文件管理制度编号(3篇).docx

第1篇

第一章总则

第一条为加强公司文件管理，确保文件的安全、准确、高效流转，提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件的管理，包括纸质文件、电子文件、声像文件等。

第三条文件管理应遵循以下原则：

1.安全原则：确保文件在制作、存储、使用、销毁等环节的安全，防止文件丢失、损坏、泄露。

2.准确原则：确保文件内容真实、准确、完整，符合国家法律法规和公司规章制度。

3.高效原则：简化文件流转程序，提高文件处理效率。

4.规范原则：建立健全文件管理制度，规范文件管理行为。

第二章文件分类与编号

第四条文件分类：

1.按文件性质分类：分为行政管理文件、业务管理文件、技术文件、合同文件、财务文件、人力资源文件等。

2.按文件来源分类：分为内部文件、外部文件。

3.按文件密级分类：分为秘密文件、内部文件、公开文件。

第五条文件编号：

1.文件编号由文件类别、年份、顺序号组成，格式如下：XX企字〔年份〕第X号。

2.行政管理文件编号：XX企字〔年份〕第X号。

3.业务管理文件编号：XX企字〔年份〕第X号。

4.技术文件编号：XX企字〔年份〕第X号。

5.合同文件编号：XX企字〔年份〕第X号。

6.财务文件编号：XX企字〔年份〕第X号。

7.人力资源文件编号：XX企字〔年份〕第X号。

第三章文件制作与审核

第六条文件制作：

1.文件制作应遵循以下要求：

a.文件内容应真实、准确、完整；

b.文件格式应符合国家规定；

c.文件标题应简洁明了；

d.文件内容应条理清晰，层次分明；

e.文件应经相关人员审核、批准。

2.文件制作应由具备相应资质的人员负责。

第七条文件审核：

1.文件审核应遵循以下要求：

a.审核文件内容是否符合国家法律法规和公司规章制度；

b.审核文件格式是否符合国家规定；

c.审核文件内容是否真实、准确、完整；

d.审核文件是否经过相关人员审核、批准。

2.文件审核应由具备相应资质的人员负责。

第四章文件存储与使用

第八条文件存储：

1.文件存储应遵循以下要求：

a.文件应按照分类、编号、密级等进行分类存放；

b.文件应存放于安全、通风、防潮、防尘、防盗的场所；

c.文件存放应便于查找、使用。

2.文件存储分为以下几种形式：

a.纸质文件存储：按照分类、编号、密级等进行分类存放，并定期检查；

b.电子文件存储：按照分类、编号、密级等进行分类存放，并定期备份；

c.声像文件存储：按照分类、编号、密级等进行分类存放，并定期检查。

第九条文件使用：

1.文件使用应遵循以下要求：

a.文件使用应按照文件密级和规定范围进行；

b.文件使用时应注意保密，防止文件泄露；

c.文件使用后应及时归还，不得擅自留存、复制、转发。

2.文件使用应经相关人员批准。

第五章文件销毁

第十条文件销毁：

1.文件销毁应遵循以下要求：

a.文件销毁前应进行清点、核对，确保文件完整；

b.文件销毁应采用安全、环保的方式进行；

c.文件销毁后应做好记录，并存档备查。

2.文件销毁分为以下几种形式：

a.纸质文件销毁：按照分类、编号、密级等进行分类销毁；

b.电子文件销毁：按照分类、编号、密级等进行分类销毁，并做好备份；

c.声像文件销毁：按照分类、编号、密级等进行分类销毁。

第六章文件管理责任

第十一条文件管理责任：

1.公司各部门负责人对本部门文件管理负总责；

2.文件管理人员负责文件的制作、审核、存储、使用、销毁等工作；

3.公司全体员工应遵守文件管理制度，积极配合文件管理工作。

第七章附则

第十二条本制度由公司办公室负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。

[注：本制度编号为XX企字〔2021〕001号，请各部门认真贯彻执行。]

第2篇

一、总则

为加强公司文件管理，确保文件的安全、完整、有效，提高工作效率，特制定本制度。本制度适用于公司所有文件，包括纸质文件、电子文件、声像文件等。

二、文件分类

1.按文件来源分类：

（1）内部文件：公司内部产生的文件，如公司规章制度、会议纪要、工作计划等；

（2）外部文件：公司收到的外部单位或个人提供的文件，如合同、协议、通知等。

2.按文件性质分类：

（1）规范性文件：具有强制性的文件，如法律法规、行业标准、公司规章制度等；

（2）指导性文件：具有指导意义的文件，如工作计划、指导意见等；

（3）事务性文件：处理日常事务的