房地产销售公司合同备案管理规定​.doc

房地产销售公司合同备案管理规定?

一、总则

1.目的

本规定旨在规范房地产销售公司销售合同备案管理工作，确保合同的合法性、有效性和完整性，保障公司与客户的合法权益，维护公司正常运营秩序，提升运营效益，同时体现公司以客户为中心、诚信经营的企业文化和经营理念。

2.适用范围

本规定适用于房地产销售公司全体员工以及涉及销售合同备案相关事宜的客户。

3.原则

-合法性原则：合同备案工作必须符合国家法律法规及相关政策要求。

-真实性原则：备案信息应真实、准确，如实反映合同签订情况。

-及时性原则：按照规定的时间节点完成合同备案工作，避免因延误导致的风险。

-保密性原则：对合同备案过程中涉及的公司商业机密和客户隐私严格保密。

二、组织架构与职责划分

1.销售部门

-负责销售合同的初步拟定与洽谈，确保合同条款符合公司销售政策和客户需求。

-收集客户备案所需资料，如客户身份证明、购房资格证明等，并进行初步审核。

-将审核通过的合同及资料提交给备案管理部门。

2.备案管理部门

-作为合同备案工作的核心部门，负责对销售部门提交的合同及资料进行全面审核。

-按照相关规定和流程，在规定时间内完成合同的网上备案操作，并及时跟踪备案进度。

-对备案过程中出现的问题及时与销售部门、客户或相关政府部门沟通协调解决。

-整理、归档备案合同及相关资料，建立合同备案档案库，方便查询与管理。

3.法务部门

-对销售合同的条款进行合法性审查，确保合同内容不违反法律法规，规避法律风险。

-在合同备案过程中，为备案管理部门和销售部门提供法律咨询和支持，处理涉及法律问题的备案事项。

4.财务部门

-负责核对销售合同中的款项信息，确保合同金额、付款方式等准确无误，保障公司的财务利益。

-协助备案管理部门确认客户是否按照合同约定支付款项，对于未按时付款的情况及时反馈，以便采取相应措施。

三、管理流程

1.合同拟定与洽谈阶段

-销售代表与客户就房屋销售事宜进行洽谈，明确客户需求和意向房屋信息。

-根据公司销售政策和客户需求，销售代表拟定销售合同初稿，经销售经理审核后与客户进一步沟通确认合同条款。

-在合同拟定过程中，销售代表应向客户详细解释合同条款，确保客户理解并同意相关内容。

2.资料收集与初审阶段

-销售代表负责收集客户备案所需资料，如身份证、户口本、结婚证（已婚客户）、购房资格证明等，并对资料的完整性和真实性进行初步审核。

-销售代表将审核通过的合同及资料提交给销售经理进行二次审核，确保合同条款无异议且资料齐全。

-销售经理审核通过后，将合同及资料移交备案管理部门。

3.备案审核阶段

-备案管理部门收到销售部门提交的合同及资料后，进行全面审核。审核内容包括合同条款的完整性、准确性，资料的真实性、合法性等。

-备案管理部门如有疑问或发现问题，及时与销售部门沟通核实，必要时要求销售部门补充或修改相关资料。

-法务部门对合同进行法律审查，确保合同不存在法律风险。如发现法律问题，及时提出修改意见，由销售部门与客户协商调整合同条款。

-财务部门对合同中的款项信息进行核对，确保金额、付款方式等准确无误。

4.网上备案阶段

-经各部门审核通过后，备案管理部门在规定时间内登录相关政府部门指定的合同备案系统，录入合同信息进行网上备案。

-备案管理部门在备案过程中，仔细核对录入信息，确保与纸质合同一致。备案成功后，及时打印备案证明文件，并将相关信息反馈给销售部门。

-如网上备案过程中遇到问题，备案管理部门应及时与相关政府部门沟通协调解决，并记录备案进度和问题处理情况。

5.资料归档阶段

-备案完成后，备案管理部门将备案合同及相关资料进行整理、归档。按照项目、客户等分类建立档案库，便于查询和管理。

-对已归档的合同及资料，应妥善保管，确保资料的完整性和安全性。如需查阅或调阅档案，应按照公司档案管理制度办理相关手续。

四、权利与义务

1.员工权利

-有权了解合同备案管理规定的详细内容和操作流程，公司应提供相关培训和指导。

-在合同备案工作中，如遇到困难或问题，有权向相关部门或上级领导寻求支持和帮助。

-对于合同备案工作中的不合理规定或流程，有权提出改进建议和意见。

2.员工义务

-严格遵守合同备案管理规定，按照流程和要求认真完成本职工作，确保合同备案工作的顺利进行。

-对在合同备案过程中知悉的公司商业机密和客户隐私