奖惩

第十一条档案管理人员应严格遵守本制度，认真履行职责，确保档案资料的真实性、完整性和安全性。

第十二条对违反本制度，造成档案资料遗失、损坏、泄密的，应追究相关人员的责任，并根据情节轻重给予相应的处罚。

第十三条对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。

第六章附则

第十四条本制度由校区教务处负责解释。

第十五条本制度自发布之日起施行。

（注：以上内容为示例，实际制定时需根据校区具体情况调整。）

第2篇

第一章总则

第一条为加强校区学员档案管理工作，确保学员档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合校区实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于校区内所有学员的档案管理，包括入学档案、学习档案、毕业档案等。

第三条学员档案是学员在校期间学习、生活、工作情况的记录，是学校教学、管理、科研、评估等工作的重要依据。

第四条学员档案管理工作应遵循以下原则：

（一）真实性原则：档案内容必须真实反映学员在校期间的学习、生活、工作等情况。

（二）完整性原则：档案内容应全面、系统，不得遗漏。

（三）安全性原则：采取有效措施，确保档案的物理安全和信息安全。

（四）保密性原则：严格保护学员的隐私，未经本人同意，不得对外提供档案信息。

（五）便捷性原则：提高档案管理的效率，方便学员查询和使用。

第二章档案分类与内容

第五条学员档案分为以下类别：

（一）入学档案：包括录取通知书、身份证复印件、学历证明、体检报告等。

（二）学习档案：包括课程成绩单、作业、论文、考试试卷、实习报告等。

（三）奖惩档案：包括奖学金、助学金、荣誉称号、处分决定等。

（四）毕业档案：包括毕业证书、学位证书、就业协议书等。

第六条学员档案具体内容包括：

（一）基本信息：姓名、性别、民族、出生日期、身份证号码、联系方式等。

（二）学习经历：入学时间、专业、班级、学号、课程成绩、毕业时间等。

（三）奖惩情况：奖学金、助学金、荣誉称号、处分决定等。

（四）就业情况：就业单位、岗位、就业时间等。

（五）其他相关材料：照