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档案防尘罩使用规范制度

一、总则

1.目的

为了确保档案的长期保存和质量维护，规范档案防尘罩的使用，特制定本制度。本制度旨在通过科学合理地使用档案防尘罩，减少灰尘、杂质等对档案的侵蚀，延长档案的使用寿命，同时提升档案馆整体管理水平和服务质量。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工在日常档案管理工作中对档案防尘罩的使用，以及涉及档案查阅等活动的顾客在相关区域对档案防尘罩的接触和使用情况。

3.企业文化与经营理念体现

本制度秉持档案馆“守护历史记忆，服务社会大众”的经营理念。通过规范档案防尘罩的使用，体现对档案这一珍贵历史资料的尊重与保护，践行企业文化中对历史传承和社会责任的担当。在制度执行过程中，强调员工以服务顾客为导向，为顾客提供优质的档案查阅环境，保障档案的安全与完整。

二、组织架构与职责划分

1.管理部门

档案馆设立专门的档案维护管理部门，负责档案防尘罩使用规范的整体管理和监督工作。该部门承担制定档案防尘罩的采购计划、使用标准和维护方案等职责，确保档案防尘罩的使用符合档案馆的整体管理要求。

2.采购部门

采购部门负责档案防尘罩的采购工作。根据档案维护管理部门提供的采购计划，选择符合质量标准的档案防尘罩供应商，确保所采购的防尘罩质量可靠、规格合适，满足档案馆档案保护的实际需求。

3.档案管理部门

档案管理部门的员工是档案防尘罩的直接使用者。他们负责在日常档案管理工作中按照规定正确使用档案防尘罩，对所管理区域的档案防尘罩进行定期检查和维护，及时反馈防尘罩的损坏、缺失等情况。

4.顾客

顾客在档案馆查阅档案时，应遵守档案馆关于档案防尘罩使用的相关规定，在工作人员的指导下正确接触和使用档案防尘罩，不得随意损坏或丢弃防尘罩。

三、管理流程

1.采购流程

-档案维护管理部门根据档案馆档案数量、存放区域等实际情况，结合档案防尘罩的使用周期和损耗情况，制定年度采购计划。

-采购计划提交给采购部门后，采购部门进行市场调研，筛选出符合质量和价格要求的供应商。

-采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确产品规格、数量、价格、交货时间等条款。

-档案防尘罩到货后，采购部门会同档案维护管理部门进行验收，检查产品质量、规格是否符合要求，数量是否准确。验收合格后办理入库手续。

2.发放流程

-档案管理部门根据工作需要，填写档案防尘罩领用申请表，注明领用数量、领用区域等信息。

-申请表经部门负责人审批后，到仓库领取档案防尘罩。仓库管理人员按照申请表发放相应数量的防尘罩，并做好发放记录。

3.使用流程

-档案管理部门员工在整理、存放档案时，应先将档案放置在指定位置，然后将档案防尘罩正确覆盖在档案上，确保档案完全被防尘罩包裹。

-在档案查阅区域，顾客在工作人员的协助下，在查阅档案前将防尘罩移除并放置在指定位置，查阅结束后及时将防尘罩重新覆盖在档案上。

-员工在日常工作中要注意观察档案防尘罩的使用情况，如发现防尘罩有破损、脏污等情况，应及时进行更换或清洁。

4.维护与更新流程

-档案管理部门定期对档案防尘罩进行检查，一般每周进行一次小检查，每月进行一次全面检查。检查内容包括防尘罩的完整性、清洁程度等。

-对于脏污的档案防尘罩，按照规定的清洁方法进行清洗。清洗后晾干，确保完全干燥后再投入使用。

-对于破损无法修复的档案防尘罩，应及时进行报废处理，并填写报废申请表，经相关部门审批后，从仓库领取新的防尘罩进行更换。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利

-员工有权要求采购部门提供符合质量标准的档案防尘罩，以保障档案管理工作的顺利进行。

-在档案防尘罩使用过程中遇到问题或困难时，员工有权向档案维护管理部门寻求技术支持和解决方案。

-义务

-员工必须严格按照本制度规定的使用流程和方法正确使用档案防尘罩，不得随意违规操作。

-对所负责区域的档案防尘罩进行日常检查和维护，及时发现并报告防尘罩的损坏、缺失等情况。

-积极参与关于档案防尘罩使用和维护的培训，不断提高自身的操作技能和保护意识。

2.顾客权利与义务

-权利

-顾客有权在查阅档案时，要求工作人员提供干净、完好的档案防尘罩，以确保档案查阅环境符合要求。

-对档案防尘罩的使用有疑问时，顾客有权向工作人员咨询，获得详细的解释和指导。

-义务

-顾客在档案馆查阅档案期间，应遵守档案馆关于档案防尘罩使用的规定，不得故意损坏档案防尘罩。

-查阅结束后，顾客应按照工作人员的指示，将档案防尘罩正确覆盖在档案上，保