汽运公司档案借阅管理办法​.doc

汽运公司档案借阅管理办法?

一、总则

1.目的

为加强本汽运公司档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与有效利用，结合公司实际情况，特制定本办法。本办法旨在保障公司档案资源能合理、有序地为公司各部门及员工提供服务，同时维护档案的完整性与保密性，以支持公司的日常运营、决策制定以及文化传承等多方面需求。

2.适用范围

本办法适用于汽运公司全体员工以及因业务往来需要借阅公司档案的相关客户。无论是长期合作客户还是临时有业务联系的客户，在符合规定的情况下，均可按照本办法申请借阅档案。

3.基本原则

档案借阅应遵循“严格审批、安全保密、及时归还”的原则。严格审批旨在确保档案借阅经过必要的授权，符合公司利益；安全保密要求借阅过程中对档案信息严格保密，防止信息泄露；及时归还则保证档案能在规定时间内回到档案管理部门，不影响其他工作对档案的正常需求。同时，在整个借阅过程中，要充分体现公司“以人为本、高效协作、安全至上”的企业文化，既保障档案的管理秩序，又为员工和客户提供便利。

二、组织架构与职责划分

1.档案管理部门

档案管理部门是公司档案借阅管理的核心部门，负责档案的统一管理、整理、分类、编目等基础工作。在借阅管理方面，承担以下职责：

-制定和完善档案借阅管理制度，并监督执行。确保制度能与时俱进，适应公司业务发展和档案管理需求的变化。

-负责档案借阅申请的受理、审核与批准。依据公司规定和实际情况，判断借阅申请是否合理合规，做出准确的审批决定。

-对借阅的档案进行登记、跟踪与催还。详细记录档案的借阅信息，包括借阅人、借阅时间、预计归还时间等，并及时跟踪档案去向，在借阅期限临近时进行催还，确保档案按时回收。

-对归还的档案进行检查、验收，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏、丢失等情况，及时按照规定进行处理。

2.各部门

各部门在档案借阅管理中承担配合与协作的职责：

-负责本部门员工档案借阅申请的初步审核。根据工作实际需求，对员工的借阅申请进行合理性审查，确保借阅行为确实与工作相关。

-督促本部门员工按时归还所借档案。在部门内部建立相应的监督机制，提醒员工遵守借阅规定，按时履行归还义务。

-协助档案管理部门开展档案借阅管理工作，如提供必要的信息、参与档案损坏丢失情况的调查等。

3.借阅人

借阅人在档案借阅过程中需明确自身职责：

-按照规定填写档案借阅申请表，如实提供个人信息、借阅目的、预计借阅期限等内容。确保申请信息真实、准确，以便档案管理部门进行审核。

-遵守档案借阅的各项规定，妥善保管所借档案，不得擅自转借、复制、涂改、损坏或丢失档案。在借阅期间，对档案的安全和完整负责。

-在规定的借阅期限内归还档案。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。

三、管理流程

1.借阅申请

-员工借阅：员工因工作需要借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计借阅期限等信息。申请表填写完成后，提交给本部门负责人进行初步审核。部门负责人应根据工作实际情况，判断借阅申请是否合理，并在申请表上签署审核意见。审核通过后，将申请表提交至档案管理部门。

-客户借阅：客户因业务往来需要借阅公司档案时，需由与该客户有业务对接的公司员工协助填写《档案借阅申请表》，除上述员工借阅申请表所需填写的信息外，还需注明客户名称、联系方式等信息。业务对接员工需对客户借阅档案的必要性和合理性进行评估，并在申请表上签字确认。之后，将申请表提交至本部门负责人审核，审核通过后再提交给档案管理部门。

2.申请审核

档案管理部门收到借阅申请表后，对申请内容进行全面审核。审核内容包括：

-借阅目的是否合理，是否与申请人的工作或客户的业务相关。确保档案借阅是出于正当需求，而非用于其他不当目的。

-预计借阅期限是否合理。根据档案的使用频率和重要性等因素，判断申请的借阅期限是否合适，避免过长或过短的借阅期限影响档案的正常管理和使用。

-申请表填写是否完整、准确。检查申请表上的各项信息是否齐全、清晰，如有疑问及时与申请人沟通核实。

-对于涉及机密档案的借阅申请，还需进行严格的保密审查，确保借阅人具备相应的保密资质和措施。

审核通过后，档案管理部门负责人在申请表上签署批准意见；如审核不通过，应及时告知申请人原因，并退回申请表。

3.档案借阅

经批准后，档案管理部门按照申请表上的信息，为借阅人提供相应档案。在提供档案前，档案管理人员需与借阅人当面核对档案的名称、编号、数量等信息，并在《档案借阅登记册》上进行详细登记，记录借阅人姓名、部门（客户名称）、借阅时间、档案名称