档案数字化加工管理制度.doc

档案数字化加工管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范档案馆档案数字化加工工作流程，提高档案数字化加工质量和效率，确保档案信息的安全与完整，更好地满足社会对档案资源利用的需求，同时提升档案馆的运营效益，践行本馆“以精准服务传承历史记忆，用创新理念推动档案发展”的企业文化与经营理念。

2.适用范围

本制度适用于档案馆内参与档案数字化加工的全体员工以及委托外部合作机构进行数字化加工的相关活动。

3.基本原则

-真实性原则：数字化加工过程必须确保档案内容的真实性，不得篡改、伪造档案信息。

-完整性原则：保证档案数字化加工的完整性，涵盖档案的所有页面、信息，不遗漏重要内容。

-安全性原则：高度重视档案信息安全，采取有效措施防止档案信息的泄露、丢失和损坏。

-高效性原则：在保证质量的前提下，优化加工流程，提高数字化加工效率，以提升档案馆整体运营效益。

二、组织架构与职责划分

1.数字化加工领导小组

-组成：由档案馆馆长担任组长，各部门负责人为成员。

-职责：全面领导档案数字化加工工作，制定数字化加工工作的战略规划和重大决策；协调馆内各部门之间在数字化加工过程中的工作关系；负责审核数字化加工项目的预算、计划和成果验收。

2.数字化加工部门

-部门职责：负责档案数字化加工项目的具体组织实施，制定详细的加工计划和操作规程；组织人员进行档案整理、扫描、图像处理、数据挂接等工作；对数字化加工过程进行质量监控和进度管理；负责与其他部门沟通协调，确保数字化加工工作顺利进行。

-岗位设置与职责

-项目负责人：负责整个数字化加工项目的统筹安排，制定项目计划和目标，协调人员和资源，监督项目进度和质量，及时解决项目中出现的问题。

-档案整理人员：对纸质档案进行整理、编号、编目等工作，确保档案的完整性和准确性，为后续的扫描工作做好准备。

-扫描人员：按照规定的扫描参数和操作规范，对档案进行扫描，保证扫描图像的清晰、完整和准确。

-图像处理人员：对扫描图像进行去噪、纠偏、裁剪、格式转换等处理，提高图像质量，使其符合存储和利用要求。

-数据录入与挂接人员：将档案目录信息准确录入数据库，并将图像数据与目录数据进行正确挂接，确保档案信息的关联性和可检索性。

-质量检查人员：对档案数字化加工的各个环节进行质量检查，包括档案整理、扫描图像、图像处理、数据录入等，发现问题及时反馈并督促整改。

3.技术支持部门

-职责：负责提供数字化加工所需的技术支持和设备维护，保障加工过程中软硬件系统的正常运行；制定和更新数字化加工相关的技术标准和规范；对数字化加工人员进行技术培训和指导。

4.信息安全部门

-职责：制定和执行档案数字化加工过程中的信息安全管理制度，对加工场地、设备、网络等进行安全管理和监控；对参与数字化加工的人员进行信息安全培训和教育；负责处理信息安全事件，保障档案信息的安全。

三、管理流程

1.项目规划阶段

-需求调研：由数字化加工部门与档案利用部门沟通，了解档案利用需求，确定数字化加工的档案范围、重点和预期目标。

-方案制定：数字化加工部门根据需求调研结果，制定档案数字化加工项目方案，包括项目概述、加工流程、技术标准、人员安排、时间进度、质量控制、预算等内容。

-方案审核：项目方案提交数字化加工领导小组审核，经批准后作为项目实施的依据。

2.加工准备阶段

-人员培训：技术支持部门和信息安全部门对参与数字化加工的人员进行技术培训和信息安全培训，使其熟悉加工流程、技术标准和安全要求。

-设备与场地准备：技术支持部门配备所需的扫描设备、计算机、存储设备等，并确保设备正常运行；安排专门的数字化加工场地，保证场地环境符合加工要求。

-档案交接：档案管理部门将需要数字化加工的档案移交给数字化加工部门，双方办理交接手续，明确档案数量、种类、保管状况等信息。

3.数字化加工阶段

-档案整理：档案整理人员按照既定标准对档案进行整理，包括拆除装订、分类编号、编制目录等工作，形成有序的档案整理成果。

-扫描：扫描人员依据技术标准，选择合适的扫描设备和参数，对档案进行逐页扫描，生成清晰的图像文件。

-图像处理：图像处理人员对扫描图像进行去噪、纠偏、裁剪等处理，将图像文件转换为规定的格式，并进行图像质量检查。

-数据录入与挂接：数据录入人员将档案目录信息准确录入数据库，数据挂接人员将图像数据与目录数据进行正确关联，建立档案信息的数字化检索体系。

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