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外贸企业产品维修服务收费确认制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范本外贸企业产品与服务收费的确认流程，确保公司财务数据的准确性和及时性，保障公司的合法权益，同时维护与客户之间的良好合作关系。通过明确收费确认的标准和程序，提高公司运营效率，增强公司在市场中的竞争力。

2.适用范围

本制度适用于本外贸企业全体员工涉及的产品与服务收费确认活动，以及与本企业有业务往来的所有客户。

3.制定依据

依据国家相关法律法规、会计准则以及本企业的实际运营情况，并参考阿里巴巴等行业领先企业的模式制定本制度。

4.企业文化体现

本制度贯彻企业“诚信、创新、共赢”的企业文化。在收费确认过程中，强调诚信原则，要求员工如实准确记录和确认收费；鼓励创新收费确认方式，以提高效率和客户满意度；追求与客户共赢，在保障公司利益的同时，充分考虑客户需求。

二、组织架构与职责划分

1.销售部门

-职责：负责与客户洽谈业务，明确产品与服务的收费标准、付款方式和时间节点等，并及时将相关信息准确传达给财务部门和其他相关部门。在合同签订后，跟进客户付款进度，协助财务部门进行收费确认。

-教育理念体现：销售部门注重员工的业务能力培养，鼓励员工不断学习外贸业务知识和客户沟通技巧，以更好地与客户确定收费细节。同时，培养员工的团队合作精神，与其他部门协同完成收费确认工作。

2.财务部门

-职责：审核销售部门提供的收费信息，依据会计准则和公司规定，对产品与服务收费进行准确确认和账务处理。定期核对账目，确保收费数据的准确性和完整性。负责与客户进行财务沟通，解答客户关于收费的疑问。

-扁平化管理体现：财务部门内部采用扁平化管理模式，减少层级沟通障碍，提高工作效率。财务人员可以直接向部门负责人反馈问题和提出建议，促进财务工作的优化。

3.运营部门

-职责：负责产品的生产、运输以及服务的执行等环节。确保产品按时交付、服务按时完成，为收费确认提供基础支持。及时向财务部门和销售部门反馈业务执行过程中可能影响收费确认的问题，如产品质量问题、服务延误等。

-社会效益体现：运营部门注重产品质量和服务水平的提升，通过优质的产品和服务，树立公司良好形象，为社会创造价值。同时，积极关注环保等社会责任问题，在运营过程中推动可持续发展。

4.客户服务部门

-职责：与客户保持密切沟通，了解客户对产品与服务的满意度。在收费确认过程中，协助财务部门和销售部门解决客户提出的异议和问题，维护良好的客户关系。收集客户反馈，为公司优化收费确认流程提供参考。

-人文关怀体现：客户服务部门以客户为中心，注重对客户的人文关怀。培训员工具备良好的沟通技巧和服务意识，耐心倾听客户需求，及时解决客户问题，让客户感受到公司的温暖和关怀。

三、管理流程

1.收费标准制定与合同签订阶段

-销售部门在与客户洽谈业务时，根据公司规定的产品与服务定价策略，结合市场行情和客户需求，明确具体的收费标准、付款方式（如预付款、到货款、尾款等）和时间节点，并将这些信息详细记录在销售合同中。

-合同签订前，销售部门需将合同草案提交给财务部门进行审核。财务部门重点审核收费条款是否符合公司财务政策和会计准则，付款方式和时间节点是否合理、明确，确保合同中的收费条款不存在潜在风险。

-经财务部门审核通过后，合同方可正式签订。销售部门将签订后的合同副本分别发送给财务部门、运营部门和客户服务部门，以便各部门了解业务详情，做好相应准备工作。

2.业务执行阶段

-运营部门按照合同要求组织产品生产、运输或服务执行。在执行过程中，严格把控质量和进度，确保产品按时、按质交付，服务按时完成。如出现可能影响收费确认的问题，如产品质量瑕疵、服务延误等，运营部门应及时向销售部门和财务部门通报情况。

-销售部门持续跟进客户，了解客户对业务执行情况的反馈，及时协调解决出现的问题。同时，关注客户付款准备情况，提前提醒客户按照合同约定的时间和方式付款。

3.收费确认阶段

-当产品交付或服务完成后，运营部门向财务部门提交收费确认申请，附上相关证明文件，如产品交付单、服务验收报告等。财务部门收到申请后，核对销售合同、发票、交付单等资料，确认产品或服务已按合同要求完成，且客户已具备付款条件。

-对于符合收费确认条件的业务，财务部门进行账务处理，确认收入。同时，将收费确认信息反馈给销售部门和客户服务部门。若发现存在问题，如资料不全、交付不符合合同要求等，财务部门应及时与运营部门和销售部门沟通，要求补充或整改相关事项。

-客户付款后，财务部门及时核对到账金额与合同应收金额是否一致。如出现差异，应立即与销售部门和客户服务