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瑜伽馆清洁员服务资产采购计划制定制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范瑜伽馆清洁员服务资产采购计划的制定流程，确保采购活动能够高效、有序、合理地进行，满足瑜伽馆日常清洁工作的需求，同时保障资产的质量与使用效率，符合瑜伽馆的整体运营目标与价值观。

2.适用范围

本制度适用于瑜伽馆内涉及清洁员服务资产采购计划制定的所有部门和人员，包括但不限于行政部门、采购部门以及与清洁工作相关的管理岗位。

3.制度制定依据

依据瑜伽馆的战略规划、年度运营计划、预算安排以及行业相关标准和法规，结合瑜伽馆“身心和谐、健康生活”的企业文化理念，制定本制度。

4.原则

-需求导向原则：以瑜伽馆清洁工作实际需求为出发点，确保采购的资产能够有效支持清洁服务的高质量开展。

-性价比最优原则：在满足清洁工作要求的前提下，充分比较不同供应商和产品，追求性价比的最大化，合理控制采购成本。

-质量保障原则：严格把控采购资产的质量，确保其符合相关安全与质量标准，能够长期稳定使用。

-合规合法原则：采购计划制定过程严格遵循国家法律法规和瑜伽馆内部规定，确保采购活动的合法性与规范性。

二、组织架构与职责划分

1.清洁部门

-职责：根据瑜伽馆日常清洁工作的实际情况，提出清洁员服务资产的需求，包括资产的种类、数量、规格等详细信息。对资产的使用情况进行反馈，为采购计划的调整和优化提供依据。

-具体工作：定期盘点现有清洁资产，评估资产的磨损程度和使用性能，向采购计划制定团队提交资产需求报告。在资产使用过程中，记录资产的故障、损坏等情况，及时反馈给相关部门。

2.采购部门

-职责：负责收集清洁部门的资产需求信息，进行市场调研，筛选合适的供应商，制定采购计划草案。组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪采购订单的执行情况。

-具体工作：建立和维护供应商数据库，对供应商的信誉、产品质量、价格等进行评估。根据清洁部门需求，制定多个采购方案，并进行成本效益分析。在采购过程中，与供应商保持沟通，确保货物按时、按质、按量交付。

3.财务部门

-职责：参与采购计划的审核，负责预算的编制与控制。对采购项目进行成本核算和财务分析，确保采购活动在预算范围内进行，并符合财务规范。

-具体工作：根据采购计划草案，结合瑜伽馆年度财务预算，制定清洁员服务资产采购预算。在采购过程中，对费用支出进行监控，审核采购发票等财务凭证，防止超支和违规支出。

4.行政部门

-职责：作为采购计划制定的协调与监督部门，负责组织跨部门会议，协调各部门之间的工作，确保采购计划制定过程的顺畅进行。对采购计划的执行情况进行监督，处理采购过程中的争议和问题。

-具体工作：定期组织清洁、采购、财务等部门召开沟通会议，汇总各方意见和建议。在采购计划执行过程中，监督各部门的工作进度和质量，及时发现并解决可能出现的问题。

三、管理流程

1.需求收集阶段

-清洁部门根据瑜伽馆清洁工作的实际需求，结合现有清洁资产的使用状况，每季度末填写《清洁员服务资产需求申请表》，详细列出需要采购的资产名称、规格、数量、预计使用时间等信息。

-将填写好的申请表提交给行政部门，行政部门对申请表进行初步审核，确认需求的合理性和完整性。如发现问题，及时与清洁部门沟通并要求其补充或修正信息。

2.市场调研阶段

-采购部门收到经行政部门审核后的需求申请表后，组织人员进行市场调研。通过多种渠道收集相关资产的市场信息，包括产品价格、质量、供应商信誉等。

-采购人员对至少三家不同的供应商进行详细调研，评估其产品是否符合瑜伽馆的需求，并向供应商索取产品样本、报价单等资料。同时，实地考察部分供应商，了解其生产能力和售后服务情况。

3.计划草案制定阶段

-采购部门根据市场调研结果，结合清洁部门的需求，制定《清洁员服务资产采购计划草案》。草案内容包括采购资产的详细清单、预计采购金额、供应商选择、采购时间安排等。

-将采购计划草案提交给财务部门，财务部门对草案进行成本核算和预算评估，判断是否在年度预算范围内。如超出预算，采购部门需与清洁部门协商，对采购计划进行调整。

4.审核与审批阶段

-行政部门组织清洁、采购、财务等部门召开采购计划审核会议，对采购计划草案进行全面审核。各部门从自身专业角度提出意见和建议，对存在的问题进行讨论和协商解决。

-审核通过后的采购计划草案提交给瑜伽馆管理层进行审批。管理层根据瑜伽馆的整体战略和运营情况，对采购计划进行最终决策。审批通过的采购计划正式生效，作为后续采购活动的依据。

5.采购执行阶段

-采购部门依据正式批准的采购计