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档案出库入库登记制度

一、总则

1.目的

为加强本档案馆档案管理的规范性、准确性和安全性，确保档案资料有序流转与有效利用，特制定本档案出库入库登记制度。本制度旨在明确档案出入库的操作流程、责任界定以及信息记录要求，保障档案资源能更好地服务于客户，同时维护档案馆的正常运营秩序。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工以及因合理需求需使用档案的顾客。

3.企业文化与经营理念体现

本档案馆秉持“精准、高效、诚信、负责”的企业文化。在档案出库入库登记过程中，要以精准的态度记录每一个环节的信息，高效地完成出入库操作，对顾客保持诚信，对档案管理工作高度负责。经营理念强调“以客户需求为导向，以优质服务为核心”，在制度执行过程中，要充分考虑客户获取档案的便捷性与准确性，确保档案服务质量。

4.遵循原则

档案出库入库登记应遵循真实性、完整性、及时性原则。真实性要求所登记信息与档案实际出入库情况完全相符；完整性要求登记内容涵盖档案出入库涉及的关键要素；及时性要求在档案实际出入库后迅速完成登记工作。

二、组织架构与职责划分

1.管理层

馆长负责对档案出库入库登记制度的整体指导与监督，确保制度符合档案馆整体运营战略和安全要求。定期审查登记工作的执行情况，对重大问题进行决策。

副馆长协助馆长工作，具体协调各部门在档案出入库登记工作中的协作，处理登记过程中的突发问题，向馆长汇报工作进展。

2.档案管理部门

档案管理员负责档案出库入库的具体登记操作。准确记录档案的基本信息、出入库时间、去向、用途等详细内容。对所登记信息的准确性和完整性负责，定期对登记记录进行整理和归档。

档案审核员对档案出库入库登记信息进行审核，确保登记信息符合制度要求，与实际情况一致。有权对存在疑问的登记内容要求管理员核实修改，保障登记信息的质量。

3.客户服务部门

客服人员负责接待顾客的档案借阅、归还等需求。协助顾客办理相关手续，引导顾客按照规定流程操作，及时将顾客需求反馈给档案管理部门，并跟进档案出库入库情况，向顾客反馈进度。

4.技术支持部门

技术人员负责维护档案登记系统的正常运行，确保登记信息的安全存储与便捷查询。及时处理系统故障，对登记系统进行升级优化，满足档案管理工作不断发展的需求。

三、管理流程

1.档案入库登记流程

接收档案时，档案管理员首先核对档案来源单位或个人提供的档案清单，检查档案的数量、完整性以及外观状况。

对档案进行分类编号，依据档案馆既定的分类方案确定档案所属类别和编号。在档案显著位置粘贴编号标识。

通过档案登记系统录入档案基本信息，包括名称、来源、形成时间、保管期限、密级等内容。同时上传档案清单及相关说明文件的电子副本。

将档案放置到指定的存储位置，并在登记系统中记录存储位置信息。

档案审核员对录入的登记信息进行审核，审核通过后，登记信息正式生效并进入档案管理数据库。

2.档案出库登记流程

顾客提出档案借阅申请时，客服人员详细记录顾客信息，包括姓名、单位、联系方式、申请借阅档案的名称及编号等内容。引导顾客填写《档案借阅申请表》，明确借阅目的、预计归还时间等信息。

客服人员将借阅申请提交给档案管理部门，档案管理员根据申请信息查询档案存储位置，取出档案。

在档案登记系统中记录档案出库信息，包括出库时间、借阅人、借阅用途、预计归还时间等。打印《档案出库单》，请借阅人签字确认。

将档案移交给客服人员，由客服人员转交给顾客。同时告知顾客档案借阅的相关规定和注意事项。

3.档案归还登记流程

顾客归还档案时，客服人员检查档案的完整性和外观状况，确认是否有损坏、遗失等情况。

档案管理员将归还的档案重新放置到原存储位置，并在档案登记系统中记录归还时间。

如发现档案有损坏或遗失情况，按照相关规定进行处理。同时在登记系统中详细记录处理情况。

档案审核员对档案归还登记信息进行审核，确保登记信息准确无误。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

权利：

有权按照规定流程获取工作所需的档案信息，以完成本职工作任务。

对档案出库入库登记制度的执行情况提出意见和建议，参与制度的优化完善。

义务：

严格遵守档案出库入库登记制度，按照规定流程操作，确保登记信息准确、及时、完整。

不得擅自篡改、删除登记信息，保护档案登记数据的安全性和保密性。

发现登记异常情况及时向上级汇报，并配合调查处理。

2.顾客权利与义务

权利：

有权依据合法需求申请借阅档案，并在规定时间内使用档案。

对档案出库入库过程中的服务质量进行监督，提出合理的改进意见。

义务：

如实填写档案借阅申请信息，明确借阅目的和归还时间。

按照规定妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复制、涂改档案内容。

按时归还档案，如有损坏或遗失按照规定承担相应责任。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

内部监督：档案管理部门定